本記事では、ワークフローについてQ&A方式で解説しております。
クラウド型のワークフローシステムについてよくある疑問
A.インターネットを経由し、オンライン上のサーバーを利用するワークフローシステムを、「クラウド型ワークフローシステム」と呼びます。
自社におけるサーバー管理の必要がなくなり、ユーザーごとに設定されたIDとパスワードを入力すればすぐに利用できるため、その使い勝手の良さから多くの企業で導入されています。
自社にサーバーを設置して利用する、オンプレミス型のワークフローシステムの場合、ランニングコストを念頭においておく必要があります。
オンプレミス型は月額料金こそ不要であるものの、セキュリティ対策・サーバー管理などは自社で対応する必要があり、トータルの費用や手軽さを重視する場合は、クラウド型ワークフローシステムを導入するのがおすすめです。
Q.クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットとは?
A.クラウド型ワークフローシステムを利用する上でのメリット・デメリットを以下にまとめました。
【クラウド型ワークフローシステムのメリット】
・自社のサーバーが不要
上述した通り、クラウド型ワークフローシステムはコストをあまりかけることなく、導入や運用することができます。
クラウド型ワークフローシステムはシステムを自社内に構築して利用するものではありません。
従って、設備投資や担当者を採用する費用はカットできるため、負担のない運用が行えます。
中には初期費用が無料のサービスもあるため、よく調べて導入すると良いでしょう。
・ベンダーのサポートが充実
ベンダーのサポートが充実しているケースが多く、導入後も安心して運用できます。
例え、システム障害が生じたとしてもベンダーが対応してくれる上、システムのバージョンなどに関しても自社で行う必要はありません。
オンプレミス型を利用する場合、これらは全て自社で行う必要があり、場合によってはその度に費用が発生する場合もあります。
・導入してすぐ使える
クラウド型ワークフローシステムは、サーバー構築や機器の設定などを自社で行う必要がないため、契約したらすぐに使うことができます。
オンプレミス型の場合、全ての準備が整うまでに数ヶ月かかることも珍しくありません。
・どこからでも使える
クラウド型ワークフローシステムは、ネット環境下であればどこからでも利用することができます。
出先でもスマホなどの端末から必要な作業を行えます。
一方、オンプレミス型は社内での利用に限られます。
外部からアクセスしたい場合は、特別な設定が必要とされます。
またリモートワークがメインの企業でも、クラウド型ワークフローシステムを導入しておけば、必要な際に従業員がどこからでもシステムへアクセスできるので非常に便利です。
【クラウド型のワークフローシステムのデメリット】
・既存システムとの連携
クラウド型ワークフローシステムは、自社で既存利用しているシステムと連携できない恐れがあります。
また、連携のためにカスタマイズを要する場合、有料になるケースもあるので確認しておきましょう。
・セキュリティ面の懸念
クラウド型ワークフローシステムには、ややセキュリティ面の不安要素が残ります。
ネットワーク上の外部サーバーを利用するため、ベンダーのセキュリティ対策能力が鍵になるわけですが、その技術力などしっかりと確認し、納得できるサービスを選ぶようにしましょう。
・ユーザー数が多い場合、逆に割高になることも
クラウド型ワークフローシステムは従量課金制が採用されていることが多く、社員数が多い場合、オンプレミス型以上に費用がかかる恐れがあります。
設定されている価格が自社の条件に伴うか、しっかりと確認しておきましょう。
また、今後人員の増減が予想される場合も同様です。
Q.クラウド型ワークフローシステムの比較ポイントとは?
A.クラウド型ワークフローシステムを比較するポイントとしては、以下の項目に着目すると良いでしょう。
・どの社員でも利用できるか?
・コストはどの程度かかるか?
・使用中の外部システムとの連携は可能か?
・セキュリティ対策は十分か?
Q.無料や安いおすすめのクラウド型ワークフローシステムとは?
A.
【BtoBプラットフォームワークフロー】
・ワークフローをしっかりと可視化
・無料プランあり
【SmartFlow(スマートフロー)】
・20名までであれば無料で利用できる
・多くの企業が導入
【Collaboflow(コラボフロー)】
・初期費用無料で使用可能
・少人数からの利用に最適
エクセルで会計業務を行うメリットやデメリットについてよくある疑問
Q.エクセルで会計処理をするメリットとは?
A.
