この記事では、ワークフローシステムが持つ、主な機能及びをご紹介したいと思います。
入力フォームの作成
企業内における既存の申請書に基づき、入力フォームを作成できる機能です。
紙の申請書をスキャンしたり、ExcelやWordで作成されているものをそのまま取り込むことができるシステムもあり、既存のフローを踏襲できるので、重宝されることでしょう。
ペーパーレス化の推進を図りたい場合、申請フォーム上に印影の表示ができるものを利用すればスムーズに実行できます。
ワークフローの設計
申請から承認を得るまでのフローを適切に設計してくれる機能です。
申請作業に迷いが生じなくなり、申請から承認の効率化を目指す上では欠かせない機能です。
最適な申請作業フローが確立できていない場合におすすめです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
申請・承認
申請の承認・却下・差し戻しなどを行う機能です。
却下や差し戻し理由のコメントやディスカッションができるサービスもあるため、それらを利用すれば、わからないことはその場ですぐ確認することが可能です。
承認業務のスピード化を図りたい場合におすすめです。
検索・集計
申請内容・日時・金額・申請者・承認者など、申請書の検索を簡単に行える機能です。
紙での申請書に比べて簡単に探すことができるようになるため、部署・チーム別の経費件数・プロジェクトごと・月・年別の経費金額などをスムーズに集計、分析できるようになります。
経費が適切に使われているかを可視化したい際は特に役立つことでしょう。
管理機能
申請書にアクセスできる社員の権限設定・申請・承認を追跡できる監査ログなど、ワークフローの管理を適切に行う機能です。
社内コンプライアンス・内部統制や、IPアドレス制御やシングルサインオン対応などセキュリティ対策としての効果が発揮される機能はワークフローを利用する上では欠かせません。
システム連携
グループウェア・会計・営業・勤怠管理・基幹システムなど、各種システムと連携できるワークフローシステムも多く存在します。
簡単にデータを取り込んだり、共有したりすることができ、ワークフローシステム以外のデータ入力や加工を行わなくて済むため、大幅な業務効率化を実現したい方におすすめです。
まとめ
以上、ワークフローの主な機能やできることについて解説いたしました。
昨今では、あらゆる種類のワークフローが数多くリリースされています。
ぜひ、自社のサービスに最適なワークフローを選び、業務の効率化を実現してください。
