ワークフローが社内稟議を劇的に効率化させる7つのメリット

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    ワークフロー(システム)を導入することで、社内稟議は劇的に効率化します。

    その改善される点を以下にまとめました。

    業務効率の改善

    申請から承認までのステップが劇的にスピードアップし、業務全体の効率アップが期待できます。

    クラウド型のワークフローを導入することで、離れた場所にいてもスマホなどから手軽に申請・承認ができるようになるため、上司の空き時間を確認したりする必要が省けます。

    また、何度も使う稟議書がある場合、テンプレート化も可能なので、より効率的な業務が行えるでしょう。

    業務プロセスの可視化

    申請から承認までの流れを一元管理でき、必要な情報を必要な人物に素早く伝えることができます。

    進捗状況を常に確認できるため、業務の停滞防止に繋がり、客観的な評価・分析が行いやすくなることでしょう。

    業務を継続的に改善したい場合、大きなメリットを享受できるはずです。

    意思決定の迅速化

    申請の種類や内容から承認ルートを自動で判別してくれるため、複雑な承認ルートであっても速やかに承認者・決裁者の元へと届けることができます。

    また、タブレットやスマートフォンなどでいつでも申請・承認・決裁が行える様になるため、意思決定の迅速化が図れます。

    ペーパレス化によるコスト削減

    ワークフローシステムの電子化を推進することで、ペーパーレス化を実現できます。

    すなわち紙ベースによるワークフローで発生していた、紙・印刷・輸送コストの削減にも直結します。

    管理の効率化

    ワークフローシステムの導入によって、申請フォームと承認ルートを一元管理できる様になります。

    申請・承認・決裁という一連の業務をルール化し、「いつ」「誰が」「何を」決裁したのかという実績も残るため、監査効率化にも役立ちます。

    内部統制の強化

    内部統制とは、すべての従業員が守るべきルールや、仕組みの整備を十分に行った上で、それに則った運用を行うことです。

    上場企業においては、企業経営を健全に行う上で内部統制報告書の提出は義務とされています。

    働き方改革の促進

    上述したメリットは総じて、「労働生産性の向上」「長時間労働の是正」「柔軟な働き方の実現」の様な働き方改革には欠かせない要素をもたらしてくれることでしょう。

    まとめ

    以上、ワークフローが社内稟議を効率化させる7つのメリットとして、考えられるポイントをまとめました。

    ワークフローを導入し上手に活用することで、従業員はよりコア業務に専念できるようになり、企業活動・運営はより加速することでしょう。

    ぜひ、業務の効率化を実現したい企業の方はこの記事を参考になさってください。

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        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

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        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         
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