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社内でワークフローが設定できてはいるけれどイマイチ効率化しきれない、という課題を抱えている企業は意外と多いのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入することで、申請業務を電子化することができ、効率化だけではなくコストカットも実現できます。
今回はそんなワークフローシステムの中からSmartFlow(スマートフロー)をご紹介させていただきます。
SmartFlowとは
SmartFlowとはVeBuIn株式会社が運営しているワークフローシステムです。初期費用0円で安価に導入できることから多くの企業で導入されています。
従来のワークフローでは効率化しきれていない、紙での稟議書管理を変えたいという企業のニーズをSmartFlowを導入することで簡単に解決することができます。
国内ではRight-onや楽天ファームなど有名企業で導入されている実績があります。
SmartFlowの機能·特徴
直感的操作が可能
SmartFlowのワークフローシステムはマウスでのドラッグ&ドロップ操作で申請業務を行うことができるのでPC操作が苦手な方でも安心です。申請作業の際にはPDFやExcelファイルを添付することができます。
申請フォームを作成するのが大変だという場合は初期設定時から100種類近くのテンプレートが用意されているので自社で使用しているフォームに近いものを選んで自社専用にカスタマイズすることで作成時間を大幅に短縮することができます。
また、スマホブラウザからの利用にも対応しているのでテレワークのような在宅業務でも簡単に申請業務を行うことができます。スマホ経由で経費精算の申請を行ったり、自宅から有給の申請をすることも可能なので働き方改革にも対応したワークフローシステムと言えます。
外部連携でさらに効率化
SmartFlowはAPI連携を行うことでさらに効率的に利用することができます。
- Slack
- LINE WORKS
- Microsoft Azure
- SmartFlow API
上記のアプリケーションと連携させることができ、申請·承認作業においてSSO(シングルサインオン)が実現できるようになるだけでなく、SlackやLINE WORKSを利用した通知ができるのでメールに比べて通知の見落としを減らすことが可能になります。
圧倒的コストパフォーマンス
SmartFlowは20ユーザーまでであれば期間の制限なく無料で利用することができるフリープランを提供しています。
フリープランを提供しているワークフローシステムはありますがユーザー数が2名〜3名とかなり限定されており、試験的運用のためのプランという位置づけが多いですが、SmartFlowは20名まで無料で利用することができるのでスタートアップ企業などでは十分にコストパフォーマンスを実感することができます。
サポート体制も充実
初めてワークフローシステムを利用するという方でも安心して利用できるようにSmartFlowではサポート体制にも力をいれています。
管理者向け·ユーザー向けガイドがあるため、不明点はすぐに調べることが可能です。また、チャットボットを使用して問題を解決することもできます。
それでも解決しない場合には、電話やメールで連絡を取り、より詳細に不明点や問題点について相談することが可能です。
SmartFlowの料金·価格
SmartFlowの料金プランはいずれも初期費用0円で利用することができます。
期間の縛りなく20人まで0円で利用することができるフリープラン。
Professionalプランは1ユーザーにつき月額300円(毎月払い300円/年間一括275円)の費用が発生ます。
公式サイトより氏名やメールアドレスなど基本的な情報を入力して申し込むことで30日間無料で利用することが可能です。
フリープランについて
フリープランはまず有料のProfessionalプランと同様の環境を３０日間無料トライアルで利用し、30日経過後に有効ユーザー数20名にフラグ変更、自動でフリープランへ移行という流れになります。
- 月に申請できる件数は30件まで
- 保存容量は1GBまで
- データの担保なし
- サポートはメールのみ
そのほかにも承認経路の設定に関する機能が使えなかったりログ取得、IP制限などのセキュリティ面も有料版と比べると脆弱という注意点がありますが、期間の縛りなく0円で利用できるというのは非常に大きいメリットです。
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
SmartFlowの強み
SmartFlowの強みは圧倒的なコスパに挙げられます。フリープランを導入すれば、20人までであれば期間無制限に無料で利用することができるのでスタートアップ企業や小規模企業では十分に活用することができます。
月間の申請件数が30件までなど制限はありますが、従業員数が少ない企業はもちろん、本格的な運用の前に申請業務が多い部署の従業員と管理者で利用してみて誰でも利用できる操作性か判断するためにフリープランを活用するのも十分に効果的です。
SmartFlow導入企業からの評判·口コミ
ペーパーレス化で管理が楽になりました
“紙での申請書管理は手間が多く、電子化したいと思い、複数社で比較検討した結果、シンプルで使いやすいSmartFlowを導入することにしました。手書きの申請書よりミスがなくなり外出先でも申請·承認ができるので管理が楽になりましたね。”(株式会社カメイプロアクト様)
電子化で業務効率があがりました
“従来は稟議書を紙で作成して捺印する方法をとっていましたが承認がどこまで進んでいるかわからないなどの課題があり電子化を進めることにしました。SmartFlowは使いやすく、数回試しただけでシステムを把握してカスタマイズまでできました。以前は1週間ほど承認業務にかかっていましたが今では数時間で完了するようになりました。”(Arjo Japan株式会社様)
類似サービスとの比較
SmartFlowとの類似サービスとしてはジョブカンワークフローやrakumo ワークフローなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 最低利用人数 | お試し利用 | 特徴 |
| SmartFlow | 300円〜 | 1人〜 | 30日間無料 | ·フリープランあり ·シンプルなUI |
| ジョブカンワークフロー | 300円〜 | 17人〜 | 30日間無料 | ·ジョブカンシリーズとの連携に強み ·英語対応 |
| rakumo ワークフロー | 300円〜 | 1人〜 | 2週間無料 | ·G Suiteとの連携に強み ·rakumoシリーズとの連携で更に効率化 |
料金面の比較としてはなんといっても20人まで無料で使うことができるSmartFlowがコスパに優れています。
機能面の比較としては少人数から利用でき、G Suiteを使っている企業であればさらに効率的に利用することができるrakumo ワークフローがおすすめです。
SmartFlowで承認作業の効率化を
紙での稟議書管理は手間が多く、コストもかかります。
システム導入にはもちろん費用がかかりますがSmartFlowのようにフリープランを提供しているサービスもありますし、月の申請業務が多いという企業にとってはシステム導入で得られる効果はコスト以上のものを実感できますのでぜひ導入を検討してみてください。
画像·データ出典:SmartFlow公式サイト