ワークフローを作成すると業務の流れが把握できるようになり、業務改善が可能になります。
ビジネスではよく聞かれる言葉ですが、詳しくはわからないと言う方もいるのではないでしょうか。
この記事では、ワークフローとはどのようなものかについてわかりやすく解説しています。
ワークフローについて詳しく知りたい方は、ぜひ最後まで記事をご覧ください。
ワークフローとは?
ワークフローは、業務がどのような流れで実行されているのか把握できるように図にしたものです。
業務における一連の流れが可視化できるようになると無駄がわかるようになり、業務改善に繋がります。
つまり、ワークフローは仕事の流れを理解するのに欠かせないものであり、上手に活用することにより社内全体の生産性向上が期待できるのです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローの流れ
社内稟議を例に、ワークフローの流れを見ていきましょう。
1.企画を申請したいものが稟議書を作成・申請する
2.承認担当者が確認および承認する
3.複数人に回覧し確認・承認を繰り返す
4.決裁担当者が確認・決裁する
5.起案者が企画を実行する
このような流れは、さまざまな業務に存在します。
ワークフローシステムとは?
現在の業務を自動化するためのシステムが、ワークフローシステムです。
例えば、紙の書類で社内稟議を行うと、担当者の外出や出張などで稟議書が滞り、決裁が降りるまで時間がかかってしまいます。
また、紙の書類は作成時や回覧時に人的ミス(ヒューマンエラー)が起こる可能性も高くなります。
そこで、システムを導入しワークフローを自動化することで、時間や手間の削減やニューマンエラーの防止が可能になるのです。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムの必要性やメリット
業務の自動化に欠かせないワークフローシステムの、必要性やメリットについて説明します。
ペーパーレス化促進や電子帳簿保存法に対応できる
ワークフローシステムは、ペーパーレス化促進や電子帳簿保存法などに対応可能です。
2022年に始まった「電子帳簿保存法」では、帳簿類はデータで保存することが定められています。
2023年末までは猶予期間として紙で保管することも認められていますが、期限は迫っています。
ペーパーレス化を手作業で行うのは膨大な時間と手間がかかるため、システムを導入して電子帳簿保存法に対応するのが良いでしょう。
業務がスピードアップする
業務のスピードがアップすることも、ワークフローシステムのメリットの1つです。
ワークフローシステムを導入することで、手続きをスピーディに行うことが可能となり、仕事の効率化にもつながります。
また、ワークフローシステムを導入することで、社内の情報共有がスムーズになります。
ワークフローシステムを導入することは、書類のペーパーレス化、電子帳簿保存法への対応、情報共有の促進、仕事の効率化など、多くの効果があるといえます。
改ざんなどの不正の防止
ワークフローシステムは改ざんなどの不正防止にも役立ちます。
ワークフローシステムでは、「誰が」「いつ」「どのように行動したか」が記録に残ります。
業務に不審な点が見つかった場合は、ワークフローシステムの履歴を遡ることで不正が発見できるのです。
ワークフローは業務を「見える化」する仕組み
ワークフローは、それぞれの業務を「見える化」する仕組みです。
ワークフローにより問題が明らかになることで業務改善ができるようになり、作業効率の向上や社内全体の生産性アップに繋がります。
また、ワークフローシステムは、一連の業務を自動化するシステムのことを指し、これからのビジネスに欠かせないものとなるでしょう。
なぜなら、近年ではテレワークやDX化が加速し、電子帳簿保存法も施行されているからです。
現在の業務が属人化し無駄が多いと感じている方は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。