クラウド型ワークフローシステムとは
インターネットを経由し、オンライン上のサーバーを利用するワークフローシステムを、「クラウド型ワークフローシステム」と呼びます。
自社におけるサーバー管理の必要がなくなり、ユーザーごとに設定されたIDとパスワードを入力すればすぐに利用できるため、その使い勝手の良さから多くの企業で導入されています。
自社にサーバーを設置して利用する、オンプレミス型のワークフローシステムの場合、ランニングコストを念頭においておく必要があります。
オンプレミス型は月額料金こそ不要であるものの、セキュリティ対策・サーバー管理などは自社で対応する必要があり、トータルの費用や手軽さを重視する場合は、クラウド型ワークフローシステムを導入するのがおすすめです。
クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリット
クラウド型ワークフローシステムを利用する上でのメリット・デメリットを以下にまとめました。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
自社のサーバーが不要
上述した通り、クラウド型ワークフローシステムはコストをあまりかけることなく、導入や運用することができます。
クラウド型ワークフローシステムはシステムを自社内に構築して利用するものではありません。
従って、設備投資や担当者を採用する費用はカットできるため、負担のない運用が行えます。
中には初期費用が無料のサービスもあるため、よく調べて導入すると良いでしょう。
ベンダーのサポートが充実
ベンダーのサポートが充実しているケースが多く、導入後も安心して運用できます。
例え、システム障害が生じたとしてもベンダーが対応してくれる上、システムのバージョンなどに関しても自社で行う必要はありません。
オンプレミス型を利用する場合、これらは全て自社で行う必要があり、場合によってはその度に費用が発生する場合もあります。
導入してすぐ使える
クラウド型ワークフローシステムは、サーバー構築や機器の設定などを自社で行う必要がないため、契約したらすぐに使うことができます。
オンプレミス型の場合、全ての準備が整うまでに数ヶ月かかることも珍しくありません。
どこからでも使える
クラウド型ワークフローシステムは、ネット環境下であればどこからでも利用することができます。
出先でもスマホなどの端末から必要な作業を行えます。
一方、オンプレミス型は社内での利用に限られます。
外部からアクセスしたい場合は、特別な設定が必要とされます。
またリモートワークがメインの企業でも、クラウド型ワークフローシステムを導入しておけば、必要な際に従業員がどこからでもシステムへアクセスできるので非常に便利です。
クラウド型のワークフローシステムのデメリット
既存システムとの連携
クラウド型ワークフローシステムは、自社で既存利用しているシステムと連携できない恐れがあります。
また、連携のためにカスタマイズを要する場合、有料になるケースもあるので確認しておきましょう。
セキュリティ面の懸念
クラウド型ワークフローシステムには、ややセキュリティ面の不安要素が残ります。
ネットワーク上の外部サーバーを利用するため、ベンダーのセキュリティ対策能力が鍵になるわけですが、その技術力などしっかりと確認し、納得できるサービスを選ぶようにしましょう。
ユーザー数が多い場合、逆に割高になることも
クラウド型ワークフローシステムは従量課金制が採用されていることが多く、社員数が多い場合、オンプレミス型以上に費用がかかる恐れがあります。
設定されている価格が自社の条件に伴うか、しっかりと確認しておきましょう。
また、今後人員の増減が予想される場合も同様です。
クラウド型ワークフローシステムの比較ポイント
クラウド型ワークフローシステムを比較するポイントとしては、以下の項目に着目すると良いでしょう。
- どの社員でも利用できるか？
- コストはどの程度かかるか？
- 使用中の外部システムとの連携は可能か？
- セキュリティ対策は十分か？
無料や安いおすすめのクラウド型ワークフローシステム
BtoBプラットフォームワークフロー
- ワークフローをしっかりと可視化
- 無料プランあり
SmartFlow(スマートフロー)
- 20名までであれば無料で利用できる
- 多くの企業が導入
Collaboflow(コラボフロー)
- 初期費用無料で使用可能
- 少人数からの利用に最適
まとめ
以上、クラウド型のワークフローシステムについて解説いたしました。
クラウド型のワークフローシステムの利便性をしっかりと確認し、自社の環境や人員の数、条件などとしっかりと照らし合わせた上、最適なサービスを選択しましょう。
またメリットはもちろん、デメリットもしっかりと確認し、利用する上で不都合が生じないか、しっかりとシュミレーションしておくことも重要です。
