契約業務の効率化やペーパーレスによるコスト削減を目的として、契約書の管理サービスを導入するケースが増えています。
しかし、様々なベンダーから契約書の管理サービスが登場していることもあり、どのようなサービスが自社にマッチするのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
Contract Oneは、紙と電子の契約書を正確にデータベース化し、全社で活用することでビジネスを強くする契約DXサービスです。アナログな業務をデジタル化し、多様な働き方を実現できます。
本記事では、Contract Oneの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください
Contract Oneとは
Contract Oneとは、Sansan株式会社が提供している契約DXサービスです。
Sansanのテクノロジーとオペレーションを用いて全ての契約書を正確にデータ化し、契約データベースを構築します。
契約内容の横断的な検索や契約期限の管理、契約書の関連付けが可能になることで契約情報をタイムリーに参照でき、類似の契約を確認して契約内容を最適化したり、スピーディーな契約締結を実現します。
また、紙の契約書の締結に必要な印刷・製本、発送、受け取りなどの作業は、すべてContract Oneが代行します。
契約締結から管理・活用までContract One上で行うことで、契約書の紛失や破損を回避できるだけでなく、契約業務の効率化、契約情報の活用を実現できるとして、業種や企業規模を問わず様々な企業から導入されている実績があります。
既に電子契約サービスを導入している場合も、混在する紙の契約書と電子契約書を一元管理できることから、おすすめのサービスとなっています。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
Contract Oneのおすすめポイント
全ての契約書をデータ化し、契約データベースを構築
Contract Oneは、クラウド上に契約データベースを構築して、あらゆる契約書を一元管理することが可能です。
Sansanが培ってきたAIと人力を組み合わせた独自のテクノロジーにより、これから取り交わす契約書と過去に交わした契約書の両方を正確にデータ化し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で電子保存します。
拠点や部門を問わず契約情報を共有できるようになり、社内のあらゆる取引を可視化します。
横断的な契約情報の管理により、リスクマネジメント体制を強化
契約書を横断的に管理できることにより、リスクマネジメント体制を強化します。
契約期間満了が近づくと通知が送られるため、再契約忘れを防止することができ、また世の中の変化を踏まえて契約内容を見直す機会をつくります。
今後は、営業DXサービス「Sansan」との連携により、契約締結前に必要なリスクチェックも行えるようになります。
全社で契約情報を活用できる環境を構築、組織全体の生産性を向上
法務部門の負担を軽くするだけでなく、全社の業務効率を向上させます。
全社員が契約書の検索を行えるようにすることで、さまざまな部門が契約情報を活用できるようになります。
また、紙の契約書に触れることなく、印刷・製本や押印といったアナログな作業をオンラインで完結できます。
Contract Oneの主要な機能
Contract Oneに搭載されている主な機能を紹介します。
- 印刷・製本代行
- 押印・印紙の貼付を代行
- 契約書の送付と受領
- ステータス管理
- 外部サービス連携
- スキャン代行
- 契約書のデータ化
- 契約内容の検索
- 契約期限の管理
- 契約書の関連付け
- 契約書原本の保管
機能の詳細については、資料をダウンロードの上、ご確認ください。
Contract Oneの料金·価格
Contract Oneは、初期費用と月額料金が発生する料金構成となっています。
詳細な料金については、導入企業の状況をヒアリングした上で最適な見積もりを提案してもらうことができるため、まずはSansanへお問い合わせください。
Contract Oneの評判・口コミ
Contract Oneのいい評判･口コミ
Contract Oneでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
Contract Oneの良い口コミ･評判
・あらゆる紙の契約書関連の業務をオンライン化可能。
・期日管理も契約書登録時に自動で行ってくれる上、リマインド機能もあるのでわざわざ確認作業をする手間が減った。
・契約書を電子管理できるところがメリットである。
紙の契約書のオンライン化が可能で、期日管理も自動で行われるため手間が減ります。さらに、電子管理ができるので便利です。素晴らしいサービスだと思います。
詳細は、資料ダウンロードをお願いします。
