承認フローは、申請した案が承認されるまでの一連の流れのことを言います。
何となく流れはわかっても、どのような役割を持つのかわからないなど、さまざまな疑問があるのではないでしょうか。
そこで、本記事では承認フローの流れや問題点について分かりやすくまとめました。
承認フローが業務に関連しているのか理解したい方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
ワークフローの承認フローとは？
ワークフローの承認フローは、業務の一連の流れを「見える化」したワークフローの中でも、申請したものが承認されるまでの流れに着目したものです。
稟議を例に取ってみてみると、申請された案が複数の権限者により承認されるまでが承認フローになります。
承認フローは日本独特のもので、複雑な流れになるケースもあります。
海外にも承認のための流れはありますが、稟議のような複雑なものはありません。
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コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
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更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
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Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
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承認フローは無駄？必要性や役割
複雑な流れになる承認フローは無駄なように見えますが、重要な役割を担っています。
承認フローの役割は、「申請された内容を実施した際にどのようなメリットやデメリットがあるのか」をチェックすることにあります。
その結果、実施した方がメリットが大きいと権限を持つ者が認めれば承認し、その後に次のステップに進めるのです。
承認フローは、日本の企業には欠かせない流れとも言えます。
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承認フローの問題点
企業の業務で重要な役割を担っている承認フローですが、問題点もいくつかあります。
承認フローにどのような問題があるのか見ていきましょう。
承認に手間と時間がかかる
承認フローの最大の問題点は、承認までに手間と時間がかかることでしょう。
稟議を例に取ってみてみると、会議を開く手間が省けると言うメリットがあります。
しかし、複数人の承認が必要なため、すべての担当者から承認が得られるまでに相当な時間がかかります。
また、承認のために書類を作成しなければならないのも、申請者の負担になっているのが現状です。
申請の内容に小さな変更があった場合にも書類を作り直さなければならず、その度に申請者は手間や時間を取られてしまいます。
承認の進捗状況が把握しづらい
従来の紙で申請をする方法では、承認がどこまで進んでいるのか申請者・承認の権限を持つ者双方が把握しづらいのも問題点としてあげられます。
例えば、承認に時間がかかりすぎている場合、どの段階で承認が滞っているのか見えづらく、承認までに余計な時間を費やしてしまう可能性もあるのです。
また、案件ごとに承認フローが異なる現状も、承認の進捗状況をさらに把握しづらくしています。
書類の保管に場所を取られる
申請や稟議など、承認フローは紙の書類で行うケースが多いため、完了した書類の保管に場所を取られます。
業務に必要な書類は複数年の保管が必要なものが多く、ファイリングなど、処理委の管理だけで時間や手間がかかっている企業も多くあるでしょう。
ペーパーレス化が加速する近年では、書類の保管は大きな問題となっています。
承認フロー改善のポイント
業務フローを改善していくためのポイントは次のとおりです
・申請から承認までの時間や手間を削減できるか
・ペーパーレス化は可能か
・進捗状況は把握できるか
・働き方の多様性に対応できるか
・内部統制は強化できるか
業務フローを改善していくためには、ワークフローシステムを導入すると良いでしょう。
承認フローをはじめとしたワークフローを一元管理できるため、業務効率化が進みます。
ワークフローシステムはさまざまなものがあるので、複数を比較して自社に適したものを選ぶと、業務効率化だけでなく生産性アップにも繋がります。
承認フローは企業にとって重要な役割を持つ
承認フローは、申請したものが承認されるまでの一連の流れを指します。
承認フローは企業にとって重要な役割を持っていますが、さまざまな問題点もあります。
承認フローの問題点の解決には、ワークフローシステムを導入すると良いでしょう。
一連の流れが「見える化」されるため、進捗状況や不正な処理はないかなどのチェックも可能になります。
ワークフローシステムが気になる方は、ぜひ、資料を請求してみてください。
