【担当別】ワークフローの主な機能・できること

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    ワークフローとは?

    ワークフローとは、ある業務や活動における「一連の作業や手続き」のことです。

    例えば、決められたワークフローに沿って進める業務の一つとして「申請書」が挙げられます。

    社内には、稟議書・見積依頼書・出張報告・旅費精算書・休暇届・設備利用願い等、様々な申請書が使われています。

    申請書を紙で運用する場合はあらゆる「手間」がかかりますが、こういった手間の積み重ねが企業全体では非常にロスになるため、業務効率の低下を招きます。

    また、紙の紛失・記入ミス・承認漏れによる内部統制上のリスクや、承認者の不在・決裁の遅れなど、加えて紙の印刷経費や保管スペース確保等のコスト負担も課題になりますが、これらを一気に解決してくれるのが、ワークフローシステムです。

    ワークフローシステムとは?

    ワークフローシステムでは、紙の申請書や伝票を「申請フォーム」として電子化することが可能です。

    PCやモバイル端末に表示された「申請フォーム」に必要項目を入力するだけなので、申請・承認・却下が容易になります。

    また、入力内容の自動チェックや、金額の自動計算等も行ってくれるので、記入・チェックにかかる時間の削減にも最適です。

    申請フォーム毎に誰が承認するかの設定もできるため、金額内容等によって承認者を自動的に変更することもでき、承認状況に関してもシステム上でいつでも確認できます。

    ワークフローシステムが適用できる業務

    ワークフローシステムは、申請書を利用していない業務に適用することもできます。

    オフィスワークは、「作業の依頼」「作業の実施」「結果のチェック」「報告」「承認」等、作業のフェーズが明確に別れていることが多く、様々な部署が連携し業務が実施されます。

    ワークフローシステムを導入することで、オフィスワークを整理し、ワークフローシステム上で電子化・定型化されるので、業務効率が劇的に向上することでしょう。

    ワークフローのメリットとは?

    ワークフローシステムの活用により以下のメリットを得ることができます。

    • 業務効率化の実現
    • 決裁時間が短縮
    • 柔軟なワークスタイルの実現
    • 内部統制の強化
    • ペーパーレス化の推進
    • データ活用の推進

    以上、ワークフローの基本とワークフローシステムについて解説いたしました。

    申請作業をシステム化させ、業務効率の向上を狙いたい方はぜひ、この記事を参考になさってください。

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      • qeee枠【ワークフロー】

        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

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        月額料金500円〜/人(クラウド版)無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        月額料金300円(税抜き)/ユーザー無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         
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