ediとは電子データ交換システムのことです。企業間の商取引で使われるのですが、すべての企業でediを導入しているわけではありません。そのためediをよく知らない方も多いでしょう。
この記事ではediについて詳しく解説します。ediの仕組みはもちろん、導入を検討する際に役立つメリット・デメリットについてもご紹介しますので、ぜひ最後までご確認ください。
ediとは？
edi（イーディーアイ）とは Electronic Data Interchangeの略語です。おもに企業間における商取引の場面で使われる言葉で、日本語に訳すと「電子データ交換」となります。取引で必要となる受発注や請求、支払いなどのデータを、専用回線や通信回線を用いてやり取りする仕組みのことです。今まで郵送やメールで行っていた書類のやり取りが不要になるため、業務効率化につながります。
ediの仕組みと取引について
ediは企業間の商取引で必要となるデータを、専用回線や通信回線を利用して送受信する仕組みです。データを送受信するには専用のediシステムが必要になります。単なる電子データの送受信ではなく、コンピュータを使って自動化できることも特徴の1つです。ediを用いた取引のことをedi取引と呼びます。
まずはediの仕組みについて詳しく解説します。
ediの仕組み
通常、これから取引を行おうとする企業間で、全く同じシステムや帳票を使っていることは考えにくいです。ediシステムを利用することで、企業間の異なるデータをお互いのコンピュータで読み込みできるように変換し取引できる状態にします。これがediの仕組みです。
ediで変換しているおもなデータは3つです。
・文字コード
・レイアウト
・データコード
文字コードとはコンピュータの文字情報のことです。Shift_JISやUnicodeなどがあります。異なる文字コードを読み込むと文字化けしますので、ediシステムで変換して読み込めるようにします。
企業によって取引データを出力する際のレイアウトも様々です。CSV形式やXML形式など、異なったデータ形式を取り込めるように変換します。
データコードとは商品コードや取引先コードなどを指します。例えば同じ商品でも、企業によって商品コードが異なります。自社が使っているシステムで読み込めるように、データコードを変換します。
それでは次にedi取引の具体例について解説します。
edi取引の具体例
edi取引を行うためには、取引先がediを導入していないと、edi取引を行うことができません。またediシステムは様々な種類があり、すべて統一されているわけではありません。そのためedi取引をスムーズに行うために、業界によっては共通の商品コードや取引コードが用意されています。
具体例としては流通業界で利用されている「流通BMS」や、菓子業界の「e-お菓子ねっと」があります。
edi導入のメリットとデメリット
ediを導入することで、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
edi導入のメリットは？
edi導入によるメリットは以下の3つです。
・業務の効率化
・時間とコストの削減
・データ入力などの人的ミスがない
今まで手作業で行っていたデータ入力や送受信の業務を、すべてコンピュータが行いますので業務効率化につながります。データ入力やチェックにかかっていた時間や人員を減らすことができますし、用紙代などの費用も削減できます。
さらに手作業によるデータ入力作業は、どんなに確認していたとしても入力ミスが発生する可能性があります。ediではデータ入力が不要なため、書類作成業務の精度が向上します。正確な取引書類が用意できるため、取引先との信頼関係づくりに貢献できるでしょう。
知っておきたいデメリット
edi導入の前に知っておきたいデメリットは3つです。
・取引先がediを導入していても使えない場合がある
・導入にコストがかかる
・取引が少ない場合は導入コストと見合わない場合がある
edi取引を行うためには、相手先企業がediを導入している必要があります。ただし導入していたとしても互換性がないediシステムであれば連携できません。ediの導入にはコストがかかります。取引量が少ない場合や、ediを導入していない取引先が多い場合は、費用対効果が低くなる可能性があるでしょう。
ediの種類
ediには複数の種類があります。代表的な3つのediをご紹介しますので、導入を検討する際の参考にしてください。
個別edi
個別ediとは取引先ごとにルールを決めるediです。取引先に合わせて細かくルールを設定できるため、柔軟な対応が可能です。ただし受注側が発注先のルールに合わせることが多いため、受注者側の負担が大きくなります。取引先が比較的少ない企業に向いているediです。
標準edi
標準ediとはフォーマットが統一されているediです。データ交換形式や規格が標準化されているので、取引先ごとにルールを変える必要がありません。同じ標準ediを利用する企業との取引を拡大しやすい特徴があります。
業界VAN
標準ediの中には業界VANと呼ばれるediがあります。流通業界で利用されている「流通BMS」や菓子業界の「e-お菓子ねっと」は、業界VANに該当します。
Web-edi
Web-ediとはインターネット回線を使ったediです。クラウド型のシステムであるため、インターネットが利用できる環境であれば、スマートフォンやタブレットからも利用可能です。専用のediシステムを導入するのではなく、ブラウザで利用できるため低コストで導入可能です。ただし通信規格が標準化されていないため、取引先がWeb-ediを導入していても、利用できない場合があります。
ediで業務効率化
今回は企業間の商取引をスムーズにするediについて解説しました。手作業で行っていた業務をコンピュータによって自動化できることは非常に魅力的です。Web-ediの登場によりシステム面やコスト面がどのようになるのか、ediの動向に注目するとよいでしょう。
