グループウェアを導入する上でのメリットとデメリットは?

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    業務効率化を図る上で、グループウェアを導入する企業も増えていますが、今回はグループウェア導入時のメリット・デメリットをご紹介します。

    グループウェアのメリットは?

    グループウェアには、業務効率化を実現し企業価値を向上させることがメリットです。

    グループウェアのメリットは主に以下が挙げられます。

    情報やナレッジをスムーズに共有できる

    グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に広報事項の送信や、業務資料を簡単に共有することができます。

    チームや部署ごとへの送信対象も一括で選択でき、宛先を一人ずつ選択するような手間もかからなくなります。タイムライン機能を使えばコミュニケーションも取りやすいことでしょう。

    ペーパレス化で業務連絡が容易に

    ファイル共有機能を利用すれば、メンバーへ確実かつスピーディーに共有ができ、資料を紙で配布していた際の煩雑さが解消されます。

    マルチデバイス対応でどこからでもアクセスできる

    現在では、多くの製品がマルチデバイスに対応しています。

    外出先でも必要な情報を閲覧できるサービスは、在宅勤務の際にも最適です。

    web会議機能で業務効率化

    web会議機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集められるので、移動の手間や経費の削減に繋がります。

    グループウェアのデメリットは?

    部門や役職を越えたコミュニケーションが困難

    導入に費用がかかる

    無料のツールを利用するという手段もありますが、多くの機能を使いたい場合、グループウェアの導入に費用がかかります。

    自社に合う製品がないことも考えられる

    グループウェアには多くの機能が搭載されているため、選定しにくいケースもあることでしょう。

    機能を持て余してしまう可能性もありますし、使い勝手が悪いと、従業員がツール離れしてしまう恐れも考えられなくありません。

    まとめ

    グループウェアのメリットはもちろんですが、デメリットも理解したうえで導入を検討するべきです。

    導入に際して失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態の選択や、必要な機能は何かなどの把握、いわゆる事前準備を十分に行いましょう。

    是非今回の記事を参考に、自社に最適なシステムを導入してください。

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        monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

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        Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

      • グループウェア

      執筆者  STRATE編集部

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