- 月額費用
- 300円〜
- 初期費用
- 0円
- 無料お試し
- 30日間
- 導入社数
- 要お問合せ
社内でワークフローが設定できてはいるけれどイマイチ効率化しきれない、という課題を抱えている企業は意外と多いのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入することで、申請業務を電子化することができ、効率化だけではなくコストカットも実現できます。
今回はそんなワークフローシステムの中からSmartFlow(スマートフロー)をご紹介させていただきます。
SmartFlowとは
SmartFlowとはVeBuIn株式会社が運営しているワークフローシステムです。初期費用0円で安価に導入できることから多くの企業で導入されています。
従来のワークフローでは効率化しきれていない、紙での稟議書管理を変えたいという企業のニーズをSmartFlowを導入することで簡単に解決することができます。
国内ではRight-onや楽天ファームなど有名企業で導入されている実績があります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
SmartFlowの機能·特徴
直感的操作が可能
SmartFlowのワークフローシステムはマウスでのドラッグ&ドロップ操作で申請業務を行うことができるのでPC操作が苦手な方でも安心です。申請作業の際にはPDFやExcelファイルを添付することができます。
申請フォームを作成するのが大変だという場合は初期設定時から100種類近くのテンプレートが用意されているので自社で使用しているフォームに近いものを選んで自社専用にカスタマイズすることで作成時間を大幅に短縮することができます。
また、スマホブラウザからの利用にも対応しているのでテレワークのような在宅業務でも簡単に申請業務を行うことができます。スマホ経由で経費精算の申請を行ったり、自宅から有給の申請をすることも可能なので働き方改革にも対応したワークフローシステムと言えます。
外部連携でさらに効率化
SmartFlowはAPI連携を行うことでさらに効率的に利用することができます。
- Slack
- LINE WORKS
- Microsoft Azure
- SmartFlow API
上記のアプリケーションと連携させることができ、申請·承認作業においてSSO(シングルサインオン)が実現できるようになるだけでなく、SlackやLINE WORKSを利用した通知ができるのでメールに比べて通知の見落としを減らすことが可能になります。
圧倒的コストパフォーマンス
SmartFlowは20ユーザーまでであれば期間の制限なく無料で利用することができるフリープランを提供しています。
フリープランを提供しているワークフローシステムはありますがユーザー数が2名〜3名とかなり限定されており、試験的運用のためのプランという位置づけが多いですが、SmartFlowは20名まで無料で利用することができるのでスタートアップ企業などでは十分にコストパフォーマンスを実感することができます。
サポート体制も充実
初めてワークフローシステムを利用するという方でも安心して利用できるようにSmartFlowではサポート体制にも力をいれています。
管理者向け·ユーザー向けガイドがあるため、不明点はすぐに調べることが可能です。また、チャットボットを使用して問題を解決することもできます。
それでも解決しない場合には、電話やメールで連絡を取り、より詳細に不明点や問題点について相談することが可能です。
おすすめのワークフローシステム
SmartFlowにスマホアプリはある?
スマホアプリを提供
SmartFlowは、リリース当初からスマートフォン向けアプリに対応しています。
iOS/AndroidのOSに対応しているため、国内流通のスマホ・タブレットからそのまま利用することができます。
OSがバージョンアップした場合でも、タイムリーに対応してくれるため、アプリ障害が発生しないように日々のメンテナンスを徹底しています。
また、万が一障害が発生した場合でも、スマホ・タブレットのWebブラウザからも利用できるため、業務が止まることがありません。
その他の利用方法
SmartFlowは、スマホ向けアプリ以外に以下の方法で利用することができます。
- PC
- タブレット
- スマホWebブラウザ
大画面で操作したい場合は、PCかタブレットからの利用をおすすめします。
スマホWebブラウザは、誰もが端末を持っているため、自社で端末を購入する手間やコストがかからない点がメリットです。
SmartFlowのAPI連携機能
最小限の開発でワークフロー機能を追加
SmartFlowのWeb APIを使用することで、自社の基幹システムにワークフロー機能を追加することができます。
SmartFlowの機能をそのまま利用できるため、自社でゼロから開発する手間やコストが不要となります。
申請や承認といったプロセスが基幹システム内で実行でき、同一システム内で業務を完結させることが可能です。
API連携の活用事例
自社の基幹システムで購買業務を完結させたいが、基幹システムにワークフロー機能がない場合に、SmartFlowのAPI連携は有効です。
SmartFlowは、ワークフローに特化したAPIを豊富に用意しており、ゼロから開発を行う手間を省いて自社基幹システムにワークフロー機能を追加することができます。
