ワークフローとは?
ワークフローとは、ある業務や活動における「一連の作業や手続き」のことです。
例えば、決められたワークフローに沿って進める業務の一つとして「申請書」が挙げられます。
社内には、稟議書・見積依頼書・出張報告・旅費精算書・休暇届・設備利用願い等、様々な申請書が使われています。
申請書を紙で運用する場合はあらゆる「手間」がかかりますが、こういった手間の積み重ねが企業全体では非常にロスになるため、業務効率の低下を招きます。
また、紙の紛失・記入ミス・承認漏れによる内部統制上のリスクや、承認者の不在・決裁の遅れなど、加えて紙の印刷経費や保管スペース確保等のコスト負担も課題になりますが、これらを一気に解決してくれるのが、ワークフローシステムです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムとは?
ワークフローシステムでは、紙の申請書や伝票を「申請フォーム」として電子化することが可能です。
PCやモバイル端末に表示された「申請フォーム」に必要項目を入力するだけなので、申請・承認・却下が容易になります。
また、入力内容の自動チェックや、金額の自動計算等も行ってくれるので、記入・チェックにかかる時間の削減にも最適です。
申請フォーム毎に誰が承認するかの設定もできるため、金額内容等によって承認者を自動的に変更することもでき、承認状況に関してもシステム上でいつでも確認できます。
ワークフローシステムが適用できる業務
ワークフローシステムは、申請書を利用していない業務に適用することもできます。
オフィスワークは、「作業の依頼」「作業の実施」「結果のチェック」「報告」「承認」等、作業のフェーズが明確に別れていることが多く、様々な部署が連携し業務が実施されます。
ワークフローシステムを導入することで、オフィスワークを整理し、ワークフローシステム上で電子化・定型化されるので、業務効率が劇的に向上することでしょう。
ワークフローのメリットとは?
ワークフローシステムの活用により以下のメリットを得ることができます。
- 業務効率化の実現
- 決裁時間が短縮
- 柔軟なワークスタイルの実現
- 内部統制の強化
- ペーパーレス化の推進
- データ活用の推進
以上、ワークフローの基本とワークフローシステムについて解説いたしました。
申請作業をシステム化させ、業務効率の向上を狙いたい方はぜひ、この記事を参考になさってください。