エクセルで会計処理をするメリットについて説明します。
【余計なコストがかからない】
エクセルを利用して会計処理を行うことで、専用の会計ソフトウェアを導入する必要がありません。
そのため、追加のコストをかけることなく会計業務を遂行できます。
【使い慣れたソフトで運用が楽】
エクセルは多くの人が日常的に利用しており、使い慣れていることが多いです。
そのため、追加の学習やトレーニングを必要とせずに会計処理を行うことができます。
【必要に応じていつでもカスタマイズできる】
エクセルは柔軟なカスタマイズ性があります。
会計処理に特化したフォーマットや数式、マクロなどを組むことができるので自社のニーズに合わせてカスタマイズができます。
Q.エクセルで会計処理をするデメリットとは?
A.エクセルを用いることのデメリットを紹介します。
【入力ミスや手間の発生】
エクセルでは手動でデータを入力する必要がありますので、入力ミスが発生する可能性があります。
また、手動入力による作業の手間も発生するため、労力を要することもあります。
【専門的な会計の知識が必要】
エクセルを使用して会計処理を行う場合、基本的な会計の知識が必要となります。
適切な数式やフォーマットの作成、会計ルールの理解など、専門的な知識を持つ必要があります。
【最初にフォーマット作成作業が発生する】
エクセルで会計処理を行うためには、最初に適切なフォーマットを作成する必要があります。
会計処理に特化したフォーマットを作成する作業が発生し、そのための時間や労力がある程度必要となります。
Q.会計業務をエクセルで行う方法とは?
A.会計業務をエクセルで行う具体的な方法を紹介します。
【帳票のフォーマットを作成する】
まず最初に、会計処理に必要な帳票のフォーマットをエクセルで作成します。
収支計算書や貸借対照表など、必要な帳票に合わせたフォーマットを作成します。
【必要な数式やマクロなどを作成する】
会計処理には数式やマクロを活用することがあります。
必要な計算式や自動化のためのマクロを作成し、会計業務を効率化します。
【運用ルールに沿って記入や管理をする】
エクセルで会計処理を行う際には、運用ルールに従ってデータの記入や管理を行います。
正確なデータの入力や適切なフォーマットの利用を心がけ、会計データの信頼性を確保します。
Q.エクセルに代わる会計ソフトとは?
A.エクセルに変わる会計ソフトを紹介します。
【ジョブカン会計】
ジョブカン会計は、操作性が簡単でクラウドサービスの便利さを実現した会計サービスです。
対応帳簿・仕訳・レポート・決算書作成などの機能が、内蔵しています。
その他のジョブカンシリーズと連携が可能でユーザー情報を一括管理することができます。
【弥生会計】
弥生会計は、弥生オンラインの中の会計に特化したソフトです。
経理や簿記の知識が不要なほど、操作が簡単であることが特徴です。
1年間は無料で利用できるのでぜひ、試していただければと思います。
おすすめの経理ソフトについてよくある疑問
Q.経理ソフトとは?
A.経理ソフトとは事業の収支や経費の計算などの経理業務を支援するためのソフトウェアです。経理ソフトを使用することで、複雑な作業を簡素化することができます。
ここからは経理ソフトの基本機能やできることについて紹介します。
【基本機能】
経理ソフトの基本機能は以下の通りです。
機能1:財務の一元管理
機能2:伝票・帳票の入力
機能3:仕訳入力
機能4:入出金の集計・管理
機能5:財務分析
機能6:予算管理
機能7:税金の申告書類作成
【できること】
経理ソフトには前述したような機能が備わっており、領収書の写真をアップロードすることでデータ化したり、請求書の作成を自動的に行うことができます。また、業態によってはレジと連携することでテンポの売上データを自動で取り込むことができます。
経理に関する業務のほとんどをソフトで行うことができ、データ化した情報を一元管理できるため、分析もしやすくなるでしょう。
Q.経理ソフトを選ぶ基準とは?