購買申請のプロセスにおける、申請・承認が基幹システム内で完結することが可能となります。
SmartFlowのLINE WORKS連携について
アプリディレクトリによって連携
従来のビジネスチャットとワークフローの連携は、SSO機能・通知機能を用いたものが一般的でした。
SmartFlowでは、アプリディレクトリを用いた最新の連携方式を採用しています。
SmartFlowで良く使う機能をそのままLINE WORKS上で動かすことが可能となります。
申請から承認までをLINE WORKS上で完結
SmartFlowとLINE WROKSを連携することで、LINE WORKS上で承認者は受け取った申請内容を確認し、承認まで行うことが可能となります。
LINE WORKSのメッセージ内で確認できる情報で承認行為を実行することができるため、承認作業にかかる時間を削減することが可能です。
LINE WORKSだけでなく、SmartFlowに遷移して詳細の確認も可能となっており、「詳細確認が必要な書類については、SmartFlowへ遷移する」といった個別設定をすることもできます。
SmartFlowの料金·価格
SmartFlowの料金プランはいずれも初期費用0円で利用することができます。
期間の縛りなく20人まで0円で利用することができるフリープラン。
Professionalプランは1ユーザーにつき月額300円(毎月払い300円/年間一括275円)の費用が発生ます。
公式サイトより氏名やメールアドレスなど基本的な情報を入力して申し込むことで30日間無料で利用することが可能です。
フリープランについて
フリープランはまず有料のProfessionalプランと同様の環境を30日間無料トライアルで利用し、30日経過後に有効ユーザー数20名にフラグ変更、自動でフリープランへ移行という流れになります。
- 月に申請できる件数は30件まで
- 保存容量は1GBまで
- データの担保なし
- サポートはメールのみ
そのほかにも承認経路の設定に関する機能が使えなかったりログ取得、IP制限などのセキュリティ面も有料版と比べると脆弱という注意点がありますが、期間の縛りなく0円で利用できるというのは非常に大きいメリットです。
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
SmartFlowの強み
SmartFlowの強みは圧倒的なコスパに挙げられます。フリープランを導入すれば、20人までであれば期間無制限に無料で利用することができるのでスタートアップ企業や小規模企業では十分に活用することができます。
月間の申請件数が30件までなど制限はありますが、従業員数が少ない企業はもちろん、本格的な運用の前に申請業務が多い部署の従業員と管理者で利用してみて誰でも利用できる操作性か判断するためにフリープランを活用するのも十分に効果的です。
SmartFlow導入企業からの評判·口コミ
ペーパーレス化で管理が楽になりました
“紙での申請書管理は手間が多く、電子化したいと思い、複数社で比較検討した結果、シンプルで使いやすいSmartFlowを導入することにしました。手書きの申請書よりミスがなくなり外出先でも申請·承認ができるので管理が楽になりましたね。”(株式会社カメイプロアクト様)
電子化で業務効率があがりました
“従来は稟議書を紙で作成して捺印する方法をとっていましたが承認がどこまで進んでいるかわからないなどの課題があり電子化を進めることにしました。SmartFlowは使いやすく、数回試しただけでシステムを把握してカスタマイズまでできました。以前は1週間ほど承認業務にかかっていましたが今では数時間で完了するようになりました。”(Arjo Japan株式会社様)
類似サービスとの比較
SmartFlowとの類似サービスとしてはジョブカンワークフローやrakumo ワークフローなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
サービス名 | 料金(月額) | 最低利用人数 | お試し利用 | 特徴 |
SmartFlow | 300円〜 | 1人〜 | 30日間無料 | ·フリープランあり ·シンプルなUI |
ジョブカンワークフロー | 300円〜 | 17人〜 | 30日間無料 | ·ジョブカンシリーズとの連携に強み ·英語対応 |
rakumo ワークフロー | 300円〜 | 1人〜 | 2週間無料 | ·G Suiteとの連携に強み ·rakumoシリーズとの連携で更に効率化 |
料金面の比較としてはなんといっても20人まで無料で使うことができるSmartFlowがコスパに優れています。
機能面の比較としては少人数から利用でき、G Suiteを使っている企業であればさらに効率的に利用することができるrakumo ワークフローがおすすめです。
この製品に関連する動画を紹介
SmartFlowで承認作業の効率化を
紙での稟議書管理は手間が多く、コストもかかります。
システム導入にはもちろん費用がかかりますがSmartFlowのようにフリープランを提供しているサービスもありますし、月の申請業務が多いという企業にとってはシステム導入で得られる効果はコスト以上のものを実感できますのでぜひ導入を検討してみてください。
画像·データ出典:SmartFlow公式サイト