- 月額費用
- 1,100円〜
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 無料お試し
- 30日間
- 導入社数
- 100万社以上
社内の様々な業務を効率化ツールを導入することでペーパーレス化、効率化の実現に成功している企業が増えています。
ペーパーレス化したい業務で代表的なものと言えば、署名や押印が必要な契約業務関連ではないでしょうか。
法的な効力を求められる契約·承認業務だからこそペーパーレス化は難しいと考える企業経営者の方も少なくないと思いますが、昨今では電子契約·電子署名サービスを活用することによってこの課題を解消することが可能なのです。
今回はそんな電子契約·電子署名サービスの中からDocuSign(ドキュサイン)というサービスをご紹介させていただきます。
DocuSignとは
DocuSignとは世界180ヶ国以上で導入されている電子契約·電子署名サービスです。
日本ではドキュサイン·ジャパンによってサービスが提供されています。
クラウド型のサービスなので、ネット環境さえあれば時間や場所に捉われず契約業務ができ、昨今の新型コロナウイルス対策から今では定着しつつあるテレワークのような在宅勤務においても手軽に契約業務の実現が可能になるサービスです。
おすすめの類似電子契約システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
DocuSignの機能·特徴
契約業務の効率化が可能
DocuSignの電子署名はマルチデバイスに対応しているのであらゆる環境下での契約業務を実現してくれます。
紙での署名と違い、データ化による契約が可能なので在宅勤務のようなオフィス外での勤務時にも電子文書への署名、捺印が可能です。
契約にかかる時間も1日以内に完了できるものがほとんどなので契約書を郵送して送り返してもらっていたという企業にとっては圧倒的な時間の短縮が実現できます。
電子化によるペーパーレス化で紙代や郵送費、印紙代を節約できるので年間を通して大きなコストカットができるというのも特徴になります。
Salesforceとの連携で更に効率化
SalesforceネイティブアプリケーションであるDocuSign GenをインストールすることでSalesforceの中で契約文書の準備から捺印·署名、保存までのプロセスを行うことができます。
合意文書·契約文書は顧客情報や製品情報などを正確に反映してWord形式かPDF形式で作成することができるので、必要があれば紙に印刷することもできます。
クリックだけでテンプレートの作成ができるのでよく使う契約形式があれば、予めテンプレートを作成しておくことで契約書作成の時間を大きく削減することが可能です。DocuSign Genは30日間の無料トライアルができるのでまずは試験的な運用も可能です。
強固なセキュリティ体制
電子署名·電子契約サービスにおいて非常に重要なのがセキュリティ体制です。
紙での契約書も紛失や盗難の心配はありますが、電子データでの契約書はサイバー攻撃による情報漏洩が懸念されます。
世界中で利用されているDocuSignであればその点の心配はいりません。
情報セキュリティにおける国際規格であるISO 27001:2013を取得しており、その他にも運用、セキュリティ対策の証明としてSSAE16(Type1とType2)を取得するなど国際的なセキュリティ基準に対応しています。
DocuSignの料金·価格
DocuSignは電子文書に署名をするだけであれば無料で利用することができます。それ以上の機能を望む場合は、3つの料金プランから条件にあったものを選ぶ必要があります。
Personalプランは年間契約の場合月額1,100円、Standardプランは年間契約の場合月額2,800円、Business Proプランは年間契約の場合月額4,400円になります。いずれもユーザーあたりの金額となります。それ以上の機能を有したプランもありますがこちらはお問い合わせが必要です。
2022年12月現在/詳細は公式サイトを確認
DocuSignの使い方
文書の送信方法(送信側の使い方)
電子署名で文書を送信する方法、送信側の使い方は非常に簡単で、以下の方法で完結します。
- 電子署名を施す書類を用意する
- 開始ボタンをクリックして文書をアップロードする(ドラッグ&ドロップの操作でも可能)
- 文書の追加を確認して次に進む
- 受信側の氏名やメールアドレスなどの情報を入力
- 署名欄に送るメールのタイトルと内容を入力する
- 文書に入力して欲しい項目を追加する(リストからドロップ操作で可能)
- 送信ボタンを押せば完了
受け取った文書に電子署名をする方法(受信側の使い方)
受信側の使い方としては以下の通りです。
- 通知メールを受け取る
- メールに記載されたリンクをクリック
- アクセスコードが設定されている場合は送信者側に要確認
- 電子文書の内容を確認後、問題がなければ開始ボタンをクリック
- 必要な部分に署名と捺印を行う
- 入力漏れがないかを確認したら完了ボタンをクリック
- 必要があればDocuSign上で文書の保存をして完了
DocuSignの強み
多言語に対応
DocuSignの強みは多言語に対応している点にあります。
海外で広く利用されているサービスなので、2022年12月の時点で44言語で署名が可能で14言語での送信ができます。
電子署名サービスは国内産のものも多くリリースされていますが多言語対応しているものは意外と少なく、海外拠点がある企業やグローバルな取引を行っている企業にとっては活用できないといったケースもありました。
