業務の一連の流れをネットワーク上で管理できるワークフローシステムには、さまざまな機能があります。
システムにある機能を使いこなすことにより、業務を効率よくこなせるようになり、企業内の生産性アップにも繋がるのです。
本記事では、ワークフローシステムの基本的な機能やできることについて紹介します。
ワークフローシステムとは?
業務の一連の流れを図にしたワークフローを元にして、ネットワーク上で管理や運用できるようにしたものをワークフローシステムと言います。
業務をネットワーク上で管理・運用することにより、今まで人の手で行っていたものの自動化や、業務の進捗状況がわかるようになります。
また、ペーパーレス化も促進できるため、企業内のDX化や電子帳簿保存法にも対応可能です。
このように、ワークフローシステムは日々変化するビジネスシーンには欠かせないシステムとも言えます。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
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月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
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月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムの基本機能について紹介します。
ワークフロー定義機能
ワークフローシステムを利用するためには、ワークフローを明らかにすることが重要になります。
その時の鍵となる機能が、ワークフロー定義機能です。
なぜなら、ワークフローが明確に定義されていない場合は、業務をどのように管理・運用していけば良いのかわからないからです。
ワークフローとして定義するものには、主に次のようなものがあります。
・タスク
・条件
・承認ワークフロー
ツールを使えば、このような定義も直感的な操作で行えます。
申請書などのフォーム設計機能
ワークフローの定義機能と同様に重要な機能が、申請書などのフォームを設計する機能です。
申請書が作りにくいと、ワークフローが十分活かされません。
そのため、ワークフローシステムのツールにはわかりやすいフォームのテンプレートが用意されています。
もちろん、今までのフォームをスキャンして使用可能です。
ワークフローシステムを導入しても、今までのフォームが利用できるのは大きなメリットと言えるでしょう。
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ワークフローシステムの便利な機能
ワークフローシステムにある、便利な機能をいくつか紹介します。
タスク機能
企業や組織の目的を実現するためにタスクを管理する機能が、ワークフローシステムには備わっています。
「誰が」「どのように」「どのタスクを実行するか」を管理することで、タスクの状況を把握できるのです。
また、現在のタスクの進捗状況も管理画面ですぐに見られるので、作業が遅れている場合は余裕のある人にタスクを割り当てることも可能です。
通知機能
ワークフローシステムでは、必要に応じて該当する社員に通知の送信ができます。
例えば、1つのタスクが終了した報告を受けると、次のタスクを知らせる仕組みです。
このことにより、スムーズに業務ができるようになります。
他のシステムとの連携機能
ワークフローシステムは、他のシステムと連携して使用することで、さらなる効力を発揮します。
例えば、顧客管理業務や勤怠管理業務など、1つの業務に特化したサービスとワークフローシステムを連携させると、効率よく業務ができるようになるのです。
ワークフローシステムの中には連携を想定し開発されているものもあり、カスタマイズしなくても連携可能なものもあります。
ワークフローシステムにはさまざまな機能がある
ワークフローシステムにはさまざまな機能がありますが、基本的なものは次の2つです。
・ワークフローの定義機能
・申請書などのフォーム設計機能
この2つの機能は、ワークフローシステムを利用するために欠かせないものです。
その他にもさまざまな機能がありますが、自社の業務体制にあったものを選んで使用していくようにしましょう。
ワークフローシステムの中には連携を想定し開発されているものもあるため、連携に適したツールを選ぶと、更に効率よい業務ができるようになります。
自社の業務状況を把握して、使いやすいシステムを利用するようにしましょう。