A.経理ソフトの種類は多岐にわたりますが、主に以下の項目を基準にして選ぶと良いでしょう。
・価格
・必要機能
・操作性やサポート体制
・他システムとの連携可否
それぞれについて解説していきます。
【価格】
経理ソフトを導入した場合、クラウド型であれば毎月運用するためのコストがかかり、インストール型であれば初期費用やソフトの購入代がかかります。
初期費用の安さで選ぶのではなく、長期的に利用した場合の総額をあらかじめ試算して、費用対効果も含めて検討するようにしましょう。
【必要機能】
経理ソフトの種類や契約するプランによって利用できる機能は異なります。経理ソフトを導入する目的や導入後にどのような業務を代替するのか計画を立てた上で、必要な機能が備わっているソフトを導入しましょう。
【操作性やサポート体制】
経理ソフトは経理作業を行う社員全員が使うツールのため、操作がしやすいサービスを選ぶようにしましょう。経理業務の効率化を目的に導入したにもかかわらず、操作が難しい場合は経理ソフトの利用方法を教育しなければならず非効率的です。
また、運用していく中で疑問や不具合が合った場合に問い合わせできるサポート体制が整っているかも検討する上で重要になります。
【他システムとの連携可否】
経理業務には給与の支払いなども含まれるため、勤怠管理などとも連携がとれるとさらに業務が効率化されます。そのため、社内で既に使用しているツールがあれば、連携の可否を必ず確認してください。
また、経理ソフトでまとめたデータをExcelに出力したり、ファイルを取り込むことができるとさらに効果的に活用することができるでしょう。
Q.おすすめ経理ソフトランキングは?
A.
【①freee会計】
freee会計はNo.1のシェアを誇る経理ソフトで、豊富な機能が備わっているのが特徴です。納税や会社設立に関する書類もソフト上で作成できるため、大手企業から個人事業主まであらゆるシーンに対応できます。
また費用も他のソフトと比べて安価なため、手軽に導入することができるでしょう。
【②弥生会計23】
弥生会計23は上級者から初級者まで利用することができるインストール型の経理ソフトです。あらゆる状況に対応できる機能が備わっており、経理業務がこのソフト1つで完結してしまうのが最大の特徴です。
ただし、サポートサービスを利用する場合には、ベーシックプラン以上を利用する必要があります。
【③マネーフォワードクラウド会計】
マネーフォワードクラウド会計には「スモールビジネスプラン」があり、小規模事業者でも簡単に利用できるのが特徴です。また、入力や仕訳を自動で行う機能が備わっているため、経理業務の効率を高めるだけでなく、ミスが起こりづらくなります。
【④ジョブカン会計】
ジョブカン会計はクラウド型のソフトでありながら、インストール型のような操作性を実現していることが最大の特徴です。サポート体制も充実しているため、初心者でも安心して利用することができます。
また、無料で試すことができる期間が設けられているため、一度導入をしてから継続するかを判断することができます。
【⑤PCAクラウド会計】
PCAクラウド会計はクラウド型の会計ソフトで、連携できるツールが多いことが特徴です。同時接続できる台数によって費用が異なるため、ソフトを利用する時間をずらすことで費用を抑えることも可能です。
電子承認についてよくある疑問
Q.電子承認とは?
A.電子承認とは、会社で書類を提出する際に、担当者や管理者から許可の印鑑を貰う行為を電子化したものです。
承認作業にかかる工数の削減や作業効率向上が期待でき、ワークフロー改善に役立ちます。
電子承認は、ネットワーク上で行うことができ、電子印鑑を使用して、画面上の書類に捺印して許可を出すことができます。
ネットワーク上でやり取りになるので、承認者の部屋やデスクまで紙を持っていく必要が無くなり、また承認者が不在の場合でも相手のパソコン上に書類を送っておくことで戻り次第確認してもらうことができます。
承認者が複数人いる場合も、ネットワーク上の共有スペースに確認して頂きたい書類を置いておくことで、承認者がそれぞれアクセスして書類を確認できるため、承認を貰うまでのワークフローを省略でき効率的に作業を進められます。
電子承認に使われる電子印鑑には、印影の画像データを使用する場合や印影をスキャンして作成するもの、印影データに作成者や捺印者の情報と捺印日時などの識別情報を加えたものがあります。
電子承認は、電子署名とは異なり社内での書類の承認を電子化したものになりますが、電子署名は第三者機関である承認事務局による承認が必要であり、国の承認を受けたものになるため、法的効力が認められます。
Q.電子承認導入のメリットとは?
A.電子承認導入のメリットは、時間の効率化、オンライン申請、コスト削減、保管スペースの削減などが挙げられます。
今まで紙ベースで行っていた承認作業では、書類をプリントアウトし、承認者の所まで持って行き、確認してもらい捺印を貰うという流れでした。
承認者が不在の場合は再度出直し、承認者が複数人いる場合は人数分の所を回らなければなりません。
電子承認では、プリントアウトの必要がないため紙やインクの節約になりコスト削減に繋がります。
ネットワーク上で書類を提出できるため、承認者の元に直接行く必要もなくなり、承認者が不在の場合でも戻ってきたタイミングで確認してもらうことが可能です。
またネットワーク上で書類を保管できるため保管スペースの削減にも繋がっています。
外出先からでも書類をオンライン申請して電子承認を貰うこともできるので、作業もスムーズに行えます。
Q.電子承認導入時の注意点とは?
