ワークフロー管理とは？
そもそも、「ワークフロー」とは、仕事で発生する一連の工程を指し、その流れを具体化したものです。
すなわち、決済書類などにおける 「作成・申請・承認・決済」 という流れをワークフローと呼びます。
「ワークフロー管理」とは、それらのワークフロー、すなわち社内業務の流れを効率化することを指します。
ネットワークやサーバーを介して、業務の効率化をはかる行為全般、もしくは、ワークフロー管理を行うシステムのことをワークフロー管理と呼び、業務に必要な情報・文書・タスク・プロセスなどを定型化、さらには自動化して効率アップを図ることを目的とします。
日常業務はもちろん、部署を跨いだやりとりや、社外との取引など、あらゆる業務がワークフロー管理の対象となります。
ワークフロー管理が必要な理由
ワークフロー管理を行うことで、以下のような課題が改善されます。
業務進捗の非効率さ
ワークフロー管理を行うことで、業務進捗をリアルタイムで正しく把握できるようになります。
稟議が進んでいない場合や、業務が滞っている場合において、社内の誰が書類を持っているかなどの進捗確認を手間なく行えるようになり、対応履歴によって誰が担当したかもわかるようにできるのです。
書類による管理
契約書・稟議書・経費精算などを紙面で管理している場合、保存が義務付けられていることを踏まえると、膨大な量の書類になりますが、ワークフロー管理すれば、それらが解消されます。
テレワークにおける紙のやりとりは不可能であるため、システム上でもワークフロー管理は必須と言えるでしょう。
業務にかかる膨大な時間
ワークフロー管理を行っていない場合、郵送対応・文書のやりとりが必要になるため非常に効率が悪くなるでしょう。
また、署名や捺印のミスも起こる可能性もあり、作業に膨大な時間がかかることも考えられます。
ワークフロー管理を行えば、業務は定型化されるため効率的になり、時間が省略されコア業務に専念できるようになります。
仕事の属人性
ワークフロー管理を行うことで、属人的な仕事が解消されます。
担当者によって、品質や成果に差が出てしまうことも少なくありませんが、ワークフロー管理を行って業務を定型化することで、ミスも発生しづらくなり、業務の質も安定することでしょう。
ワークフロー管理にツールを利用するメリット
ワークフロー管理にツールを利用することで以下のようなメリットを享受できます。
あらゆるワークスタイルへ対応できるようになる
ワークフロー管理を行うことで、あらゆるワークスタイルへ対応できるようになります。
申請・承認業務を電子化すれば、リモートワークに柔軟に対応でき、また営業部門のある企業では、申請・承認などを出先から行えるので、業務の改善・効率化に繋げることができるはずです。
内部統制を強固なものにできる
ワークフロー管理は内部統制を強化したい際にも有効です。
社内のワークフローを可視化することで、適切でない申請にエラーを出したり、承認の意図的なスキップや、事後確認など、不正の防止にも役立てられます。
承認日やその経緯なども全て履歴に残り、証跡となるため、内部統制を強化したい場合は最適と言えるでしょう。
ワークフロー管理機能があるおすすめシステム
monday.com
monday.comは、イスラエル発のクラウドツールであり、世界190カ国、150,000社以上で利用されています。
2020年の「Forbes Cloud 100」にも選ばれており、、チーム・個人のタスク、加重タスクなどをしっかりと把握し、プロジェクト管理の効率化を目指すことができます。
直感的な操作が可能であるため、これからワークフロー管理を導入したい企業には特におすすめです。
- 個人：0円（最大2ユーザー）
- ベーシック：月額900円/ユーザー
- スタンダード：月額1,100円/ユーザー
- プロ：月額1,800円/ユーザー
- エンタープライズ：要問い合わせ
Gluegent Flow
Gluegent Flowとは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムです。
操作性がシンプルで扱いやすいツールなので、ITツールに不慣れな方でも安心して利用できます。
クラウド型のツールであり、ネット環境さえあれば、場所や端末に関わらずどこでも利用できます。
申請･承認の手間や書類の管理に課題を感じている企業におすすめです。
- Gluegent Flow for Google Workspace：月額300円(税別)
- Gluegent Flow for Microsoft 365：月額300円(税別)
- Glugent Flow Plus：月額400円(税別)
- Gluegent Flow各サービスとの外部システム連携：0円（別途お申込みが必要）
まとめ
以上、ワークフロー管理について、またその必要性やツールについてもご紹介いたしました。
今後、あらゆる手間の削減や、業務の可視化に課題を感じている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
