契約書管理をより手軽に

鈴与の契約書管理システムとは、鈴与株式会社が運営しているクラウド型の契約書管理システムです。

Web上で契約情報の確認や、PDFなどのデータ登録、期日管理などが可能で、システム上から手軽に契約書情報を検索することができるようになります。

紙の契約書の原本やPDFデータはもちろん、電子契約で締結された契約書を含めた契約業務に関する全ての情報を一元管理することが可能です。

「電子と紙の契約書を併用管理する手間が発生している」、「失効した契約書をいつまでも保有している」、「担当部署などによって契約書保有者がバラバラで、情報が散在して管理ができていない」といった課題を感じている方におすすめとなっています。

鈴与の契約書管理システムが選ばれる理由

簡単操作で手間を削減

鈴与の契約書管理システムは、直感的に操作することが可能で、わかりやすい画面で利用できるため、マニュアル不要なシステムとなっています。

また、セキュリティ体制の整った自社センターでの原本保管も可能であり、システムが原本に連動するため、取寄せや再預入、廃棄といった指示をシステム上から行うことが可能です。

閲覧・編集等の権限設定機能、失効管理機能、操作履歴照会機能など豊富な機能が搭載されているため、担当者の負担が大幅に軽減されます。

オペレーション代行が可能

鈴与では、台帳データ、PDFデータの作成代行に豊富な実績があり、精度の高いデータを短納期で作成してくれるため、忙しくて契約台帳やPDFをつくる時間がないという方でも安心です。

台帳データは、契約書の基本的な項目だけでなく、利用者が個別に管理したい項目を自由に設定し作成することが可能です。

情報の一元管理による情報検索の効率化を実現

鈴与の契約書管理システムは、原本と台帳データ、PDFの3点を紐づけて一元管理することで、契約情報の散在を防ぎ、適切な契約管理体制を実現します。

煩雑になりがちな、契約の有効・失効管理、原契約と関連契約の紐づけ管理が可能となり、管理の漏れを防止します。

お知らせメールで更新漏れを防止

契約の更新期限が近づいた際に、登録しておいたメールアドレス宛に更新期日をお知らせすることができる機能が搭載されているため、更新漏れを防止することが可能です。

お知らせメールは、更新予告期日を設定することで、「予告メール」と「警告メール」として任意の日数を遡った日に、メールで通知を行うことができます。

契約書ごとに自由に日数や通知先のメールアドレスを設定できる等、きめ細かな管理ができるところがポイントです。