A.電子承認により作業効率の改善が見込めますが、全てを電子承認化することは難しいです。
他社との契約書類の場合、相手の企業が電子承認を採用していないケースもあり、電子承認を使う契約に消極的になることがあります。
全てを電子承認にするのではなく、紙の書類も並行して運用することで契約もスムーズに行えます。
他にも電子承認の導入には、導入コストが伴います。
社内ネットワークの整備や電子文書、電子印鑑ソフト、電子印鑑、電子ペン、タブレットなどの初期投資が必要となります。
会社の規模や現状のワークフローをしっかり把握した上で導入の可否を検討したほうが良いでしょう。
Q.電子承認を実現させるワークフローシステムとは?
A.電子承認が行えるワークフローシステムは様々なサービスが提供されており、無料で使えるワークフローシステムもあるためご紹介いたします。
【SmartFlow】
VeBuIn株式会社の「SmartFlow」は稟議・申請プロセス、報告業務をデジタル化し業務プロセスの効率化が期待できるクラウドワークフローシステムです。
外出先からも使いやすいようにタブレットやスマートフォンからの操作がしやすいUI設計が特徴的で、システム内のやり取りを全てデータ化する記録機能により、有事へのリスク対策も可能です。
無料プランには使用回数やID数に制限があるため、お試しで使ってみて導入効果が認められた場合は有料プランへの切り替えができます。
【GRIDYグループウェア】
ナレッジスイート株式会社の「GRIDYグループウェア」はスケジュール機能や設備予約、タイムカード、プロジェクト管理など、全23機能が無料で使えるグループウェアです。
ワークフロー機能として申請書類のテンプレート作成や申請、承認・決裁・確認、履歴の保管などに対応しています。
ユーザー数の制限なく、無料で利用することができます。
電子帳簿保存法についてよくある疑問
Q.電子帳簿保存法とは?
A.
【概要】
「電子帳簿保存法」は、今まで紙での保管が義務付けられていた帳簿や書類を、電子データとして保存するための法律です。
主な内容は、以下の要素について要件を定義しています。
・国税関係の帳簿
・書類を電子データ保存
紙媒体で保存されていた帳簿や書類を電子データとして保存することで、効率的な情報管理やデータの保全性を確保する効果があります。
【申請は必要?】
電子帳簿保存法に則して電子帳簿の保存を行う場合、一定の規模以上の事業者は「電子帳簿等保存システム」の導入や国税庁への申請が必要です。
ただし、小規模事業者は申請の対象外となる場合もあります。
【改正電子帳簿保存の改正】
電子帳簿保存は複数回の改正が実施されており、直近の改正では、保存期間の延長やスキャナ保存の利用拡大・電子帳簿等保存システムの導入基準の緩和など、電子帳簿保存に関する規定が見直されています。
Q.電子保存の形式とは?
A.主な電子保存の3つの形式について解説をします。
【電子帳簿等保存】
電子帳簿等保存とは、帳簿や書類のデータを電子的な形式で保存する方法です。
データの完全性や原本との関連性を確保するために、保存時には電子帳簿等保存で定められた要件を満たす必要があり、要件を満たしていないと電子データとして認められないケースがあります。
【スキャナ保存】
紙の書類や帳簿などをスキャナで読み取り、PDFデータとして保存する方法です。
保存後にはデータの改ざん防止やデータの閲覧・検索のための管理が必要です。
【電子取引】
電子データとしての請求書や納品書などの取引関連書類を保存し、データの一貫性と信頼性を確保する必要があります。
Q.電子帳簿保存法が必要な書類とは?
A.電子帳簿保存法が必要になる書類をいくつか紹介します。
【国税関係帳簿】
法人税や所得税などの納税申告書類や税務調査で利用される帳簿など、国税関係の書類が電子帳簿保存の対象となります。
正確なデータの保存と提出が求められます。
【決算関係書類】
決算関係の書類の電子化や保存が義務付けられています。
具体的には以下のような書類が該当します。
・会社の決算書や財務諸表
・経理・財務に関するもの
・貸借対照表
・損益計算書
・株主総会資料
正確な財務情報の保存と開示が求められます。
【取引関連書類】
請求書や領収書、契約書など、企業の取引に関連する書類も電子帳簿保存の対象です。
データの信頼性とアクセス性を確保することが重要です。
業務プロセスについてよくある疑問
Q.業務プロセスとは?
