目次
秘書にとって上司のスケジュール管理は欠かせない業務です。
効率よくスケジュール管理をしないと、上司の業務が滞るばかりか取引先にまで迷惑をかけてしまう可能性があります。
上司の信頼を得るためにも、スケジュールの管理しやすい体制を整えることが重要です。
本記事では、秘書のスケジュール管理方法や役に立つアプリなどについて解説します。
秘書として活躍したい、スケジュール管理を効率よくこなしたいと考えている方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
秘書のスケジュール管理業務とは？
スケジュール管理業務は、秘書にとってメインとなる業務の1つと言っても過言ではないでしょう。
会議や打ち合わせはもちろん、訪問や出張、来客対応など、分刻みで上司のスケジュールが入っていることも少なくありません。
これらの日程を間違えてしまう、約束の時間に遅れてしまうなどの事態が発生すると、企業や上司の信頼が失われてしまいます。
秘書は、忙しい上司に代わってスケジュールを管理し、上司がすべての予定をこなせるように管理しなければなりません。
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秘書のスケジュール管理方法
秘書がスケジュール管理する方法として、主に2つのことが挙げられます。
手帳やカレンダーを用いて管理する
昔ながらの手書きの手帳を用いた管理の方法は、インターネットが使えない環境でも予定が見られるので便利です。
ただし、ただ予定を羅列すると優先順位がわからなくなるなどのデメリットもあるので、記入の際に工夫する必要があります。
例えば、次のとおりの記載方法が考えられます。
・優先順位の高いものは蛍光ペンなどでマーキングする
・完了したタスクは塗りつぶす
・予定変更があった場合は消さずに二重線を用いて修正する
また、スケジュールを上司と共有するためにカレンダーに予定を転記すると良いでしょう。
アプリでスケジュール管理する
スケジュール管理アプリを用いる場合は、上司と共有するようにしましょう。
アプリの場合は、リマインダーや通知機能を用いると便利です。
秘書がスケジュールを変更すると、上司にも即座に内容が伝わります。
ただし、上司が多忙である場合は通知を見逃す可能性があるため、口頭でもスケジュールを伝えると万が一のミスを防止できます。
失敗しない秘書のスケジュール管理術
失敗しない秘書のスケジュール管理は次のとおりです。
・予定を組むときは前後の予定も考慮する
・予定の優先順位を確かめる
・上司とスケジュールを共有する
上記のことを確認しなかったために、ダブルブッキングや取引先とのアポを失念してしまった、などというトラブルが起こる可能性も否めません。
スケジュール管理には十分に配慮するようにしましょう。
秘書のスケジュール管理業務に役立つアプリ
秘書がスケジュール管理を行うに当たって役に立つアプリを紹介します。
Googleカレンダー
Googleアカウントを所有していれば誰もが利用できるツールです。
スケジュールの共有も簡単にできるので、時間や場所を問わずにスケジュールを確かめられます。
ただし、Googleカレンダーは詳細なスケジュール共有は難しいというデメリットもあります。
細かい部分までスケジュールを共有したい場合は、有料ツールの仕様を検討した方が良いでしょう。
aipo
aipoは、Excelを使わないスケジュール管理で、複数人が同時にスケジュール管理できるツールです。
PCやスマホからも使えるので、場所を問わずにリアルタイムでスケジュールの変更などができます。
また、操作性にも優れているので、IT機器の使用になれていない人でも簡単に扱えます。
効率よくスケジュール管理をして「頼れる秘書」になろう
秘書にとってスケジュール管理は欠かせない業務です。
秘書が効率よくスケジュール管理を行わないとさまざまな業務が滞り、取引先などからの信頼を失ってしまいます。
「頼れる秘書」になるためにも、スケジュール管理は的確に行い、上司と常に情報共有をするようにしましょう。
