電子契約システムのワークフローはどんな機能?
電子契約サービスとは、従来の紙面の契約書に対して、実物の印鑑ではなく、電子署名もしくはタイムスタンプを利用して契約を締結するシステムです。
契約全般の書類が紙ではなくデータになることでクラウド上やサーバーに保存され、物理的なスペースを取られることがなくなり、検索や確認も簡単に行えるようになります。
一方、ワークフローとは、社内における申請・承認をスピーディーかつスムーズに行えるようにするシステムです。
すなわち電子契約システムにおけるワークフロー機能とは、電子契約の申請・承認のスマート化を図ることを目的とするものです。
ワークフロー機能を使用するメリット
ワークフロー機能を使用するメリットとしては、上述した通り、これまで紙の申請書によって行ってきた一連の承認業務をシステム上で行うことで、ペーパーレス化が実現されることが第一に挙げられます。
また、以下の2点に関しても、上手く活用した際の非常に有益なメリットとして挙げられますので、覚えておくと良いでしょう。
承認ルートを確実なものにする
ワークフロー機能を使用することで、承認の順番を固定でき、スムーズさを享受できるようになります。
例えば、従来承認の順序として、
- 上司
- グループ長
- 法務部長
とされていた場合、これらの担当や流れは変えることなく、全てを電子契約に変更できるので、稟議承認の抜けや誤りを防止することができます。
また、担当のうちの誰かが外出をしていた場合、その人物が社内に戻るまで承認作業が止まってしまっていたものが、出先でもデバイスから電子契約書にアクセスして申請・承認作業が行えるようになるため、業務の効率化を図ることができます。
承認していない契約書の誤送信や不正を防止できる
誤送信や、不正を防止したい際にもワークフロー機能は活躍してくれます。
システムのワークフロー機能を利用しないで契約締結を行う場合、未承認の契約書を相手方に送付しようと思えばできてしまうリスクがあります。
ワークフロー機能を活用し、そのようなリスクをしっかりと統制するようにすることで、承認の強制化を図ることができるようになるのです。
特に企業規模が大きい場合、業務の結果確認・申請・報告・承認などのフェーズが多くなり、関わる人物も増えがちですが、社内統制をしっかりと強化することで、安全かつスムーズな申請・承認業務、契約締結が行えるようになるはずです。
ワークフロー機能付きのおすすめ電子契約システム
CECTRUST-Light
CECTRUST-Lightとは、株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供する、電子署名サービスです。
電子契約はもちろん、文書管理など、一連の流れのすべてを行うことができ、契約書の送付・署名・保管をオールインワンで賄うことが可能です。
回覧のワークフローの設定ができるので、申請・承認業務に時間を割く必要がなくなり業務の効率化を大いに推進することができ、電子化文書には法令に沿ってタイムスタンプを付与されるため、長期に渡って原本性保証が保たれます。
煩雑な契約業務をスマートにしたい際はおすすめです。
- 月額費用:要お問合せ
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:要お問合せ
- 導入社数:要お問合せ
ジンジャーサイン
ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供をおこなっている電子契約サービスです。
ワークフロー機能も搭載されており、企業によって、ライトプラン・ライトプラスプラン・ベーシック最適なプランを選択できます。
標準実装を月額28,000円からと安価であるため、導入検討がしやすいのも嬉しいポイントです。
無料トライアルを利用できるのも導入数が多い秘訣でしょう。
- ライトプラン:月額基本料金8,700円/初期費用50,000円
- ベーシックプラン:月額基本料金30,000円/初期費用100,000円
- プロプラン:月額基本料金100,000円〜/初期費用500,000円
電子印鑑GMOサイン
GMOサインは電子文書の改ざん・編集などのリスク対策ができる強力なサービスであり、信頼性を獲得している電子契約システムです。
140万社が導入しており、その信頼性・安全性は高く評価されています。
手厚いサポートも特徴的で、電子契約サービスをこれから導入したい企業の方にもおすすめです。
- 月額費用:9,680円〜
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:お試しプランあり
- 導入社数:140万社
NINJA SIGN
NINJA SIGN(ニンジャサイン)とは、株式会社サイトビジットが運営する電子契約システムです。
「リーガル(法律)」×「テクノロジー」をビジョンに掲げており、契約に関する悩みを陰で支える手厚いサービスとして人気を博しています。
- 月額費用:0円〜
- 初期費用:0円
- 無料お試し:無料プランあり
- 導入社数:非公開
まとめ
電子契約システムに搭載されているワークフロー機能、そのメリットなどについて解説いたしました。
今後、電子契約システム・ワークフロー機能を活用したいと考えている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。