目次
勤怠管理で必要なワークフローは?
勤怠管理システムを導入する場合、ワークフローを以下のようにシステム化することをおすすめします。
例えば、勤怠管理で使う申請には、
- 打刻時間の修正
- 遅刻や早退の申請
- 有給・慶弔・夏季など、休暇の申請
- 残業・休日出勤の申請
- 代休・振休の申請
などが考えられますが、これらの申請を行うことができるワークフロー機能を備えた、勤怠管理システムを利用するのが良いでしょう。
基本的に、全てをスムーズに実行できるような、オールインワン機能の中にワークフロー機能が含まれた勤怠管理システムを選ぶのがおすすめです。
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築: バクラク申請
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AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成・入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請・却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス: コラボフロー
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月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
離脱率を改善してCV率向上!サポート体制も充実: コラボフロー for ClimberCloud
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コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。
申請〜承認、電子データの保存が同時にできる
コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請・承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。
システムにアクセスしなくても承認が可能
コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。
その他のおすすめのワークフローシステム
勤怠管理のワークフローを効率化する方法
ワークフロー機能に優れた勤怠管理システムを利用する際には、人事・給与・会計システムなどと連動させると更に効率的です。
入力業務・時間を大幅削減し、担当者の負担を軽減してくれるはずです。
その際注意するのは、「わかりやすく操作性よく連携するか」という点です。
複数のシステムを連携して利用する場合、どうしても複雑になり、システム構築やカスタマイズに時間がかかってしまうことが懸念されます。
それに伴い、費用がかかり使い勝手も悪くなってしまったら元も子もありません。
勤怠管理のワークフローをシステム化する際の注意点
勤怠管理のワークフローをシステム化する際のメリットとしては、以下の点が挙げられます。
- 入力作業を削減し、業務の効率化やミスの防止を図れる
- 申請書とタイムカードの照合作業を任せられる
- ペーパーレス化を推進し、管理の手間やコストを削減できる
- 遅刻や早退の電話・メールで連絡を行う必要がなくなる
- 申請書の作成・申請を勤怠管理システム内で行える
システムの導入にはそれなりの初期費用がかかってしまう場合もありますが、紙代・保管費など、固定費用のランニングコストを削減できるのは大きなメリットと言えるでしょう。
また、従業員による入力作業を削減することで、集計時間のカット、人的ミスの防止に繋がり、よりスムーズかつ精度の高い業務が実現されるはずです。
加えて、打刻時間の改ざんなども防止できるため、ルール遵守にも最適と言えます。
遅刻・早退・欠勤の連絡を行う際、担当者に繋がらず、困るケースもありがちですが、システムを利用して入力フォームで申請を行えば、リアルタイムで確認できなくても記録が残るため、申請漏れとして扱われる心配もありません。
勤務状況を正しく管理する上でも、勤怠管理システムは活躍してくれるはずです。
一方、勤怠管理システムを導入する上でのデメリットとしては、
- 社内ルールや業務フローを改正する必要がある
- 初期設定に時間と手間がかかる
- サポート体制を整えてく必要がある
- システムの操作を覚える必要がある
などの点が考えられますので、それをしっかりと解決できるように、環境を整えておきましょう。
おすすめのワークフローシステム
ワークフロー機能付きのおすすめの勤怠管理システム
kincone
kinconeとは、勤怠管理・交通費精算をICカードタッチで簡単に行える勤怠管理システムです。
即日かつ低コストでの導入が可能で、交通系ICカードの読み取りにより、勤怠管理・交通費精算ができる使い勝手の良さが魅力です。
業界を問わず国内の多くの有名企業から導入されており、ワークフロー機能も兼ね備えている便利さから高い人気を博しています。
- 月額費用:200円~
- 初期費用:0円
- 無料お試し:要お問合せ
- 導入社数:要お問合せ
Hachikin
Hachikinは、中小企業を対象に開発された業務支援システムです。
勤務管理・ワークフロー・見積もりの作成など、手間のかかる業務をわかりやすく行える操作性の高いシステムとして、高く評価されています。
特に、ワークフロー機能に優れており、承認・却下・再申請などの作業を、円滑かつ迅速に行えるようにります。
コメント機能によってコミュニケーションも取りやすいため、高い利便性によって多くの企業から高い人気を博しています。
- 月額費用:3,800円~
- 初期費用:要お問合せ
- 無料お試し:90日間
- 導入社数:要お問合せ
CLOUZA
CLOUZAは、社員の勤怠管理をスムーズに行えるシステムです。
アルバイト・テレワークスタッフの勤怠管理もリアルタイムで簡単に行えるので、あらゆる働き方にスムーズに対応できる強みのあるサービスとして人気を博しています。
別途オプション料を支払うことで、年次有給休暇管理・申請承認ワークフローなどのサービスも便利に活用することが可能です。
- 月額費用:200円~
- 初期費用:0円
- 無料お試し:30日間
- 導入社数:要お問合せ
まとめ
以上、勤怠管理におけるワークフロー、役割や効率化のポイントについて解説いたしました。
ワークフロー機能に優れた勤怠管理システムを利用することで、業務はより効率化され、企業にとって好影響をもたらしてくれるはずです。
勤怠管理に課題を感じている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。