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社内でワークフローが設定できてはいるけれどイマイチ効率化しきれない、という課題を抱えている企業は意外と多いのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入することで、申請業務を電子化することができ、効率化だけではなくコストカットも実現できます。
今回はそんなワークフローシステムの中からSmartFlow(スマートフロー)をご紹介させていただきます。
SmartFlowとは
SmartFlowとはVeBuIn株式会社が運営しているワークフローシステムです。初期費用0円で安価に導入できることから多くの企業で導入されています。
従来のワークフローでは効率化しきれていない、紙での稟議書管理を変えたいという企業のニーズをSmartFlowを導入することで簡単に解決することができます。
国内ではRight-onや楽天ファームなど有名企業で導入されている実績があります。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： HUEワークフロー
(4.5)
| 月額料金 | 300円(税抜き)/ユーザー | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 1週間程度 |
HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。 現場の社員が直感的に利用することができ、申請フォームがスプレッドシート形式のため、普段から利用しているツールに近い感覚で操作することができます。
導入がかんたん、最短10分で設定が完了
HUEワークフローでは、普段お使いのExcelで作成した申請書を取り込むことで、承認フローも含めて最短10分で設定が完了します。
使いやすく、問い合わせゼロを実現
先進的なデザインと視覚的な画面で、使いやすさを追及。Excel同様の操作感と、メール・チャット通知からのワンクリック承認により、マニュアルいらずで誰でも迷わず利用できます。
圧倒的な機能で、申請にとどまらない業務全体を効率化
文書管理や電子契約、ファイル共有など、外部システムとの連携で申請・承認後の関連作業までを自動化できます。 さらに、申請データの自動集計・レポート作成により、集計作業や報告に費やしていた時間を削減することが可能です。
SmartFlowの機能·特徴
直感的操作が可能
SmartFlowのワークフローシステムはマウスでのドラッグ&ドロップ操作で申請業務を行うことができるのでPC操作が苦手な方でも安心です。申請作業の際にはPDFやExcelファイルを添付することができます。
申請フォームを作成するのが大変だという場合は初期設定時から100種類近くのテンプレートが用意されているので自社で使用しているフォームに近いものを選んで自社専用にカスタマイズすることで作成時間を大幅に短縮することができます。
また、スマホブラウザからの利用にも対応しているのでテレワークのような在宅業務でも簡単に申請業務を行うことができます。スマホ経由で経費精算の申請を行ったり、自宅から有給の申請をすることも可能なので働き方改革にも対応したワークフローシステムと言えます。
外部連携でさらに効率化
SmartFlowはAPI連携を行うことでさらに効率的に利用することができます。
- Slack
- LINE WORKS
- Microsoft Azure
- SmartFlow API
上記のアプリケーションと連携させることができ、申請·承認作業においてSSO(シングルサインオン)が実現できるようになるだけでなく、SlackやLINE WORKSを利用した通知ができるのでメールに比べて通知の見落としを減らすことが可能になります。
圧倒的コストパフォーマンス
SmartFlowは20ユーザーまでであれば期間の制限なく無料で利用することができるフリープランを提供しています。
フリープランを提供しているワークフローシステムはありますがユーザー数が2名〜3名とかなり限定されており、試験的運用のためのプランという位置づけが多いですが、SmartFlowは20名まで無料で利用することができるのでスタートアップ企業などでは十分にコストパフォーマンスを実感することができます。
サポート体制も充実
初めてワークフローシステムを利用するという方でも安心して利用できるようにSmartFlowではサポート体制にも力をいれています。
管理者向け·ユーザー向けガイドがあるため、不明点はすぐに調べることが可能です。また、チャットボットを使用して問題を解決することもできます。
それでも解決しない場合には、電話やメールで連絡を取り、より詳細に不明点や問題点について相談することが可能です。
SmartFlowの料金·価格
SmartFlowの料金プランはいずれも初期費用0円で利用することができます。
期間の縛りなく20人まで0円で利用することができるフリープラン。
Professionalプランは1ユーザーにつき月額300円(毎月払い300円/年間一括275円)の費用が発生ます。
公式サイトより氏名やメールアドレスなど基本的な情報を入力して申し込むことで30日間無料で利用することが可能です。
フリープランについて
フリープランはまず有料のProfessionalプランと同様の環境を３０日間無料トライアルで利用し、30日経過後に有効ユーザー数20名にフラグ変更、自動でフリープランへ移行という流れになります。
- 月に申請できる件数は30件まで
- 保存容量は1GBまで
- データの担保なし
- サポートはメールのみ
そのほかにも承認経路の設定に関する機能が使えなかったりログ取得、IP制限などのセキュリティ面も有料版と比べると脆弱という注意点がありますが、期間の縛りなく0円で利用できるというのは非常に大きいメリットです。
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
SmartFlowの強み
SmartFlowの強みは圧倒的なコスパに挙げられます。フリープランを導入すれば、20人までであれば期間無制限に無料で利用することができるのでスタートアップ企業や小規模企業では十分に活用することができます。
月間の申請件数が30件までなど制限はありますが、従業員数が少ない企業はもちろん、本格的な運用の前に申請業務が多い部署の従業員と管理者で利用してみて誰でも利用できる操作性か判断するためにフリープランを活用するのも十分に効果的です。
SmartFlow導入企業からの評判·口コミ
ペーパーレス化で管理が楽になりました
“紙での申請書管理は手間が多く、電子化したいと思い、複数社で比較検討した結果、シンプルで使いやすいSmartFlowを導入することにしました。手書きの申請書よりミスがなくなり外出先でも申請·承認ができるので管理が楽になりましたね。”(株式会社カメイプロアクト様)
電子化で業務効率があがりました
“従来は稟議書を紙で作成して捺印する方法をとっていましたが承認がどこまで進んでいるかわからないなどの課題があり電子化を進めることにしました。SmartFlowは使いやすく、数回試しただけでシステムを把握してカスタマイズまでできました。以前は1週間ほど承認業務にかかっていましたが今では数時間で完了するようになりました。”(Arjo Japan株式会社様)
類似サービスとの比較
SmartFlowとの類似サービスとしてはジョブカンワークフローやrakumo ワークフローなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 最低利用人数 | お試し利用 | 特徴 |
| SmartFlow | 300円〜 | 1人〜 | 30日間無料 | ·フリープランあり ·シンプルなUI |
| ジョブカンワークフロー | 300円〜 | 17人〜 | 30日間無料 | ·ジョブカンシリーズとの連携に強み ·英語対応 |
| rakumo ワークフロー | 300円〜 | 1人〜 | 2週間無料 | ·G Suiteとの連携に強み ·rakumoシリーズとの連携で更に効率化 |
料金面の比較としてはなんといっても20人まで無料で使うことができるSmartFlowがコスパに優れています。
機能面の比較としては少人数から利用でき、G Suiteを使っている企業であればさらに効率的に利用することができるrakumo ワークフローがおすすめです。
SmartFlowで承認作業の効率化を
紙での稟議書管理は手間が多く、コストもかかります。
システム導入にはもちろん費用がかかりますがSmartFlowのようにフリープランを提供しているサービスもありますし、月の申請業務が多いという企業にとってはシステム導入で得られる効果はコスト以上のものを実感できますのでぜひ導入を検討してみてください。
画像·データ出典:SmartFlow公式サイト
