電子契約システムに搭載されているワークフロー機能とは?

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電子契約システムのワークフローはどんな機能?

電子契約サービスとは、従来の紙面の契約書に対して、実物の印鑑ではなく、電子署名もしくはタイムスタンプを利用して契約を締結するシステムです。

契約全般の書類が紙ではなくデータになることでクラウド上やサーバーに保存され、物理的なスペースを取られることがなくなり、検索や確認も簡単に行えるようになります。

一方、ワークフローとは、社内における申請・承認をスピーディーかつスムーズに行えるようにするシステムです。

すなわち電子契約システムにおけるワークフロー機能とは、電子契約の申請・承認のスマート化を図ることを目的とするものです。

ワークフロー機能を使用するメリット

ワークフロー機能を使用するメリットとしては、上述した通り、これまで紙の申請書によって行ってきた一連の承認業務をシステム上で行うことで、ペーパーレス化が実現されることが第一に挙げられます。

また、以下の2点に関しても、上手く活用した際の非常に有益なメリットとして挙げられますので、覚えておくと良いでしょう。

承認ルートを確実なものにする

ワークフロー機能を使用することで、承認の順番を固定でき、スムーズさを享受できるようになります。

例えば、従来承認の順序として、

  1. 上司
  2. グループ長
  3. 法務部長

とされていた場合、これらの担当や流れは変えることなく、全てを電子契約に変更できるので、稟議承認の抜けや誤りを防止することができます。

また、担当のうちの誰かが外出をしていた場合、その人物が社内に戻るまで承認作業が止まってしまっていたものが、出先でもデバイスから電子契約書にアクセスして申請・承認作業が行えるようになるため、業務の効率化を図ることができます。

承認していない契約書の誤送信や不正を防止できる

誤送信や、不正を防止したい際にもワークフロー機能は活躍してくれます。

システムのワークフロー機能を利用しないで契約締結を行う場合、未承認の契約書を相手方に送付しようと思えばできてしまうリスクがあります。

ワークフロー機能を活用し、そのようなリスクをしっかりと統制するようにすることで、承認の強制化を図ることができるようになるのです。

特に企業規模が大きい場合、業務の結果確認・申請・報告・承認などのフェーズが多くなり、関わる人物も増えがちですが、社内統制をしっかりと強化することで、安全かつスムーズな申請・承認業務、契約締結が行えるようになるはずです。

ワークフロー機能付きのおすすめ電子契約システム

CECTRUST-Light

CECTRUST-Lightとは、株式会社コンストラクション・イーシー・ドットコムが提供する、電子署名サービスです。

電子契約はもちろん、文書管理など、一連の流れのすべてを行うことができ、契約書の送付・署名・保管をオールインワンで賄うことが可能です。

回覧のワークフローの設定ができるので、申請・承認業務に時間を割く必要がなくなり業務の効率化を大いに推進することができ、電子化文書には法令に沿ってタイムスタンプを付与されるため、長期に渡って原本性保証が保たれます。 

煩雑な契約業務をスマートにしたい際はおすすめです。

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ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供をおこなっている電子契約サービスです。

ワークフロー機能も搭載されており、企業によって、ライトプラン・ライトプラスプラン・ベーシック最適なプランを選択できます。

標準実装を月額28,000円からと安価であるため、導入検討がしやすいのも嬉しいポイントです。

無料トライアルを利用できるのも導入数が多い秘訣でしょう。

  • ライトプラン:月額基本料金8,700円/初期費用50,000円
  • ベーシックプラン:月額基本料金30,000円/初期費用100,000円
  • プロプラン:月額基本料金100,000円〜/初期費用500,000円

電子印鑑GMOサイン

GMOサインは電子文書の改ざん・編集などのリスク対策ができる強力なサービスであり、信頼性を獲得している電子契約システムです。

140万社が導入しており、その信頼性・安全性は高く評価されています。

手厚いサポートも特徴的で、電子契約サービスをこれから導入したい企業の方にもおすすめです。

  • 月額費用:9,680円〜
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  • 無料お試し:お試しプランあり
  • 導入社数:140万社

