経費計算などの業務の仕組みを電子化するワークフローシステムは、自作可能です。
自作するとコストを抑えられるなどのメリットがありますが、注意しなければならない点もあります。
本記事では、ワークフローシステムを自作する方法やメリットについて紹介します。
自社に適したワークフローシステムを作成し、業務を改善したいと考えている方は、ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
ワークフローシステムとは?
日々の業務の中で行われる一連の流れを、PCなどを利用して可能にしたものがワークフローシステムです。
ワークフローシステムを導入すると、作業効率の向上やDX化促進に繋がります。
また、さまざまな業務をワークフローシステムで一元管理できるため、セキュリティや内部統制の強化も可能です。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
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ワークフローシステムを自作するメリット
ワークフローシステムを自作すると、次のようなメリットがあります。
1.システムにかける費用が軽減できる
2.自社に適したワークフローシステムが作成できる
3.情報漏えいなどのリスクを軽減できる
それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。
システムにかける費用が軽減できる
ワークフローシステムを自作すると、システムにかける費用が軽減できます。
ワークフローシステムは、開発会社のサブスクリプションサービスも利用可能ですが、毎月の費用がかかります。
料金は利用するシステムによってさまざまですが、1年で考えると相当なものになるでしょう。
ワークフローシステムを自作した場合は、毎月の費用は当然かからないので、システムに利用する予定の費用を他へ回せるのです。
自社に適したワークフローシステムが作成できる
自社に適したワークフローシステムを作成できるのも、自作するメリットの1つと言えるでしょう。
パッケージ化されているワークフローシステムは、自社にとって不要なものが含まれているケースも多くあります。
その点、ワークフローシステムを自作するときには必要なものだけを盛り込めるため、無駄なく管理・運用ができるのです。
情報漏えいなどのリスクを軽減できる
ワークフローシステムを自作することで、情報漏えいなどのリスクを軽減できます。
どのようなことかと言うと、ワークフローシステムをカスタマイズする必要がある場合、サービス提供会社に自社の情報を提供する必要があります。
その際に、情報が外部に漏れてしまうリスクが故意・過失問わず少なからず存在するのです。
その点、自作する場合は外部に情報を提供する必要がないので、情報は守られます。
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ワークフローシステムを自作する方法
ワークフローシステムを自作する方法は2つあります。
1.ノーコードツールを利用する
2.フルオーダーメードで作成する
それぞれについて説明します。
ノーコードツールを利用する
ワークフローシステムは、ノーコードツールを利用するとプログラムの知識がなくても比較的容易に作成可能です。
現在ではさまざまなノーコードツールが提供されています。
その中から、自社の目的に適したものを選ぶと良いでしょう。
ただし、ノーコードツールでワークフローシステムを作成する場合はカスタマイズが難しい場合もあります。
ノーコードツールでワークフローシステムを作成するのには、限界があることを理解しておきましょう。
フルオーダーメイドで作成する
ノーコードツールで対応できないワークフローシステムは、フルオーダーメイドで作成するのが良いでしょう。
フルオーダーメイドは「フルスクラッチ」とも呼ばれ、1からシステムを構築していくことです。
コストも手間もノーコードツールを使用するときよりもかかりますが、自社に完全に適したワークフローシステムを作成できます。
後で機能を追加したいときでも、自社で作成したシステムのためすぐに対応可能です。
自作ワークフローシステムの注意点
ワークフローシステムを自作するときには、次のようなことに注意しましょう。
・必要な機能を見極めた上で作成する
・柔軟性・拡張性のあるシステムを構築する
・長期的な視点で開発する
ビジネスは常に変化しているため、ワークフローシステムを1度作成した後に変更したい点も出てくるでしょう。
その時に、システムの追加や変更が容易にできないと、自作したワークフローシステムが十分活用できないといった事態が発生します。
そのようなことにならないためにも、先を見越したワークフローシステムの構築が必要です。
ワークフローシステムは自作できるが注意も必要
ワークフローシステムは自作可能ですが、日々変化するビジネスシーンに対応できるシステムを構築する必要があります。
柔軟性や拡張性に欠けるシステムを作成してしまうと、自社に適したワークフローシステムを作成したはずなのに上手く活用できなくなってしまうからです。
ワークフローシステムを作成する際には、自社の現状を十分に把握し、先を見越したワークフローシステムの構築を心がけるようにしましょう。