ワークフローシステム導入の失敗事例と原因・対策を紹介!

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    今回は、ワークフローシステム導入で失敗する理由について解説いたします。

    ワークフローを上手に活用するために、ぜひこの記事を参考になさってください。

    高機能で使いこなせない

    多機能のワークフローシステムを導入しても、さまざまな設定に時間を費やしてしまい、運用までに時間がかかってしまう場合があります。

    全部の機能を活用しきれず、組織改編や承認ルートの変更などの際に、専門知識を持つ社員に頼らざるを得ない状況に陥ってしまっては、期待したほどの業務改善が図れません。

    費用対効果が自社に見合わない

    それまで複雑なワークフローではなかったのにも関わらず、多機能のワークフローシステムを導入した割には導入の効果を感じられないというケースも少なくありません。

    自社のワークフローに合わせたカスタマイズ性と、規模に見合うワークフローシステムを選ぶことを重視し、社員一人あたりのランニングコストに対して、導入効果が見込めないことがないよう、慎重に導入するべきです。

    ほかのシステムと連携できない

    給与計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどを利用している企業では、それらのデータをワークフローシステムを導入したうえでも効率的に活用したいものです。

    導入したワークフローシステムと既存のシステムの連携が不可能な場合、さらに業務の負担が増えてしまう可能性も否めません。

    ワークフローシステム導入を成功させるポイント

    ワークフローシステムを導入する際には、申請者や承認者から十分に聞き取り調査を行うことが重要です。

    何に困っているか、どう改善してほしいのかの課題点をまず浮き彫りにして、ワークフローのルールをしっかりと整理し、申請者と承認者双方が効率的に運用できるように検討しましょう。

    また、業務の改善に効果があることでも、従来の業務内容から大幅な変更がある場合、社員の負担になってしまいかねません。

    まずは、社員全員に対して導入の経緯をきちんと説明し、導入後のメリットを伝え、導入後は、機能や操作の説明会、個別の質問を受け付けなど、社内のアフターフォロー体制も整えておくと良いでしょう。

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        クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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        初期費用要問い合わせ最低契約期間要問い合わせ

        AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

        申請側の手間を効率化

        稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

        システムにアクセスしなくても承認が可能

        申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

        システム連携で経理の課題を解消

        これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

        類似サービス: コラボフロー

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        月額料金500円〜/人(クラウド版)無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

        継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

        簡単操作でワークフローを作成

        コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

        Webからも申請フォームが作成できる

        Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

        運用をしながら改善が可能

        更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

         

        類似サービス: HUEワークフロー

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        月額料金300円(税抜き)/ユーザー無料お試し30日間無料
        初期費用要問い合わせ最短導入期間1週間程度

        HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。

        導入がかんたん、最短10分で設定が完了

        HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。

        使いやすく、問い合わせゼロを実現

        先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。

        圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化

        文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。

         
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