NINJA SIGN

NINJA SIGN(ニンジャサイン)とは、株式会社サイトビジットが運営する電子契約システムです。

「リーガル(法律)」×「テクノロジー」をビジョンに掲げており、契約に関する悩みを陰で支える手厚いサービスとして人気を博しています。

  • 月額費用:0円〜
  • 初期費用:0円
  • 無料お試し:無料プランあり
  • 導入社数:非公開

まとめ

電子契約システムに搭載されているワークフロー機能、そのメリットなどについて解説いたしました。

今後、電子契約システム・ワークフロー機能を活用したいと考えている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。

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      クラウドでワークフローを構築: バクラク申請

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      AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。

      申請側の手間を効率化

      稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。

      システムにアクセスしなくても承認が可能

      申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。

      システム連携で経理の課題を解消

      これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。

      類似サービス: コラボフロー

      (4.5)

               
      月額料金500円〜/人(クラウド版)無料お試し30日間無料
      初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

      継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

      簡単操作でワークフローを作成

      コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

      Webからも申請フォームが作成できる

      Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

      運用をしながら改善が可能

      更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

       

      類似サービス: コラボフロー for ClimberCloud

      (4.5)

               
      月額料金要問い合わせ無料お試し要問い合わせ
      初期費用要問い合わせ最短導入期間要問い合わせ

      コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。

         

      申請〜承認、電子データの保存が同時にできる

      コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。

      豊富な機能

      コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。

       

      類似サービス: Gluegent Flow

      (4.5)

               
      月額料金300円〜/ユーザー無料お試し要問い合わせ
      初期費用要問い合わせ最短導入期間要問い合わせ

      Gluegent Flowとは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムです。 シンプルな操作性のため、誰でも簡単に扱うことができ、ITツールの扱いに不慣れな方が多い場合でも安心して導入できます。

         

      グループウェアのアカウント活用で管理を効率化

      Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365といったグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるため、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することができ、アカウント管理の効率化を実現することができます。

      フォームの作成パターンはいろいろ

      Gluegent Flowの申請フォームは、Googleドキュメントを使用して普段から利用している紙のフォームそっくりにレイアウトを作成することが可能です。 使い慣れたフォームのままスムーズに電子化へ移行することができます。

      複数の通知で見落としを防止

      Gluegent Flowでは、モバイルアプリを標準で提供しているため、外出先やテレワークでも手軽に申請・承認業務を行うことができます。 モバイル通知に対応しており、ロック画面でもお知らせを表示できるため見落としを防止します。

       

      類似サービス: MA-EYESnc

      (4.5)

                         
      月額費用40,000円〜無料トライアル30日間無料
      初期費用0円最短導入期間3営業日

      MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

      プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

      MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

      全ての情報を一元管理

      複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

      分析帳票をワンクリックで出力

      MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。

      類似サービス: 楽楽販売

      (4.5)

      月額費用60,000円〜無料お試しあり
      初期費用150,000円最短導入期間3営業日程度

      楽楽販売とは、株式会社ラクスが運営するクラウド型の販売管理システムです。 ルーチンワークの自動化による作業スピードのアップや、リアルタイムの情報共有における属人化の解消などが可能で、業務効率化はもちろん、人的ミスの防止に貢献、販売管理における課題解消を実現します。

             

      幅広い業務に活用できる

      楽楽販売は、導入企業の業務に合わせた形で作り込むことができるシステムで、幅広い業務の効率化を可能とします。 販売管理や発注業務、営業案件管理はもちろん、それ以外にも幅広い業務を効率化することが可能です。

      ルーチンワークの自動化が可能

      楽楽販売には、帳票の自動発行機能や、ステータスの自動変更、アラートメールの自動通知、データの自動集計など、様々な機能が搭載されており、日々のルーチンワークを自動化して業務スピードの向上や人的ミスの削減を可能とします。

      リアルタイムに情報を共有

      楽楽販売は、クラウドで利用できるシステムのため、社内共通のシステムとして利用すれば、いつでも最新の情報を共有できるようになります。 離れた場所からも利用できるため、テレワークに活用したいという場合もおすすめです

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