- 月額費用
- 0円～
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どのような業種の企業であっても社内での情報共有は重要です。
IT化が進んだ現在では社内の情報共有をサポートするためのツールが各社からリリースされています。その中でもConfluence(コンフルエンス)は導入企業が多く、評判も非常に良いです。
今回はConfluenceの特徴や強み、または料金プランなどを分析していきます。
Confluenceとは
Confluenceはアトラシアン社が運用している企業向けのWikiツールです。
2004年にリリースされて以降その使いやすさからユーザー数を順調に伸ばし、現在ではGREEやYahoo!といった多くの有名IT企業がConfluenceを導入しています。
Confluenceは情報の共有だけでなく蓄積もできるため、仕事の引き継ぎや新人の教育などに活用可能です。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
Confluenceの特徴や機能
ではここからConfluenceの特徴や機能について説明していきます。
簡単に記事を作成できる
どのように高性能なツールであったとしても、それが使いにくかったら元も子もありません。
しかしConfluenceはその心配が必要ないほどにユーザビリティーが高いです。Wikiの代名詞であるWikipediaは閲覧こそ誰でもできますが、記事を執筆するとなると多くのタグを駆使しなくてはならず、慣れない方だと記事を一本書き上げるのにも非常に難儀します。
しかしConfluenceはMicrosoftのwordに例えられるほど簡単で、直感のままに書いていくことが可能です。
なお、Confluenceはテンプレート機能も備えられています。日報や議事録といったフォーマットが決まっているものはテンプレートを活用していきましょう。
階層構造で記事を管理
Confluenceではまずスペースという項目を作り、その中にページを設けて記事を作成していきます。
ページは親ページ･子ページ･孫ページと階層構造で作ることが可能です。
まず社内のプロジェクトや部署ごとにスペースを作成し、そこから各トピックのページを作っていくと良いでしょう。
スペースとページがどのように連なっているかは一覧で確認できるため、視覚的にもわかりやすいです。
なお、ページやそこに入れるファイルにはラベルを付けることが可能です。ラベルは検索機能に対応しているため、必要なページやファイルがどこにいったかわからなくなることもありません。
コメント機能も充実
Confluenceでは記事に対してコメントを記入できます。
コメントの入力欄はページの最下部にあり、記事にまつわる議論や社員同士のコミュニケーションをそこで行うことが可能です。
また、いいね機能もあるのでコメントを読んだという反応のみを残すこともできます。
なお、記事の特定箇所に対してコメントを残すことも可能です。
この「インラインコメント」も、残したい箇所をドラッグすればすぐに書き込めるため非常に直感的です。新たに書き加えるほどではないが注釈は残しておきたいときはこのインラインコメントを活用しましょう。
おすすめのワークフローシステム
Confluenceの強み
Confluenceの強みはなんといってもその使いやすさです。記事は直感的に記入でき、HTMLタグを手打ちする必要もありません。
また、より活用したい方はプラグインを使うと良いでしょう。プラグインとはユーザーが後付けで加えていく機能のことであり、用途に合わせて選んでいくことが可能です。
2004年から続いていることもあり、Confluenceにはこのプラグインがほかのサービスよりも充実しています。歴史が長いためConfluenceの解説記事も多く書かれており、Wikiツールをはじめて導入する企業でも安心できるでしょう。
Confluenceの価格･料金プラン
Confluenceにはスタンダードプランとプレミアムプランがあります。
スタンダードプランの場合、10人以下での利用だと一人あたり1,200円ですが、11人を超えると600円と一気に安くなります。その後も人数が増えるほど利用料金が安くなります。
プレミアムプランの場合、100人以下での利用だと一人あたり1,190円ですが、101人を超えると約1,186円になります。利用者数が多いほど安くなるので、大企業にとって嬉しいサービスだといえるでしょう。
また、10ユーザーまでであれば無料使うことができるFreeプランも提供されています。
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Confluenceの注意点
直感的に記事を書いていけるConfluenceですが、デフォルトの状態ではマークダウン記法に対応していません。これまでマークダウン記法を使ってきており、Confluenceでもそれで執筆したい方は自分で設定する必要があるので注意が必要です。
Confluence導入のメリット
ナレッジを一元化できる
Confluenceは社内に散在しているナレッジを集約することができるので、特定の誰かしか知らないという属人化を防ぐことが可能になるメリットが生まれます。
手軽にドキュメントの作成が可能になる
Confluenceには豊富なテンプレートが用意されているので、目的にあったドキュメントの作成が手軽になるというメリットがあります。年間計画やキャンペーン計画と結果に関する報告書、マーケティング統合、戦略計画などのテンプレートが用意されているだけでなく、昨今のテレワークにも活用できるテンプレートも搭載されています。
Confluenceの口コミや評判
