グループウェアについてのよくある疑問

A.グループウェアとは、情報共有・コミュニケーション・スケジュール管理というような機能を持ったソフトウェアのことを指します。複数人で構成されているグループで仕事を行う場合、連絡を取ったり報告を密に行うことが重要となってきます。
グループで行うような仕事を補助し、業務効率化を図ることができるツールのことをグループウェアというのです。どんな形であれ、ほとんどの企業で導入されているツールです。具体的にどんな機能があるのでしょうか。

A.グループウェアは、コミュニケーション・情報共有・業務効率化に関連する機能を持っています。具体的な機能を紹介します。
まずコミュニケーションに関する機能です。Webメール機能・チャット機能・在席離席確認機能・社内SNS機能・掲示板機能などが挙げられます。メールなどはほとんどの企業が利用している機能なので、身近なものであることがよく分かります。
続いて情報共有に関する機能です。ファイル共有機能・レポート機能・議事録作成機能・アドレス帳機能・プロジェクト管理機能などがあります。ファイル共有はインターネットが導入されている企業なら使ったことがある人も多いのではないでしょうか。実際にやり取りをしなくてもすぐに閲覧でき、編集も可能なので便利です。
業務効率化に関する機能には、ワークフロー機能・タイムカード機能・経費精算機能・施設予約機能・スケジュール管理機能などがあります。勤怠管理にタイムカードを使用している企業は多いですし、宿泊施設や美容院などにはインターネットから顧客が自ら予約ができる機能をつけているところがあります。電話をしなくても予約ができるのは顧客側にとっても便利なだけではなく、企業から見ても人の手を介さないという点でプラスの要因になることが分かります。
グループウェアには色々な機能がありますが、実際にはとても身近な機能です。業務にうまく取り入れることで、より効率化をアップさせることができるのです。

A.身近なものにグループウェアがあることが分かり、親近感が湧くのではないでしょうか。続いて、グループウェアの便利な機能を紹介します。
【ポータル画面】
ポータル画面とは、登録したものに簡単にアクセスすることができる入口と言えるような画面のことです。好きなものを画面に登録できるため、掲示板・メール・スケジュールなどのよく使うものを置いて、効率を上げることができます。中には、業務システムと連携することができ、メニュー表示が可能なものもあります。
【安否確認】
現代は災害がいつ起きてもおかしくない時代です。グループウェアの中には、緊急時や災害時に安否確認ができる機能を持つものがあります。この機能を利用することで、災害時の全社対応はもちろん、安否確認が迅速にできるのです。
【会議室予約】
会議をしようと思ったら会議室が既に使用中だったということはありませんか？そこでおすすめなのが会議室予約機能です。会議室予約とは、会議室の使用状況の確認、事前に予約ができる機能です。利用状況はリアルタイムでわかるので、直接会議室に行くことなく様子を確認できます。事前に使用することがわかっている場合は予約をしておくことができ、会議室が使われていたという状況にならないのも嬉しいポイントです。

A.グループウェアは様々な機能を持っています。利用すればするほど効率も良くなりますが、導入する機能が多ければ多いほど導入コストが高くなってしまいます。そのため、自社に必要な機能のみを見極めることが重要です。
使いたい機能が搭載されているグループウェアだったとしても、使わない機能が多い、使いにくいという場合は導入コストがかかってしまうだけで上手く受け入れられないかもしれません。それに、現在使っているツールからスムーズな移行ができるかどうかも重要です。

A.グループウェアを導入する目的の1つに「業務の効率化」が挙げられます。業務効率化を達成するためには、社内の連絡や情報の共有を簡略化する必要があり、グループウェアが役立ちます。とくに部署の数が多く、全体の社員数も多い企業では効果が顕著に現れるでしょう。
近年では、テレワークを導入している企業も多く、社員間のコミュニケーションがオンライン上でやりとりをすることも増えています。企業にとってはオフィスの家賃削減や交通費を支給しなくて良いなどのメリットがある一方で、連携が上手くとることができない問題点も言われています。そのような悩みを解決するための機能が揃っているのがグループウェアです。

