多くの企業では代表番号に掛けると内線につながるでしょう。
これはPBXが社内に設置されていることで実現されていますが、PBXとは何かよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事ではPBXについて、基本的な意味やどんな機能を搭載しているのか、使い方など幅広く解説しますので参考にしてください。
PBXとは？
PBXとはPrivate Branch eXchangeの略で構内交換機と訳されます。
PBXを設置することで、内線同士や内線や外線を接続することが可能となるため、オフィスやコールセンターを持つ企業であれば必要不可欠なツールと言えるでしょう。
近年はクラウドPBXというツールも登場しており、こちらは従来のビジネスフォンと違い、オフィスに設置する必要がなく、従来の通信機器が持ち合わせていたグループ着信機能や転送機能などをクラウド上のサーバーに実装することで手軽に導入が可能です。
クラウドサービスの特徴として、場所を選ばず利用できる点がありますが、クラウドPBXもオフィスに設置する手間がかからないことからコールセンター業務への活用、営業ツールとして導入するケースが増えています。
また、オフィスにいくことなく自宅でPBX・ビジネスフォンと同等のクオリティを維持して電話業務をすることができる点から、テレワークでクラウドPBXを取り入れる企業も多いようです。
PBXの主な機能について
自動化できる7つの業務
- 電話としての基本機能
- 転送機能
- ダイヤルイン機能
多くのPBXに標準で搭載されている機能の一例を紹介します。
電話としての基本機能
PBXの基本的な機能として、「着信制御」「発信制御」といった機能を搭載しています。
内線同士の通話機能やグループ着信機能など電話業務を行う企業であれば必要になるであろう機能の多くが標準で搭載されているため、利便性が高いといえます。
転送機能
不在時や通話中で電話にでることができない際に、他の電話機やモバイル端末に転送することができます。
また、予め設定された呼び出し回数内に応答がない場合に別の電話に転送したり、設定された条件に合う着信だけを転送する機能もあります。
スマートフォンを内線化したいという場合、PBXの転送機能の中にはスマートフォンが使えない圏外にある場合に圏内の電話に転送する機能も登場しているため対応が可能です。
ダイヤルイン機能
契約している電話番号以外にも対応可能な電話番号を増やす機能のことをダイヤルインといいます。
複数の企業から外注を受けている場合などに活用できる機能です。
PBXの機能についてより詳しくはこちら
PBXの種類
PBXの種類
レガシーPBX
従来からある一般的なPBXのことをレガシーPBXと呼びます。
オフィス内に電話線と電話機といった専用装置を設置するタイプで、派生型としてコンピューターに電話交換機の機能を持たせるUnPBXと呼ばれるツールも登場しています。「外線との発着信の制御」や「内線同士の通話」「転送」「パーク保留」といった機能が搭載されており利便性の高いツールとなっています。
IP-PBX
IP-PBXはInternet Protocol PBXの略で、オフィス内に専用機器を設置します。
しかし、物理的に配線するのではなく端末にIPアドレスを割り当てて構築するのが特徴的で、VoIPという仕組みを用いてIPネットワーク上で音声をやりとりすることができます。
IP-PBXを利用すると席を替えた場合でも電話番号が変更されなかったり、PCとの連携ができる、拠点ごとにPBXを設置する手間がかからないといったメリットが生まれます。
前述のレガシーPBXと違い、通話内容をPCに記録したり留守番電話をメールに送信、パソコンやスマートフォンを内線端末として使用することが可能です。
クラウドPBX
多くのITツールで増えているクラウドを活用したサービスがPBXでも登場しています。
オフィスなどにPBX機器を設置する必要がないため、工事費などがかかりません。
また、短期間での導入ができる点や拡張が容易にできる点、テレワークや海外拠点での活用できる点も優れています。
PBXの機能についてより詳しくはこちら
PBXの使い方
ここでは導入が手軽なクラウドPBXの使い方について解説します。 機能ごとの使い方については利用するサービスごとに異なるため割愛しますが、一般的にクラウドPBXは以下のものがあれば利用することができます。
PBXの使い方
インターネット回線
外線(VoIP)
クラウドPBXを導入したいスマートフォンなどの端
専用アダプタ
レガシーPBXと比べて複雑な専用工事が必要ないため、PBXをすぐに導入したいという方におすすめです。
また、工事費もかからないためコストを抑えた導入ができる点も優れています。
クラウドPBX導入までの流れとしては、まずはサービス側ホームページの問い合わせなどから申し込みを行い、ヒアリングをもとに機能の提案や最適なプランを見積もりしてもらい、正式契約後にアカウントを発行してもらいます。
ベンダー側で導入サポートを行なっているケースも多く、操作方法や管理方法について事前にレクチャーを受けることも可能です。
PBXの料金・費用相場
PBXの費用相場を種類別に紹介します。
レガシーPBXの価格
レガシーPBXは導入にあたり数百万円〜数千万円の費用が発生します。
初期費用が高額になりやすい要因としては、専用機器を設置する必要があり、工事費用がかかる点が挙げられます。
以前はPBXといえばレガシーPBXの導入が一般的でしたが、現在では導入のしやすさから他のPBXを導入する事例が増えています。
レガシーPBXは拠点ごとに専用機器を設置する必要があり、拠点数が増えるほどに料金も高額になるため、必要台数や機能などを比較しながらサービスを選定する必要があります。
IP-PBXの価格
IP-PBXは本体の価格相場が数百万円、接続する台数や利用する機能によっても価格が変動します。
また、IP-PBXの利用にはインターネットが必須となるため回線費用やプロバイダ料金、契約するサービスごとの基本料、オプション料金などがかかります。
クラウドPBXの価格
クラウドPBXはインターネットが利用できる環境とPCやスマートフォンなどの端末があれば利用できるサービスが多いため、初期費用はほとんどかかりません。初期費用の相場としては0円〜数万円程度です。
月額費用は数千円〜数万円程度のため、他のPBXと違いかなりコストを抑えて導入することができます。
レガシーPBXでは必須となっていた専用機器の設置や配線工事が必要ないだけでなく、定期メンテナンスもベンダー側で実施してくれるため運用にかかる手間も少ない点が特徴的です。
PBXの機能についてより詳しくはこちら
PBXを利用して複数拠点の通話を実現しよう
PBXは従来のタイプでは導入にかかる初期コストが高額になりやすい傾向もあり、なかなか導入に踏み切れないというケースも少なくはありませんでした。
しかし、クラウド型のPBXが登場したことにより中小企業でも導入しやすいサービスが多く登場しており、複数拠点を持つ企業でもPBXを活用した通話業務の効率化が実現できるようになっています。
本記事で紹介したPBXの機能や使い方も参考にしていただき、ぜひ導入を検討してみてください。