Confluenceで平等に発言できる空気が作られました
“Confluenceを導入したことによって誰もが平等に発言、参加できる雰囲気を作ることができました。従業員の孫の代まで誇りに思ってもらえるような会社へとこれからも向かっていきたいと思っています。”(Hubspot様)
情報共有が簡単に
“Confluenceの導入で社内の中でナレッジ共有を行う習慣がつくようになりました。結果として透明性の向上と効率化を図ることができたと思っています。”(Audi様)
Confluenceに関するネット上にあった口コミや評判をまとめましたので、Confluenceをご検討の方はぜひ参考にしてください。
Confluenceの評判・口コミ
Confluenceのいい評判･口コミ
Confluenceでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
Confluenceの良い口コミ･評判
・プロジェクトの管理などでメールを探す必要がなく管理が可能なのでいいですね。
・各部署の情報の公開や他のアプリとの連携による柔軟な対応で、一元管理ができます。
・情報をまとめやすく探しやすいです。そのため効率化に繋がっているため助かっています。
Confluenceの良い口コミをみてみると、情報の一括管理や使いやすさによる柔軟な活用が評価に繋がっていますね。他のアプリとの連携などを活用すれば現場を混乱させることなく導入することができるので、利用することによるメリットは大きいです。情報の管理を簡易に行う点では導入を検討することをおすすめできるサービスですね。
Confluenceのその他評判･口コミ
Confluenceでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
Confluenceのその他口コミ･評判
・探したいものがみつからないなどの検索性が低いように感じる。
・大きいトラブルはないが、細かいバグのようなことがたまに起きるときがある。
・データ量が増えるにしたがって、情報を探すことが大変になる。
Confluenceの悪い口コミをみてみると、情報量にも寄ってきますが見つけたいデータを探すことが困難になるという検索性の低さに関する口コミが多々あります。検索機能の強化やさらに分かりやすいシステムになるとよりメリットの大きいサービスといえますね。細かいトラブルに関しても精度が上がれば更によくなるサービスです。
Confluenceを導入した結果は？
Confluenceを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
Confluenceを導入した結果に関する評判・口コミ
・組織の中で作成されるドキュメントの可視化により、統一して管理することができるようになった。
・履歴を遡れることやマニュアルをテキストのみで作成できるので効率が上がりました。
・社内の様々な情報を同一の場所に一元管理することができるようになったので管理が非常に楽になりました。
Confluenceの導入に関する口コミをみてみると、社内情報を同一の場所に管理する一元管理によるメリットが大きいサービスといえます。情報が各場所に保管されているとまとめることが難しく、時間がかかりすぎてしまいます。同一の場所による管理で情報共有が簡易的に可能になることによる業務効率化のできるサービスです。
Confluenceの改善希望ポイントは？
Confluenceに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
Confluenceで改善して欲しいポイント
・ページのURLを自由に設定できるなどのカスタマイズ性があると良いと思う。
・基本的には日本語対応しているので問題ないですが、一部で日本語対応していない箇所もある。
・標準機能だけの使用だと限られた表現になってしまうのでもう少しあっても良いと思う。
Confluenceの改善希望の口コミをみてみると、カスタマイズ性に関しては強くはないと思われ、マニアックな使い方をしたい方は少し物足りなくなる可能性がありますね。日本語対応に関しても、基本的には問題ないですが、一部の高度な機能の際に英語対応になってしまうなどがあるため、注意が必要になります。基本的な機能に関しては、評価の高いサービスであると思います。
類似サービスとの比較
Qiita:TeamもConfluenceと同じ記事作成ツールですが、こちらはデフォルトでマークダウン記法を使えます。
またQiita:Teamはセキュリティー機能もしっかりしており、二段階認証やIP制限といった基本的なものだけでなく画像単位でのアクセス制御も可能です。料金に関してはConfluenceより少し高いので、各々の特徴をよく見比べてから導入を決めましょう。
FAQ
どのような支払い方法に対応していますか?
クレジットカード、PayPalに対応しています。
最短利用期間はどれくらいですか?
1ヶ月となっております。
参考:Confluence公式サイト
セキュリティ体制について
Confluenceでは転送時や保存中のデータの暗号化やSOC 2、SOC 3、ISO 27001、ISO 27018、PCI DSSなどの国際的なセキュリティ基準に準拠しているので安全に利用することができます。
この製品に関連する動画を紹介
Confluence で社内Wikiの整備を
社内Wikiツールはさまざまにありますが、その中でもConfluenceは特に使い勝手が良いことで知られています。
社内Wikiを有効に活用できれば、それまで難儀していた情報共有も楽に行えるようになるでしょう。Confluenceを使い、円滑な情報共有を行っていってください。
画像･データ出典:Confluence公式サイト