Contract Oneのその他評判･口コミ
Contract Oneでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
Contract Oneのその他口コミ･評判
・サービス導入に伴い、業務フローの変更が必要になる場合がある点には注意が必要。
・中長期的に見れば導入するメリットは大きいが、導入に伴う業務フローの変更に工数がかかる場合がある。
・マニュアルが少し分かりにくい感じがある。
サービス導入に伴う業務フロー変更は注意が必要ですが、中長期的には導入メリットが大きいです。ただ、工数がかかる場合もあります。また、マニュアルが分かりにくいとの口コミもあるため、導入前にしっかりと調べることが重要です。
Contract Oneを導入した結果は？
Contract Oneを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
Contract Oneを導入した結果に関する評判・口コミ
・業種問わず様々な企業で契約業務のDXを推進することができる
・オンラインになり、テレワークでも契約業務を進められるので、以前よりも効率よく休みを設けることもできている。
・電子管理することで体系的に整理ができて多くある契約書を探しやすくなりました。
業種を問わず、契約業務のDXを推進している企業が増えているようです。オンライン化により、テレワークでも効率よく契約業務を進めることができ、休みも取りやすくなっています。また、電子管理により、契約書の整理がしやすくなりました。多くの企業で導入されているため、評判はとても良好です。
Contract Oneの改善希望ポイントは？
Contract Oneに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
Contract Oneで改善して欲しいポイント
・検索機能の充実を改善してほしい
・サポートをもっと強化してほしい
・マニュアルをわかりやすくしてほしい。
サポート強化は、トラブルが生じた場合に迅速かつ適切な対応を望む声が多くあります。マニュアルのわかりやすさは、初心者でも簡単に操作方法を理解できるようにするために望まれます。これらの改善によって、ユーザー満足度が向上することが期待されます。
詳細は、資料ダウンロードをお願いします。
Contract OneはAI搭載？
Contract Oneは、AIを搭載しています。マイクロソフト社が提供するAzure OpenAI Serviceを活用し、サービスの価値向上を目指しています。AI搭載機能について、詳しくご紹介します。
Contract OneのAI搭載機能とは？
Contact OneのAI搭載機能は、「AI要約機能」が主な特徴となっています。この機能は、専門的で難しい文言を分かりやすい表現に変更しながら契約書を要約します。また、紙の契約書をクラウド上で受領し、AI-OCR（光学文字認識）でデータ化し、電子的に保存する機能もあります。
Contract OneのAI搭載機能はどのように活用できる？
AI要約機能は、契約書の内容を簡潔に要約し、理解しやすくするために活用できます。これにより、法務担当者だけでなく、誰もが簡単に契約情報を把握することが可能になります。
今後の展望と課題
Contact OneのAI搭載機能に限らずですが、AIは専門的な表現や文脈の理解が十分でない場合、回答に誤解を生む可能性もあります。そのため、今後はAIの精度向上と人的労力が求められます。また、AIによる自動要約が法的な問題を引き起こす可能性もあるため、その対策も必要となるでしょう。
Contract Oneの競合サービス
契約書管理の一環としてAIを活用した機能を提供する企業は多くあり、国内外から様々な競合サービスが存在しています。どんなサービスが競合として存在するのか、差別ポイント等を解説していきます。
主要な競合サービス
国内では、BrainPadの「AI契約チェック」やフルスピードの「JustInCase」などがContract Oneの競合となりえます。これらのサービスもAIを活用して契約書のリスクを自動で検出したり、契約書の要約を生成したりする機能を持っています。また、国外では米DocuSignやAdobe社のAdobe Signなどの電子契約サービスが競合となります。
競合サービスとの比較
競合サービスと比較して、Contract OneはSansanが有するビジネスパーソン向けのサービス群との連携が強みとなっています。また、国内の競合サービスに比べて、Contract OneはマイクロソフトのAI技術を採用しており、その精度が高いと評価されています。
Contract Oneとの差別化ポイント
Contract OneはSansanとの連携により、ユーザーはSansanのビジネスカード管理や名刺データ活用機能などと一体化した業務フローを実現することができます。これらの要素により、Contract Oneは競合サービスから一線を画しています。
