企業との取引が増えるほどに契約書の管理も煩雑になり、目的の契約書を探すのに手間がかかったり、更新期限を見落としてしまうといった課題が生じます。
これらの課題を解消するには契約書管理システムの導入がおすすめです。
OPTiM Contractは、契約書管理に関する課題を解消して、管理コストやリスクを削減できるとして注目されています。
本記事では、OPTiM Contractの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください。
OPTiM Contractとは
OPTiM Contractとは、株式会社オプティムが提供している契約書管理システムです。
初期費用が掛からず低額から利用でき、電子帳簿保存法に対応した形式での電子契約を保管することができます。
AIを搭載しており、契約書ごとの契約期間を取得して、更新期限が迫る前に自動で通知してくれるため、「契約書の終了や更新の管理ができない」といった課題を解消することが可能となります。
OPTiM Contractの機能
- 契約書本文から検索できる
- 関連契約書を紐付け可能
- 契約期限アラートを設定で切る
- 関連資料の添付が可能
- アクセス権限による管理が可能
- 操作権限の管理も可能
- AI解析精度によるカスタマイズが実現
OPTiM Contractのおすすめポイント
作業時間・コストを大幅に削減
OPTiM Contractはその高い導入効果が魅力的です。
契約書管理を効率化する豊富な機能で、紙やExcelで契約書を管理していた際に比べて、作業時間を95%削減、年間でおよそ725時間の削減効果が期待できます。
また、紙・Excelの時にかかっていた業務費用の約65%を削減、およそ135万円ほどのコスト削減を実現します。
契約書管理にかかる手間を効率化
OPTiM Contractは、AIによる管理台帳の自動作成ができるため、これまで手作業で行なっていた台帳記入業務を大きく効率化することが可能となります。
契約書をアップロードするだけで、契約書名や取引先企業名、取引金額などをAIが抽出して自動で管理台帳を作成してくれるため、複雑な操作は必要ありません。
また、契約書の終了日が近づくと契約担当者と契約書を保管するグループの管理者に対して、自動でメール通知してくれるため、更新などの見落としを防ぐことができます。
OCRによるテキスト化が可能
OPTiM ContractにはOCRが搭載されており、スキャンした契約書のテキストデータ化が可能です。
OCRは、手動でデータ化する手間を効率化することができる反面、文字の読み取り精度や対応している形式に制限があり、契約書によってはテキストデータ化が難しい場合があります。
OPTiM Contractでは、埋め込み文字のない画像形式のPDFでもテキストデータ化、スキャン時に傾いた契約書データでも項目の抽出が可能です。
また、手書きやゴム印のフォントがシステムフォントと混在している場合でも読み取ることができます。
過去の契約内容を手軽に検索
新規で契約を締結する際に、過去の契約書を参考にしたい場面も多いでしょう。そのような際に、紙の契約書では必要な契約書を探すのに大きな手間と時間が発生します。
OPTiM Contractでは、過去の契約書でも、契約書の本文に対して検索できるため、タイトルが思い出せない場合でも迅速に契約書を見つけ出すことができます。
関連書類同士を紐付けて効率化
OPTiM Contractは、稟議情報やシステム構成図など、関連書類を紐づけ管理することができます。
契約書1件に、最大10ファイルまでを保管することが可能です。
OPTiM Contract導入の流れ
OPTiM Contractの導入方法は、無料トライアルと有料プランでフローが少し異なります。
無料トライアルの場合、導入企業自身でOPTiM IDを発行して、サービスを利用開始します。
有料プランの場合、OPTiM IDを発行後にWeb Storeにログインし、クレジットカード決済でプランを購入する流れとなります。
請求書払いの場合は、問い合わせ後に利用申込書がメール送付されるため、サインをした後、OPTiM Contractのアカウントを発行、サービスを利用開始することができます。
電子帳簿保存法に対応
OPTiM Contractは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）から「電子取引ソフト法的要件認証」のJIIMA認証を取得しています。
そのため、改正電子帳簿保存法（電帳法）に則った国税関係書類の電子取引データの保管に対応しており、電帳法対応の要件を満たした状態で、手間なくサービスを利用することができます。
OPTiM Contractの料金·価格
OPTiM Contractでは、無料トライアルを含めた4つのプランを提供しています。
| プラン名 | 無料トライアル | スターター | ビジネス | エンタープライズ |
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 無料 | 要問い合わせ |
| 月額費用（税抜き） | 0円 | 9,980円 | 49,800円 | 要問い合わせ |
| 同時利用制限数 | 1 | 1 | 5 | 6〜 |
| アップロードファイル上限数/月 | 5 | 10 | 100 | 101〜 |
| ユーザー作成上限数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ファイル容量制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| ファイル保存期間 | ファイル登録日から6ヶ月 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
また、解析数を追加するオプションもあり、こちらは1ファイルにつき200円、1,000ファイル単位で任意で利用できます。
※価格情報は2023年1月時点のもの
類似サービスとの比較
| 月額費用 | 初期費用 | 無料お試し | 特徴 | |
| OPTiM Contract | 無料 | 9,980円〜 | あり | ・OCRでテキスト化 |
| LegalForceキャビネ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・契約書の基本情報を自動で抽出･登録可能 |
| hubble | 60,000円 | 要問い合わせ | あり | ・契約書関連のコミュニケーションを可視化 |
電子契約サービスと連携
OPTiM Contractは、以下の電子契約サービスと連携しており、締結済みの契約書を簡単にアップロードして管理することができます。
- Adobe Sign
- CLOUD SIGN
- GMOサイン
- WAN-Sign
- DocuSign
※別途電子契約サービスの契約が必要
よくある質問
管理できるデータの容量に制限はありますか?
データ容量の制限は一切ございません。
紙で管理している契約書も管理できますか?
紙媒体でも電子データや電子契約同様に管理することができます。AI解析にも対応しております。
どのようなファイル形式でアップロードできますか?
Word形式とPDF形式のファイルをアップロードすることができます。
どのようなセキュリティ対策を行なっていますか?
SSL証明書による暗号化通信、RDSによるDBの暗号化、第三者機関による脆弱性回避の認証取得などを実施しています。
推奨利用環境について教えてください。
Windows・Macについて対応しており、Webブラウザで作動します。
最新版のGoogle Chromeでの利用を推奨しています。
OPTiM Contractの詳細について
OPTiM Contractについて、おすすめのポイントや導入方法などを紹介させていただきました。
契約書の数が増えるほどに紙やExcelでの契約書管理は煩雑化し、更新の見落としなど、思わぬミスが発生してしまうものです。
OPTiM Contractであれば、電子帳簿保存法の要件を満たした上で契約書の保管ができ、AIによる自動通知で期限の見落としなどのミスも防止できます。
サービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
