ワークフローとは?基本とワークフローシステムについて

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    この記事では、ワークフローシステムが持つ、主な機能及びをご紹介したいと思います。

    入力フォームの作成

    企業内における既存の申請書に基づき、入力フォームを作成できる機能です。

    紙の申請書をスキャンしたり、ExcelやWordで作成されているものをそのまま取り込むことができるシステムもあり、既存のフローを踏襲できるので、重宝されることでしょう。

    ペーパーレス化の推進を図りたい場合、申請フォーム上に印影の表示ができるものを利用すればスムーズに実行できます。

    ワークフローの設計

    申請から承認を得るまでのフローを適切に設計してくれる機能です。

    申請作業に迷いが生じなくなり、申請から承認の効率化を目指す上では欠かせない機能です。

    最適な申請作業フローが確立できていない場合におすすめです。

    申請・承認

    申請の承認・却下・差し戻しなどを行う機能です。

    却下や差し戻し理由のコメントやディスカッションができるサービスもあるため、それらを利用すれば、わからないことはその場ですぐ確認することが可能です。

    承認業務のスピード化を図りたい場合におすすめです。

    検索・集計

    申請内容・日時・金額・申請者・承認者など、申請書の検索を簡単に行える機能です。

    紙での申請書に比べて簡単に探すことができるようになるため、部署・チーム別の経費件数・プロジェクトごと・月・年別の経費金額などをスムーズに集計、分析できるようになります。

    経費が適切に使われているかを可視化したい際は特に役立つことでしょう。

    管理機能

    申請書にアクセスできる社員の権限設定・申請・承認を追跡できる監査ログなど、ワークフローの管理を適切に行う機能です。

    社内コンプライアンス・内部統制や、IPアドレス制御やシングルサインオン対応などセキュリティ対策としての効果が発揮される機能はワークフローを利用する上では欠かせません。

    システム連携

    グループウェア・会計・営業・勤怠管理・基幹システムなど、各種システムと連携できるワークフローシステムも多く存在します。

    簡単にデータを取り込んだり、共有したりすることができ、ワークフローシステム以外のデータ入力や加工を行わなくて済むため、大幅な業務効率化を実現したい方におすすめです。

    まとめ

    以上、ワークフローの主な機能やできることについて解説いたしました。

    昨今では、あらゆる種類のワークフローが数多くリリースされています。

    ぜひ、自社のサービスに最適なワークフローを選び、業務の効率化を実現してください。

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        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

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        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         
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