伺い書とは稟議書とも呼ばれ、企業内の書類であり、新しいプロジェクトや物品購入の際に、社内に承認を得るために使われています。
伺い書の書き方やポイント、注意点、伺い書のテンプレートをご紹介していきます。
伺い書とは?
伺い書(うかがいしょ)とは、企業内でプロジェクトを開始する時や物品購入を行う際に社内で承認を得るために作成する書類です。
昔は紙ベースで社内の承認を集めていましたが、現代ではソフトウェアを利用し、電子承認を貰う伺い書も普及してきています。
伺い書は、申請する内容を正確に伝えることが何より重要です。
社員個人では決められない事項に対し、企業側から承認を得たい際に伺い書が必要になりますが、伺い書が必要となる代表的なケースとしては、主に以下の3種類です。
- 他社と契約を結ぶ際(契約稟議)
- 新しく商品・サービスを購入したい際(購買稟議)
- 新しく採用活動を行う際(採用稟議)
伺い書は、承認者に稟議の内容を正しく伝え、その内容に対し同意してもらうことが目的です。
そのためには、伺い書を書く際は、以下の点に注意しましょう。
内容は具体的に示す
数値を用いて記載・定量的なメリットを伝えるようにします。
費用・管理コスト・期待される売上や利益を十分に示すと効果的です。
解決される問題を記載する
承認者を説得するために、申請する内容によって課題がどのように解決されるのかを示しましょう。
現在進行系である課題はもちろん、将来発生する恐れがあることに言及するのも良い手段です。
また、メリットはもちろん、万が一デメリットがある場合はその点にも触れておくとより信頼度は増すはずです。
資料を添付する
伺い書だけでは、提案が十分に伝わらない恐れがある場合、見積もり書・カタログ・図面など分かりやすい資料を添付することをおすすめします。
取引先が加担するプロジェクトである場合は、添付資料を用意してもらうと良いでしょう。
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
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Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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伺い書と稟議書の違い
伺い書と稟議書(りんぎしょ)は基本的には同じ意味で使われています。
しかし、稟議書の方が厳粛な書類として扱われることが多く、重い内容や出金が高い場合は稟議書を使う企業が多いようです。
また稟議書と類似したものに決裁書というものもあり、どちらも提案と決定の方法を示すものです。
稟議とは、担当者から提案された内容を複数の関係者で順番に閲覧、承認、決定することを言います。
稟議に対して決裁とは、部下からの提案について決定権や権限を持つ上司などが決定をするという違いがあります。
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伺い書の基本的な書き方と注意点
伺い書の書き方として、何を承認してほしいのかをきちんと伝えることが重要です。
申請者が作成し、次のような項目を記載していきます。
件名、概要、承認してほしい内容、目的、申請理由、メリット・デメリットなどを記載し、承認者の署名を貰います。
1つの申請に対して、1つの伺い書を作成し、要点を明確にした伺い書にしましょう。
伺い書の申請が通らない原因の主な理由は、情報に抜けや漏れがあることが挙げられます。
先ほど挙げた作成に必要な項目をしっかり書かれているか見直しましょう。
承認が得られず再提出をする場合は、却下された理由をしっかりと把握して再作成しなければ承認を貰うことはできないので注意が必要です。
却下した承認者に理由を尋ねることも大切です。
伺い書を提出する前に、事前に根回しすることでスムーズに申請が通る場合があります。
承認者側からするといきなり回ってきた伺い書は内容が把握しづらく警戒してしまうため承認が厳しくなりがちです。
事前に承認者に話をしておくことで伺い書も通りやすくなるので、根回しも忘れないようにしましょう。
伺い書の例文テンプレート
伺い書に必要な項目は件名、概要、承認してほしい内容、目的、申請理由、メリット・デメリットなどありますが文書の配置などフォーマットを考えるのは大変です。
実際に書類を作成する際は、例文のテンプレートを配信しているサイトがあるためご紹介いたします。
ビジネス文書テンプレート集を無料配信している「Cube」で各種要望に近いテンプレートを選んでダウンロードすることができるためお試し下さい。
Cubeサイト
URL:https://s.cube-soft.jp/template/?category=147/164
伺い書についてのまとめ
伺い書についてご紹介してきました。
伺い書と稟議書は社内で新プロジェクトの開始や物品購入時に承認を得るための書類でした。
同じ意味で使われる伺い書と稟議書では、稟議書のほうが厳粛な書類とされ、物品購入も高額な場合に使い分けしてる企業が多いようです。
伺い書の作成ポイントは承認してほしい内容を明確にすることでした。
スムーズに申請を通すためには伺い書の作成だけでなく、承認者への事前の根回しも大切です。
承認されなかった場合はその理由をしっかりと把握することが大切であり、必要があれば却下した承認者に直接理由を聞きましょう。
いちからフォーマットを考えるのは大変なのでビジネス文書のテンプレートを提供しているサイトを利用し、相手に伝わりやすい伺い書の作成を心がけましょう。