出張件数が多い企業では、管理側にかかる負担は大きく、出張者データのとりまとめに時間がかかったり、出張経費が膨大なものとなってしまったという課題もよく聞かれます。
これらの課題を解消するには出張管理システムの導入がおすすめです。
Travel Managerは、出張に関するあらゆる機能を1つのシステムで実現できるとして注目されています。
本記事では、Travel Managerの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。
Travel Managerとは
Travel Managerとは、株式会社IACEトラベルが運営しているクラウド出張管理システムです。
出張管理における課題を解消して、工数削減や内部統制を1つのシステムで実現することができます。
出張稟議から経費精算までが1つのシステムで完結できるため、複数のツールを導入する手間やコストを削減できる点も優れています。
Travel Managerのおすすめポイント
出張者のデータを一元管理
出張者ごとにホテルの手配先が異なり、管理が煩雑化しているという場合でも、Travel Managerなら安心です。
航空券や宿泊の手配先がバラバラでもTravel Manager(トラベルマネージャー)なら旅程や費用をまるっと管理ができます。登録した旅程データは、そのまま出張稟議申請や経費精算・出張報告まで活用できるので無駄なく管理が可能に。
複数のワークフローの管理も、複雑な申請経路の確認も、Travel Managerならもう必要ありません。
最新の旅程と照合ができる
Travel Managerには、危機管理機能が搭載されており、GPSによって出張者の現在位置を把握することが可能です。
災害情報の通知や安否確認が迅速にできることで、出張における安全管理の強化につながります。
実際に出張者がいる場所をリアルタイムに把握できるため、事前に登録されたデータと出張者が実際にいる場所とに違いがあった場合でも、無駄な工数を発生させることなく安否確認を行うことができます。
経費削減が可能
移動や宿泊先などの手配先が出張者により異なり、支払先が複数になってしまうことで、費用データが分散し、どこから経費削減すればよいかわからなくなってしまうというケースがあります。
Travel Managerは、複数の手配先であっても、出張旅程や費用のデータを一元管理することができるため、どこから削減すればよいかが一目で判断でき、迅速な削減施策を始めることができます。
安心のサポート体制
海外出張などでは、日本との時差によって万が一のトラブル時にも迅速なサポートを受けられないという難点があります。
Travel Managerでは、24時間365日のサポートを提供しており、世界中のどこからでも経験豊富な専任オペレーターに相談することができるため、安心です。
Travel Managerの主要な機能
Travel Managerに搭載されている主な機能を紹介します。
旅程データ管理
- 旅程管理機能：登録した旅程データは、そのまま出張稟議申請や経費精算・出張報告まで活用できる
- 社内規定適合確認：予め設定した企業ごとの出張規定と手配した内容を自動照合
- 海外情報配信：出張者ごとに安全情報や最新の出入国情報を配信
- スケジュール管理：入力した情報はいつでもアプリで確認可能
稟議申請
- 事前申請：手配前でも概算・予定の行程を登録して出張申請が可能
- 出張報告：旅程データに日々の出張メモができ、出張終了後には出張報告書としてまとめることができる
- 立替精算申請：レシートの撮影など簡単操作で申請が可能
危機管理
- 出張者位置情報取得：スマホアプリでGPSデータを取得
- 安否確認機能：有事発生時には対象国への対象者リストを即時に作成し、安否確認を出張者のアプリへ一斉通知
経費精算
- 電子帳簿保存法対応：電子帳簿保存法に対応した経費精算
- 経費立替金データ作成：経費精算データをCSVでダウンロード
上記以外にコンサルティングサービスなども提供しています。
Travel Managerの料金·価格
Travel Managerの料金体系は以下の通りです。
- シンプルコース：初期費用110,000円/月額33,000円〜
- スタンダードコース：初期費用165,000円/月額55,000円〜
いずれのプランも海外従量課金として、海外出張者1名につき3,
また、プランごとの機能比較は以下の通りです。
| 機能名 | シンプルコース | スタンダードコース |
| 出張稟議 | ◯ | ◯ |
| 出入国情報 | ◯ | ◯ |
| サポートデスク（24/365） | ◯ | ◯ |
| 安否確認 | ◯ | ◯ |
| 出張報告 | ◯ | ◯ |
| 立替金精算 | – | ◯ |
| 領収書電子化保存 | – | ◯ |
料金プランの詳細については、資料ダウンロードをお願いします。
※価格情報は2022年11月時点のもの
Travel Manager利用までの流れ
Travel Manager利用までの流れは以下の通りです。
- 資料請求・問い合わせ
- 運用ヒアリング・提案
- 契約
- 運用説明
- 利用開始
Travel Managerの詳細について
Travel Managerについて、おすすめのポイントや料金などを紹介させていただきました。
出張者が多く、旅程の管理が煩雑化している、出張時の安全確認に不安があるといった出張に関する幅広い課題をTravel Managerで解消することができます。
サービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