A.グループウェアを導入するメリットは主に以下の3つです。
それぞれ説明していきます。
【社内のコミュニケーションが活性化される】
従来の社内コミュニケーションツールとしては、メールが使用されてきました。しかし、同時に複数人とやりとりをする場合や、内容を他の方へ共有する手間がかかってしまいます。
グループウェアを導入することで、社内のコミュニケーションが円滑になり活性化されます。コミュニケーションが円滑な企業は社員の満足度も高まり、定着率も向上するでしょう。
【情報共有が円滑になる】
情報共有が円滑になることは、グループウェアを導入する最大のメリットです。報告書、連絡、契約書類など管理、共有しなければならないものは多いです。また、紙で管理することで破損や紛失というリスクもあります。
グループウェアを導入することで、全体の情報共有インフラが整い円滑になります。クラウド上にデータを管理していれば、権限がある方は誰でも自由に閲覧することができます。
【業務効率が高まる】
グループウェアは情報の共有以外に会議室の日程を管理するカレンダー機能やアポイントの予定などを管理することも可能です。また、ペーパーレスの推進を図ることができ、無駄なコストを削減することができます。
社外からも業務を行うことができるため、時間を有効に活用することで企業全体の生産性が向上するでしょう。

A.グループウェアの導入はメリットがある一方で、デメリットもあります。
デメリットも理解した上で導入を検討しましょう。
【導入に費用がかかる】
グループウェアを導入するためには、初期費用と運用するための費用がかかります。また、プランによっては利用できる機能が限られるため、計画的に導入することを推奨します。
また、契約年数に制限があり、導入後すぐに解約できない可能性もあるため、注意が必要です。
【使用方法が浸透しない】
グループウェアを導入することで、社内の体制が大きく変わる可能性があります。そのため、全員に使用方法が浸透せず、トラブルが発生することもあります。ITツールの使用に慣れていない方へ使用方法をレクチャーする研修などを設けて対策が必要でしょう。

A.グループウェアを活用するコツは無料トライアルや低価格のプランから導入することです。初期費用や運用のコストがかかるため、不要な機能を契約してしまったり、社内に浸透しなかった場合のことも考えましょう。
各社様々なグループウェアを提供しているため、社内の課題を明確にし解決できるグループウェアを選んでください。

A.そもそもグループウェアとは、企業内などの組織の中で情報の共有やコミュニケーションを円滑にして、業務をより効率よくするためのソフトウェアです。例えば、メールやファイル共有機能などもグループウェアに当てはまります。
グループウェアを導入することで長時間労働を防止できたり、生産性の向上が期待できるということで、グループウェアを導入する企業がどんどん増えてきています。都会の大きな企業だけではなく、地方の中小企業にも人気が集まっています。

A.それでは、実際にグループウェアの選び方について見ていきましょう。まず大切なことは、自社の求める要件に合っているかどうかです。リモートワークの推進、情報共有の円滑化、コミュニケーションの発展など、グループウェアを導入する理由には様々なものがあります。ですが、どの理由でも同じグループウェアがいいとは限りません。目的に応じてグループウェアを選択するようにしましょう。
続いてランニングコストです。グループウェアは導入してすぐに結果を出せるわけではありません。長期的な利用を経て効果を発揮するものなので、使い続けられるかどうかも重要なポイントなのです。使い続けるということは、それだけコストもかかるということになります。コストが負担になって使い続けられなければ意味がありません。月額でどれくらいランニングコストが必要になるのか、比較やシュミレーションが大切です。
パソコンだけではなく、場所を選ばずに進捗状況などを確認したいという場合は、スマートフォンに対応しているかどうかも重視すべきポイントです。若い世代では、パソコンよりもスマホの方が使い慣れているという人が多い現実もあるので、グループウェアがスマホに対応しているだけでより使用率を上げることができます。

A.グループウェアは販売されている種類が多い分、注意しなければならないこともあります。まずは既に使用しているツールとの連携です。業務全てに関わるツールであるため、スムーズな連携が必須なのです。連携方法はもちろんですが、自社だけでできるのかどうか、連携することでグループウェアでの作業をどこまでできるようになるのかを確認しておきましょう。
続いては、サポート体制が整っているかどうかも重要です。初めてグループウェアを導入するという場合は、全ての段階で疑問が生じます。そのため、疑問点をすぐに解決できる環境が必要ということになります。電話・メール・チャットなど、色々な方法で問い合わせができると便利です。サービスによっては、初期設定や保守・運用、機能追加や変更などそれぞれ専門のサポートを受けられる場合もあります。自社にはどんなサポートが必要なのかを明確にしましょう。
グループウェアにはプロジェクトの情報や個人情報など、重要な情報が管理されています。情報の漏洩を防ぐためにも、セキュリティ対策もグループウェア選びの重要な要素の1つです。オンラインのサーバー上で管理されるクラウド型も最近はセキュリティ対策がしっかりされていますが、もっと強いセキュリティを望むなら、社内にサーバーを持つオンプレミス型のものを選ぶという方法もあります。