勤怠管理で必要なワークフローは？
勤怠管理システムを導入する場合、ワークフローを以下のようにシステム化することをおすすめします。
例えば、勤怠管理で使う申請には、
- 打刻時間の修正
- 遅刻や早退の申請
- 有給・慶弔・夏季など、休暇の申請
- 残業・休日出勤の申請
- 代休・振休の申請
などが考えられますが、これらの申請を行うことができるワークフロー機能を備えた、勤怠管理システムを利用するのが良いでしょう。
基本的に、全てをスムーズに実行できるような、オールインワン機能の中にワークフロー機能が含まれた勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス： MA-EYESnc
(4.5)
| 月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
勤怠管理のワークフローを効率化する方法
ワークフロー機能に優れた勤怠管理システムを利用する際には、人事・給与・会計システムなどと連動させると更に効率的です。
入力業務・時間を大幅削減し、担当者の負担を軽減してくれるはずです。
その際注意するのは、「わかりやすく操作性よく連携するか」という点です。
複数のシステムを連携して利用する場合、どうしても複雑になり、システム構築やカスタマイズに時間がかかってしまうことが懸念されます。
それに伴い、費用がかかり使い勝手も悪くなってしまったら元も子もありません。
勤怠管理のワークフローをシステム化する際の注意点
勤怠管理のワークフローをシステム化する際のメリットとしては、以下の点が挙げられます。
- 入力作業を削減し、業務の効率化やミスの防止を図れる
- 申請書とタイムカードの照合作業を任せられる
- ペーパーレス化を推進し、管理の手間やコストを削減できる
- 遅刻や早退の電話・メールで連絡を行う必要がなくなる
- 申請書の作成・申請を勤怠管理システム内で行える
システムの導入にはそれなりの初期費用がかかってしまう場合もありますが、紙代・保管費など、固定費用のランニングコストを削減できるのは大きなメリットと言えるでしょう。
また、従業員による入力作業を削減することで、集計時間のカット、人的ミスの防止に繋がり、よりスムーズかつ精度の高い業務が実現されるはずです。
加えて、打刻時間の改ざんなども防止できるため、ルール遵守にも最適と言えます。
遅刻・早退・欠勤の連絡を行う際、担当者に繋がらず、困るケースもありがちですが、システムを利用して入力フォームで申請を行えば、リアルタイムで確認できなくても記録が残るため、申請漏れとして扱われる心配もありません。
勤務状況を正しく管理する上でも、勤怠管理システムは活躍してくれるはずです。
一方、勤怠管理システムを導入する上でのデメリットとしては、
- 社内ルールや業務フローを改正する必要がある
- 初期設定に時間と手間がかかる
- サポート体制を整えてく必要がある
- システムの操作を覚える必要がある
などの点が考えられますので、それをしっかりと解決できるように、環境を整えておきましょう。
おすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能付きのおすすめの勤怠管理システム
kincone
kinconeとは、勤怠管理・交通費精算をICカードタッチで簡単に行える勤怠管理システムです。
即日かつ低コストでの導入が可能で、交通系ICカードの読み取りにより、勤怠管理・交通費精算ができる使い勝手の良さが魅力です。
業界を問わず国内の多くの有名企業から導入されており、ワークフロー機能も兼ね備えている便利さから高い人気を博しています。
- 月額費用：200円～
- 初期費用：0円
- 無料お試し：要お問合せ
- 導入社数：要お問合せ
Hachikin
Hachikinは、中小企業を対象に開発された業務支援システムです。
勤務管理・ワークフロー・見積もりの作成など、手間のかかる業務をわかりやすく行える操作性の高いシステムとして、高く評価されています。
特に、ワークフロー機能に優れており、承認・却下・再申請などの作業を、円滑かつ迅速に行えるようにります。
コメント機能によってコミュニケーションも取りやすいため、高い利便性によって多くの企業から高い人気を博しています。
- 月額費用：3,800円～
- 初期費用：要お問合せ
- 無料お試し：90日間
- 導入社数：要お問合せ
CLOUZA
CLOUZAは、社員の勤怠管理をスムーズに行えるシステムです。
アルバイト・テレワークスタッフの勤怠管理もリアルタイムで簡単に行えるので、あらゆる働き方にスムーズに対応できる強みのあるサービスとして人気を博しています。
別途オプション料を支払うことで、年次有給休暇管理・申請承認ワークフローなどのサービスも便利に活用することが可能です。
- 月額費用：200円～
- 初期費用：0円
- 無料お試し：30日間
- 導入社数：要お問合せ
まとめ
以上、勤怠管理におけるワークフロー、役割や効率化のポイントについて解説いたしました。
ワークフロー機能に優れた勤怠管理システムを利用することで、業務はより効率化され、企業にとって好影響をもたらしてくれるはずです。
勤怠管理に課題を感じている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
