グループウェアの活用事例とは?

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    グループウェアの活用例

    今回はチーム作業においてのグループウェア活用事例を紹介いたします。

    コミュニケーションツールとして活用する場合

    Webメール

    グループウェアでの代表的な使い方はWebメールです。

    コミュニケーションツールとしては最も広く知られているものでしょう。

    もちろん効率的な仕事を実現する上で欠かせないツールです。

    チャット・通話

    チームメンバー同士のチャットでコミュニケーションをとる会社も少なくないでしょう。

    ちょっとした確認や相談事項の際に便利です。

    また、日常でのSNSの普及により、それに似たチャットは感覚的にも好かれる傾向にあります。

    また、通話機能を活用することで、文章ではわかりづらいケースでは直接の対話で確認を行うこともできます。

    メールではなかなか返事が来ないようなケースでも、すぐに応答をもらえるのも使いやすいと点と言えるでしょう。

    オンライン会議

    会議室に集まることなく、オンライン上のルームで会議を済ませることができます。

    また会議ルーム内の中で画面の共有やチャットをすることができるツールがほとんどなので、会話と併用できるのも便利でしょう。

    会議室予約などを行う必要もなく、リモートワークの際にも最適です。

    チーム内掲示板

    チーム全体での共有事項に掲示板を使用するのも便利でしょう。

    メールだと埋もれて見過ごすケースもありますが、掲示板であれば発信力を発揮してくれます。

    ファイルやドキュメントの共有

    グループウェアでは通常、インターネット上のクラウド上などでファイルを管理するのが一般的です。

    チーム全員が使用するような共通のファイルをクラウド上にアップロードすることにより、メンバーがアクセス権を持ちさえすれば、複数人での編集も可能です。

    誰かがファイルを開いていることで自分が編集できずに仕事が進まないことも解消されるでしょう。

    スケジュール管理

    グループウェア上では、カレンダー機能を便利に活用することができます。

    チームメンバーとタイムスケジュールを共有化することで、各々の予定を組み込み把握することが可能です。

    またメンバーの空き時間を把握できれば、会議を設定する際なども便利でしょう。

    上司や同僚への相談の際には、空き時間を確認する際にも活用できます。

    事務書類の管理

    勤務表、設備予約等の書類をオンライン上で管理すれば、紛失する事態も起こりません。

    紙の書類と違って物理的な保管場所を取らないのも嬉しいポイントです。

    メンバー同士のタスク管理

    todoリストは編集をすることが多いツールです。

    紙の書類だと編集が面倒ですし、オンライン上で編集作業するのがベターでしょう。

    どの仕事が終わっているかを一目で共有できるので、効率もよくなります。

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        あらゆる業務を一元管理: monday.com

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        チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

        タスク管理の煩雑さを解消

        monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

        リモートワークの管理にも最適

        リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

        リアルタイムでのタスク管理が可能

        チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。

        操作性に優れたグループウェア: aipo

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        ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

        テレワークにおけるスケジュール管理が可能

        テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

        ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

        紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

        Excelでのスケジュール管理から脱却できる

        Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

      • グループウェア

      執筆者  STRATE編集部

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