電子契約システムのワークフローはどんな機能?
電子契約サービスとは、従来の紙面の契約書に対して、実物の印鑑ではなく、電子署名もしくはタイムスタンプを利用して契約を締結するシステムです。
契約全般の書類が紙ではなくデータになることでクラウド上やサーバーに保存され、物理的なスペースを取られることがなくなり、検索や確認も簡単に行えるようになります。
一方、ワークフローとは、社内における申請・承認をスピーディーかつスムーズに行えるようにするシステムです。
すなわち電子契約システムにおけるワークフロー機能とは、電子契約の申請・承認のスマート化を図ることを目的とするものです。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築: バクラク申請
(4.5)

月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス: コラボフロー
(4.5)

月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
離脱率を改善してCV率向上!サポート体制も充実: コラボフロー for ClimberCloud
(4.5)

月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。
申請〜承認、電子データの保存が同時にできる
コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。
システムにアクセスしなくても承認が可能
コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能を使用するメリット
ワークフロー機能を使用するメリットとしては、上述した通り、これまで紙の申請書によって行ってきた一連の承認業務をシステム上で行うことで、ペーパーレス化が実現されることが第一に挙げられます。
また、以下の2点に関しても、上手く活用した際の非常に有益なメリットとして挙げられますので、覚えておくと良いでしょう。
承認ルートを確実なものにする
ワークフロー機能を使用することで、承認の順番を固定でき、スムーズさを享受できるようになります。
例えば、従来承認の順序として、
- 上司
- グループ長
- 法務部長
とされていた場合、これらの担当や流れは変えることなく、全てを電子契約に変更できるので、稟議承認の抜けや誤りを防止することができます。
また、担当のうちの誰かが外出をしていた場合、その人物が社内に戻るまで承認作業が止まってしまっていたものが、出先でもデバイスから電子契約書にアクセスして申請・承認作業が行えるようになるため、業務の効率化を図ることができます。
承認していない契約書の誤送信や不正を防止できる
誤送信や、不正を防止したい際にもワークフロー機能は活躍してくれます。
システムのワークフロー機能を利用しないで契約締結を行う場合、未承認の契約書を相手方に送付しようと思えばできてしまうリスクがあります。
ワークフロー機能を活用し、そのようなリスクをしっかりと統制するようにすることで、承認の強制化を図ることができるようになるのです。
特に企業規模が大きい場合、業務の結果確認・申請・報告・承認などのフェーズが多くなり、関わる人物も増えがちですが、社内統制をしっかりと強化することで、安全かつスムーズな申請・承認業務、契約締結が行えるようになるはずです。
おすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能付きのおすすめ電子契約システム
CECTRUST-Light
CECTRUST-Lightとは、株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供する、電子署名サービスです。
電子契約はもちろん、文書管理など、一連の流れのすべてを行うことができ、契約書の送付・署名・保管をオールインワンで賄うことが可能です。
回覧のワークフローの設定ができるので、申請・承認業務に時間を割く必要がなくなり業務の効率化を大いに推進することができ、電子化文書には法令に沿ってタイムスタンプを付与されるため、長期に渡って原本性保証が保たれます。
煩雑な契約業務をスマートにしたい際はおすすめです。
- 月額費用:要お問合せ
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:要お問合せ
- 導入社数:要お問合せ
ジンジャーサイン
ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供をおこなっている電子契約サービスです。
ワークフロー機能も搭載されており、企業によって、ライトプラン・ライトプラスプラン・ベーシック最適なプランを選択できます。
標準実装を月額28,000円からと安価であるため、導入検討がしやすいのも嬉しいポイントです。
無料トライアルを利用できるのも導入数が多い秘訣でしょう。
- ライトプラン:月額基本料金8,700円/初期費用50,000円
- ベーシックプラン:月額基本料金30,000円/初期費用100,000円
- プロプラン:月額基本料金100,000円〜/初期費用500,000円
電子印鑑GMOサイン
GMOサインは電子文書の改ざん・編集などのリスク対策ができる強力なサービスであり、信頼性を獲得している電子契約システムです。
140万社が導入しており、その信頼性・安全性は高く評価されています。
手厚いサポートも特徴的で、電子契約サービスをこれから導入したい企業の方にもおすすめです。
- 月額費用:9,680円〜
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:お試しプランあり
- 導入社数:140万社
NINJA SIGN
NINJA SIGN(ニンジャサイン)とは、株式会社サイトビジットが運営する電子契約システムです。
「リーガル(法律)」×「テクノロジー」をビジョンに掲げており、契約に関する悩みを陰で支える手厚いサービスとして人気を博しています。
- 月額費用:0円〜
- 初期費用:0円
- 無料お試し:無料プランあり
- 導入社数:非公開
まとめ
電子契約システムに搭載されているワークフロー機能、そのメリットなどについて解説いたしました。
今後、電子契約システム・ワークフロー機能を活用したいと考えている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。