ワークフロー管理とは？
そもそも、「ワークフロー」とは、仕事で発生する一連の工程を指し、その流れを具体化したものです。
すなわち、決済書類などにおける 「作成・申請・承認・決済」 という流れをワークフローと呼びます。
「ワークフロー管理」とは、それらのワークフロー、すなわち社内業務の流れを効率化することを指します。
ネットワークやサーバーを介して、業務の効率化をはかる行為全般、もしくは、ワークフロー管理を行うシステムのことをワークフロー管理と呼び、業務に必要な情報・文書・タスク・プロセスなどを定型化、さらには自動化して効率アップを図ることを目的とします。
日常業務はもちろん、部署を跨いだやりとりや、社外との取引など、あらゆる業務がワークフロー管理の対象となります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフロー管理が必要な理由
ワークフロー管理を行うことで、以下のような課題が改善されます。
業務進捗の非効率さ
ワークフロー管理を行うことで、業務進捗をリアルタイムで正しく把握できるようになります。
稟議が進んでいない場合や、業務が滞っている場合において、社内の誰が書類を持っているかなどの進捗確認を手間なく行えるようになり、対応履歴によって誰が担当したかもわかるようにできるのです。
書類による管理
契約書・稟議書・経費精算などを紙面で管理している場合、保存が義務付けられていることを踏まえると、膨大な量の書類になりますが、ワークフロー管理すれば、それらが解消されます。
テレワークにおける紙のやりとりは不可能であるため、システム上でもワークフロー管理は必須と言えるでしょう。
業務にかかる膨大な時間
ワークフロー管理を行っていない場合、郵送対応・文書のやりとりが必要になるため非常に効率が悪くなるでしょう。
また、署名や捺印のミスも起こる可能性もあり、作業に膨大な時間がかかることも考えられます。
ワークフロー管理を行えば、業務は定型化されるため効率的になり、時間が省略されコア業務に専念できるようになります。
仕事の属人性
ワークフロー管理を行うことで、属人的な仕事が解消されます。
担当者によって、品質や成果に差が出てしまうことも少なくありませんが、ワークフロー管理を行って業務を定型化することで、ミスも発生しづらくなり、業務の質も安定することでしょう。
おすすめのワークフローシステム
ワークフロー管理にツールを利用するメリット
ワークフロー管理にツールを利用することで以下のようなメリットを享受できます。
あらゆるワークスタイルへ対応できるようになる
ワークフロー管理を行うことで、あらゆるワークスタイルへ対応できるようになります。
申請・承認業務を電子化すれば、リモートワークに柔軟に対応でき、また営業部門のある企業では、申請・承認などを出先から行えるので、業務の改善・効率化に繋げることができるはずです。
内部統制を強固なものにできる
ワークフロー管理は内部統制を強化したい際にも有効です。
社内のワークフローを可視化することで、適切でない申請にエラーを出したり、承認の意図的なスキップや、事後確認など、不正の防止にも役立てられます。
承認日やその経緯なども全て履歴に残り、証跡となるため、内部統制を強化したい場合は最適と言えるでしょう。
ワークフロー管理機能があるおすすめシステム
monday.com
monday.comは、イスラエル発のクラウドツールであり、世界190カ国、150,000社以上で利用されています。
2020年の「Forbes Cloud 100」にも選ばれており、、チーム・個人のタスク、加重タスクなどをしっかりと把握し、プロジェクト管理の効率化を目指すことができます。
直感的な操作が可能であるため、これからワークフロー管理を導入したい企業には特におすすめです。
- 個人：0円（最大2ユーザー）
- ベーシック：月額900円/ユーザー
- スタンダード：月額1,100円/ユーザー
- プロ：月額1,800円/ユーザー
- エンタープライズ：要問い合わせ
Gluegent Flow
Gluegent Flowとは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムです。
操作性がシンプルで扱いやすいツールなので、ITツールに不慣れな方でも安心して利用できます。
クラウド型のツールであり、ネット環境さえあれば、場所や端末に関わらずどこでも利用できます。
申請･承認の手間や書類の管理に課題を感じている企業におすすめです。
- Gluegent Flow for Google Workspace：月額300円(税別)
- Gluegent Flow for Microsoft 365：月額300円(税別)
- Glugent Flow Plus：月額400円(税別)
- Gluegent Flow各サービスとの外部システム連携：0円（別途お申込みが必要）
まとめ
以上、ワークフロー管理について、またその必要性やツールについてもご紹介いたしました。
今後、あらゆる手間の削減や、業務の可視化に課題を感じている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