Contract Oneの導入事例
Conatact Oneは様々な企業に導入されています。システムを導入したことで業務効率化した事例についていくつか紹介していきます。
日テレ・テクニカル・リソーシズの事例
株式会社日テレ・テクニカル・リソーシズでは、年間約800件の契約書を紙と電子混在状態で処理しており、その複雑な管理・活用に課題がありました。そこでContact Oneを導入し、クラウド上での一元管理が可能となり、業務の効率化を達成しています。また、また、所在がばらついていた契約書の全社的な活用も可能になり、業務削減と事業加速に一躍買っているとのことです。また、電子帳簿保存法対応も同時にできることも今後実現可能としてすすめられているそうです。
オリエントコーポレーションの事例
株式会社オリエントコーポレーション（オリコ）の導入事例では、紙の契約書をデジタル化し、クラウド上で一元管理することで業務の効率化を実現しました。これまでオリコは500以上の提携金融機関と紙で契約を締結し保管・管理しており、契約書や覚書を探すことが大きな負担となっていました。今回の導入により、アナログな作業を削減し、正確な契約情報を素早く確認できる環境を構築し、業務負担の軽減と契約情報の円滑な活用を可能としました。
株式会社ウェザーニューズの事例
株式会社ウェザーニューズ（https://jp.weathernews.com/）の事例では、特定の期間に集中する公共団体との契約更新における紙の契約書の回付や押印作業などのアナログな業務が効率化された実績があります。コロナ禍でリモートワークが増え、デジタル庁の重点項目に契約分野が挙げられていましたが、紙の契約書が残っていることで業務の効率化が進んでおらず、契約管理が複雑化している問題がありました。そこでContract Oneを導入し、紙の契約書に関する作業を効率化し、紙の情報を電子データ化して一元管理することで業務の効率化とリスク管理を図ることが可能となりました。
よくある質問
どのような企業に向けたサービスですか？
大規模から中小規模の企業まで、企業規模を問わず利用できるサービスです。電子契約を締結する電子契約サービスを利用している場合は、サービスを連携させることができます。
申し込みから利用開始まで、どのくらいかかりますか？
最短1営業日で利用を開始できます。また、専任のコンサルタントが導入支援を行います。
どのような契約書類を管理できますか？
基本契約書から秘密保持契約書、覚書など、さまざまな種類の契約書をデータ化して一元管理することができます。そのほか、付属書類や注文書などについても対応しています。詳しくはお問い合わせください。
過去に取り交わした契約書もデータ化できますか？
はい、データ化できます。保管されている紙の契約書は、サービスの導入時に原本を預かり、スキャンを代行します。電子契約書については、お客様が保管されているデータをContract Oneにアップロードすることで、データ化が行われます。なお、データ化された契約書は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たした形式で電子保存されます。
他のサービスと連携できますか？
Contract Oneは、電子契約を締結する電子契約サービスと連携できるほか、今後は営業DXサービス「Sansan」との連携も予定しています。
電子帳簿保存法には対応していますか？
はい、対応しています。電子帳簿保存法で定められた要件を満たすためには、「真実性」と「可視性」を確保することが必要となります。Contract Oneは、契約書類の内容を「訂正削除できないシステム」であり、取引年月日・取引金額・取引先を正確にデータ化するため、「真実性」と「可視性」を確保する点で要件を満たしています。その他の電子帳簿保存法で定められた要件についても同様に満たしており、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）に電帳法の法的要件を満たしたソフトウエアとして認証されています。詳しくはお問い合わせください。
セキュリティーについて教えてください。
Sansan株式会社が提供する営業DXサービス「Sansan」と同等の高度なセキュリティー対策（暗号化やPMSの構築など）を行っています。
Contract Oneの詳細について
Contract Oneについて、おすすめのポイントや機能などを紹介させていただきました。
紙や電子の契約書が混在していることで、契約書管理が煩雑化し、アナログ作業にも対応しなければいけない状況が担当者の負担を大きなものとしています。
Contract Oneは、アナログだった契約業務のDXを通じて、さまざまな経営課題を解決し、ビジネスを強くします。
Contract Oneのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
