社員の企画を実行するために、上司や経営陣複数から承認を得る行為を社内稟議と言います。
社内稟議は業務を遂行していく上で欠かせないものですが、どうして必要なのか、詳しくはわからない方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では社内稟議の必要性や書き方について説明しています。
社内稟議の必要性を理解し、業務を円滑に進めたいと考えている方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
社内稟議とは?
社内稟議とは、社員の企画などに対して上司や経営陣から承認を得ることを言います。
社内稟議は「複数人に回覧する」という特徴があります。
つまり、稟議書に書かれている内容を実行するために、必ず複数人の承認が必要だということです。
決裁権限を持つ役職者1人からの承認があれば実行できる「社内決裁」とは、このような点に大きな違いがあります。
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社内稟議の役割
社内稟議の役割は、簡単に言えば会議を開く機会を減らすことです。
通常は、企画や重要な事柄に関しては会議を開催し検討するのが一般的です。
しかし、毎回のように会議を開いていてはそれだけで大きな時間ロスになり、手間もかかります。
そのため、会議で話し合うほどでもないけれどそれなりに重大な事柄に関しては、社内稟議を行い、承認を得た上で実行していくことになるのです。
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社内稟議を通すためのコツや注意点
社内稟議を通すためのコツや注意点について説明します。
不要なデータを記載しない
稟議書には必要なデータのみを記載するようにしましょう。
集めたデータを何もかも記載したことにより、稟議書が読みづらくなり、上司に情報が正確に伝わらない可能性が生じます。
また、上司にデータを指摘されたときに答えられない・あやふやな回答になることも考えられます。
集めたデータは必要なもののみを原生し、記載することが重要です。
わかりやすい表現で書く
稟議書は、相手に伝わりやすい表現や言葉を選んで書くことが大切です。
なぜなら、稟議書は上司や経営陣に承認を得るために書くものであるからです。
言い換えると、「このようなことをやりたいので承認してください」とアピールする書類になります。
専門用語はなるべく言い換え、相手が調べなくても理解できるように配慮しましょう。
事前に知らせておく
稟議書を回覧する前に、承認担当者に知らせておくのも、稟議書を通すために重要なプロセスになります。
なぜなら、突然稟議書が回ってくると、疑問点の解決に時間がかかったり、承認までに時間を費やしたりする可能性があるからです。
承認担当者の負担を減らすという意味でも、事前に稟議書を提出しようとしていることや内容について知らせておくべきでしょう。
一言事前に言葉があるだけでも、承認担当者は稟議書に向き合いやすくなります。
通りやすい社内稟議の書き方
社内稟議は、「わかりやすく」「必要な内容のみを記載する」「簡潔に書く」ことにより通りやすくなります。
また、稟議書作成に必要な事項は次のとおりです。
1.起案者・起案日・決裁日
2.件名とタイトル
3.社内稟議の行う目的(何をどのようにやるのか)
4.社内稟議が必要な理由(なぜやるのか)
5.企画を実行することによるメリット
6.企画を実行することで発生する可能性があるリスク
7.計画を実行するためにかかる費用や期間
これらを承認担当者の立場になって記載すると、社内稟議は通りやすくなるでしょう。
社内稟議は業務を円滑に進めるために必要
社内稟議は、起案した内容に対して上司や経営陣などの複数の担当者から承認を得ることです。
社内稟議の役割は、会議の機会を減らすことにあります。
社内稟議のために書類を作成する際には、わかりやすい・必要な内容のみを簡潔に記載して、承認担当者の負担にならないようにしましょう。
相手の立場を考えた書類を回覧することで、社内稟議が通りやすくなります。