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円滑に仕事を進めるためのツールとして使われているのがグループウェアです。グループウェアという言葉はあまり馴染みがなくても、普段から使っているという人がほとんどです。
そんなグループウェアについて、どんなものがあるのかを詳しく見ていきましょう。
グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有・コミュニケーション・スケジュール管理というような機能を持ったソフトウェアのことを指します。複数人で構成されているグループで仕事を行う場合、連絡を取ったり報告を密に行うことが重要となってきます。
グループで行うような仕事を補助し、業務効率化を図ることができるツールのことをグループウェアというのです。どんな形であれ、ほとんどの企業で導入されているツールです。具体的にどんな機能があるのでしょうか。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
グループウェアの機能一覧
グループウェアには、コミュニケーション・情報共有・業務効率化に関連する機能を持っています。具体的な機能を紹介します。
まずコミュニケーションに関する機能です。Webメール機能・チャット機能・在席離席確認機能・社内SNS機能・掲示板機能などが挙げられます。メールなどはほとんどの企業が利用している機能なので、身近なものであることがよく分かります。
続いて情報共有に関する機能です。ファイル共有機能・レポート機能・議事録作成機能・アドレス帳機能・プロジェクト管理機能などがあります。ファイル共有はインターネットが導入されている企業なら使ったことがある人も多いのではないでしょうか。実際にやり取りをしなくてもすぐに閲覧でき、編集も可能なので便利です。
業務効率化に関する機能には、ワークフロー機能・タイムカード機能・経費精算機能・施設予約機能・スケジュール管理機能などがあります。勤怠管理にタイムカードを使用している企業は多いですし、宿泊施設や美容院などにはインターネットから顧客が自ら予約ができる機能をつけているところがあります。電話をしなくても予約ができるのは顧客側にとっても便利なだけではなく、企業から見ても人の手を介さないという点でプラスの要因になることが分かります。
グループウェアには色々な機能がありますが、実際にはとても身近な機能です。業務にうまく取り入れることで、より効率化をアップさせることができるのです。
おすすめのグループウェア
グループウェアの便利な機能
身近なものにグループウェアがあることが分かり、親近感が湧くのではないでしょうか。続いて、グループウェアの便利な機能を紹介します。
ポータル画面
ポータル画面とは、登録したものに簡単にアクセスすることができる入口と言えるような画面のことです。好きなものを画面に登録できるため、掲示板・メール・スケジュールなどのよく使うものを置いて、効率を上げることができます。中には、業務システムと連携することができ、メニュー表示が可能なものもあります。
安否確認
現代は災害がいつ起きてもおかしくない時代です。グループウェアの中には、緊急時や災害時に安否確認ができる機能を持つものがあります。この機能を利用することで、災害時の全社対応はもちろん、安否確認が迅速にできるのです。
会議室予約
会議をしようと思ったら会議室が既に使用中だったということはありませんか？そこでおすすめなのが会議室予約機能です。会議室予約とは、会議室の使用状況の確認、事前に予約ができる機能です。利用状況はリアルタイムでわかるので、直接会議室に行くことなく様子を確認できます。事前に使用することがわかっている場合は予約をしておくことができ、会議室が使われていたという状況にならないのも嬉しいポイントです。
自社に必要なグループウェア機能の選び方
グループウェアは様々な機能を持っています。利用すればするほど効率も良くなりますが、導入する機能が多ければ多いほど導入コストが高くなってしまいます。そのため、自社に必要な機能のみを見極めることが重要です。
使いたい機能が搭載されているグループウェアだったとしても、使わない機能が多い、使いにくいという場合は導入コストがかかってしまうだけで上手く受け入れられないかもしれません。それに、現在使っているツールからスムーズな移行ができるかどうかも重要です。
グループウェアを正しく使いこなし、業務の効率化を目指そう
色々なグループウェアが販売されていますが、どんな素晴らしい機能を持つグループウェアでも使いこなせなければ意味がありません。自社に合うものを正しく選定し、業務の効率化を目指しましょう。
