ワークフローシステムの導入費用や相場について

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    昨今、多くのワークフローシステムがリリースされていますが、実際の利用料には大きな違いが出てきます。

    今回は、基本となる一般的な料金体系をご紹介します。

    ワークフローシステムの初期費用

    システムを導入する際にかかる初期費用ですが、昨今ではクラウド系のサービスが主流になったことで、無料としているサービスが増えています。

    また、機能や導入する企業の規模によって、初期費用は前後する傾向にあります。

    ワークフローシステムの月額費用

    ワークフローシステムでは、月額費用が固定されているのが一般的です。

    また、機能ごとにプランが分かれており、プランごとの月額料金も変動します。

    備わっている機能の範囲であれば、いくら使っても課金されることはないのが通常です。

    また、半年や一年などの単位で契約することで、割引がなされるサービスもあり、長く利用することを見越してお得に利用したいという会社であれば長期契約がおすすめです。

    ユーザー単位での課金

    ワークフローシステムの多くは、実際に利用するユーザー数ごとに課金されるサービスが大半です。

    1IDごと、もしくは5ユーザー単位ごとなど、課金方法は様々です。

    もしくは、月額を固定して30IDまで自由に使えるというものも存在するため、そのようなサービスは必要な人数分を利用して、無駄のない出費となるのがメリットです。

    料金の違いを生み出す要因とは?

    サービスやプランによって料金が異なる理由は以下の通りです。

    機能

    機能の多さによって料金に大きく影響します。

    申請と承認、書類の保管など基本的な機能だけのものは安く済む傾向にありますが、充実した情報共有機能など充実した機能を保有しているサービスでは、それだけ料金が加算される傾向にあります。

    契約期間

    月単位での契約が一般的ですが、上述した通り半年間や一年間の契約によって一月当たりの料金が安くなるサービスも多く存在します。

    しかし、期間の縛りや契約解除に伴う違約金などが発生する場合もあるので、契約する際には中身をしっかりと確認しておきましょう。

    クラウド・パッケージ版による違い

    クラウドタイプは初期費用が無料、利用料も低額なサービスが数多くあります。

    一方のパッケージ版は初期費用も運用コストも高い傾向にあります。

    しかし、ユーザー数が多くシステムの機能や利用範囲によっては、クラウドタイプでは賄いきれない場合も考えられるため、パッケージ版の方が費用対効果がよくなるケースも考えられます。

    サービスを選定する際は、慎重に比較をしましょう。

    サポートの有無

    サポート代が月額費用に含まれている場合も多いですが、別途サポート代がかかるサービスである場合、当然利用した分の料金が加算されます。

    求める機能・サポートの内容・コストのバランスなどの要素をしっかりと見極め、サービスを選定すると良いでしょう。

    以上、ワークフローの導入費用や相場について解説いたしました。

    ワークフローの導入を考えている企業の方はぜひ、参考になさってください。

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        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        月額料金要問い合わせ無料お試し要問い合わせ
        初期費用要問い合わせ最低契約期間要問い合わせ

        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

        (4.5)

                 
        月額料金500円〜/人(クラウド版)無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        月額料金300円(税抜き)/ユーザー無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         
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