A.業務プロセスとは、会社で日常的に行われる業務の流れとなります。
会社における業務は製造部、営業部、経理部、人事部、総務部など部署ごとに違った仕事がありますが、それら全てが組み合わさった連なりが業務プロセスです。
業務プロセスをまとめておくことで、業務上の良い点や悪い点の洗い出しが行えて今後の業務改善に役立たせることができます。
Q.業務プロセスと業務フローとの違いは?
A.業務プロセスと業務フローはどちらも業務の流れを表しており、何らかの業務を開始してから終了するまでの流れとされています。
ただし業務プロセスと業務フローでは流れを見る規模が異なり、業務フローの場合はチーム単位での業務の流れを表すのに対して、業務プロセスは会社全体の業務の流れを表すものです。
業務フローは「ワークフロー」とも呼ばれており、どちらも業務の流れをまとめた意味で使われています。
Q.業務プロセス改善の流れは?
A.業務プロセスを改善するために、どのような手順を行っていけばよいのか、順番に5つをご紹介します。
1つ目は現状業務の把握です。
業務プロセスをフロー表にまとめて会社全体の状況を把握して問題点の洗い出しを行います。
フロー表で図式化することで、どの業務プロセスに時間が掛かっているか、コスト削減できないかなど内部統制を見直し、改善の余地を分析します。
2つ目は課題の追求です。
現状業務の把握ができたら、次はどの業務プロセスに問題があり、原因や改善できる点を確認していきます。
課題解決に向けて取り組む優先順位を決める際は、費用対効果を考えて改善効果が高いものから取り組みます。
課題解決に期限やゴールを設けることでゴールから逆算した取り組みも可能となるため、ゴールをしっかりと定めましょう。
3つ目は改善案の検討です。
課題について検討できたら、今度は改善案の検討に移ります。
改善案を考える重要な基準は「労働時間の短縮が行えるか」「工数の削減でどの程度コスト削減ができるか」「従業員の働くモチベーションにつながるか」の3つです。
4つ目は業務の再設計です。
業務プロセスの改善により業務内容全体を再設計する必要がある場合もあり、会社が求めている業務レベルを達成できるか考えます。
5つ目は改善の実行と検証です。
実際に改善案を実行したあと、結果を客観的に振り返ることが大切です。
改善前と改善後の結果を分析し、どの改善案が効果的でどの点に効果が無かったかを把握していきます。
効果がなかった改善案も次回以降の業務改善に活かすため分析結果を蓄積し、有効活用しましょう。
Q.業務プロセス改善のコツや注意点とは?
A.業務プロセス改善のコツは、「業務の可視化」「コンサルティングへ依頼」「クラウドの活用」があります。
業務の可視化を行い社員全員が共通認識を持って業務に取り組んでいくことで業務プロセス改善の効率アップに繋がっていきます。
ツールを上手く活用し、他部署や他拠点を含めた全体の情報をリアルタイムで共有することも問題点の洗い出しに役立ちます。
社内だけで解決が難しい場合は、コンサルティングに依頼しましょう。
社外のノウハウを取り込むことで、より良い改善案をご提案してもらえる可能性があり効率的な業務改善が行える場合があります。
クラウドストレージを利用することで情報の蓄積や共有、管理が行いやすくなり、業務効率の改善に繋がります。
情報をリアルタイムで共有できる強みがあり、承認業務もスムーズになります。
業務の一部を自動化できるクラウドサービスもあるため利用していきましょう。
業務プロセス改善を行う際には次のことに注意しなければなりません。
「現場の理解を得る」「本質を見失わない」「改善後の運用を徹底する」の3つです。
業務改善のため新システムを導入したとしても、現場の理解を得られていなければ逆に効率の悪い作業になってしまうことがあります。
関係する社員や部署の了解を得てから業務プロセス改善を行うようにしましょう。
本質を見失わないでは、一部の業務を改善した結果、全体の業務プロセスが悪化してしまうことがあり、それでは改善した意味がなくなってしまいます。
全体プロセス改善に向けた施策に取り組みましょう。
改善後の運用を徹底するのは、改善案の作業よりも普段どおりの慣れた作業をしてしまう社員が現れます。
その結果、改善がうまく機能しなくなってしまうため、業務プロセスの改善を実行した場合はその作業を徹底させる必要があります。
Q.クラウド型ワークフローシステムとは?