DocuSignであれば英語や中国語はもちろん、ポルトガル語やドイツ語など非常に幅広い言語に対応することが可能です。
高可用性を実現
DocuSignでは、セキュリティとコンプライアンスの強化を最優先事項として捉え、常に安定した稼動ができるようにたゆまぬ努力を続けています。
その結果、稼働率は99.99%、メンテナンスによるダウンタイムはゼロという実績を達成しており、いつでも安心して利用することができます。
豊富なアプリケーションと簡単かつ安全に統合できる
DocuSignで事前構築されたインテグレーションの数は実に400以上。
SalesforceやSAP、Microsoft、Googleをはじめとした幅広い種類のアプリケーションと簡単かつ安全に統合することが可能です。
利用企業からの評判·口コミ
契約業務の効率化に成功
“以前は契約業務が煩雑になってしまいプロセスを確認するのが困難な状況になってしまうこともありました。DocuSignを導入してからは契約業務のプロセスがデジタル化できたことで業務オペレーションを効率化することができましたね。”(Sansan株式会社様)
契約プロセスの高速化が実現
“グループ企業間の契約業務はプロセスが煩雑になりがちでプロセス完了までに時間がかかっていました。DocuSignを導入してからは電子化による時間と場所を選ばない契約業務を確立できたので業務がスピーディーになりました。”(オリンパス株式会社様)
SNSでの評判·口コミ
電子署名、ずっと使っていた国産のクラウドサインから米国企業のDocusignに変えてみました
— やこち（行政書士） (@yasutabi) August 3, 2020
お値段が手頃かつどんなデバイスからでも手書き署名がいけるところに魅力を感じてみた〜
試してみたけどいい感じ
DocuWorksって使い勝手悪くて不評だけど、DocuSignは中々良いと思う。受け取る側をちゃんと考えて作られてる。三文判のデザインを選べるのはちょっと笑っちゃったけど。
— rinrin88 (@rinrin8817) July 30, 2020
DocuSignのいい評判･口コミ
DocuSignでは、以下のような良い口コミ･評判がありました。
・紙の文書を管理するよりも高いセキュリティを確保できる。
・UIがわかりやすいので、初めて触れる場合でも使いやすい。
・メールが届いたデバイス上でサインまで完了できるのでシンプル。
契約書に代表される署名が必要な文書のペーパーレス化が可能です。
管理するうえでのセキュリティが向上するだけでなく、文書の作成や承認においてかなりの工数を省くこともできます。
紙の文書での管理は人的エラーも含めて事故が起こりやすいので、業務改善に併せてセキュリティの見直しが図れる点が魅力です。
承認作業や契約業務をスムーズに行えそうです。
DocuSignのその他評判･口コミ
DocuSignでは、その他に、以下のような口コミ･評判がありました。
DocuSignのその他口コミ･評判
・電子契約に慣れていないと、かえって手間に感じる場合がある。
・マニュアルや機能説明の一部が英語表記のみなので理解しづらい。
・スマホ画面だと署名部分の範囲が狭いので署名しづらい。
慣れていない人にとって、電子契約はハードルが高いと感じる人が多そうです。
海外製のツールであることに起因する、マニュアル等が一部英語表記なのも気になります。
電子契約へのハードルを感じる人にとっては不安材料になりますよね。
承認作業を手元のスマホで行う場合を考慮すると、署名のしにくさはストレスを感じる要因になりそうです。
DocuSignを導入した結果は？
DocuSignを導入した結果に関しては、以下のような評判・口コミがありました。
DocuSignを導入した結果に関する評判・口コミ
・契約相手が遠方の際、時間調整や移動時間の削減に貢献してくれた。
・紙で印鑑をもらう必要がなくなったので、リモートワークを推進できた。
・契約書の作成から締結までの工数が削減され、業務の効率化に成功した。
ペーパーレス化によって工数や手間が省かれたとの口コミが多かったです。
特に遠方の契約相手に対して契約書の送付によるタイムラグがなくなるので、スピーディな業務の実現ができそうです。
承認作業において印鑑を押す必要がなくなるので、リモートワークを広げる手助けにもなります。
工数と手間の削減により、結果的に業務改善に繋がったとの声が多く見られました。
DocuSignの改善希望ポイントは？
DocuSignに関しては以下のような、改善希望ポイントがあるようです。
DocuSignで改善して欲しいポイント
・ファイルを送信する予約機能の時間設定がわかりづらい。
・文書の作成途中でも送信できてしまうので、誤送信を防ぐ機能がほしい。
・サポート対応において、日本語での対応を強化してほしい。
改善希望の口コミは全体的に少ない印象でした。
中でも目立ったのはサポートに対する日本語対応の強化を要望する声でした。
日本語対応が充実していないと、いざというときに抜本的解決に至らない場合があります。
海外製のツールですから難しい側面もありますが、ユーザーとしては改善を希望したいポイントです。
とはいえ、口コミを見ていると満足感の高いツールだと評価されている印象でした。
類似サービスとの比較
DocuSignとの類似サービスとしてはクラウドサインやAgreeなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| DocuSign | ·Personalプラン/1,100円(年間契約の場合) ·Standard/2,800円(年間契約の場合) ·Business Proプラン/4,400円(年間契約の場合) | 要問い合わせ | 無料トライアルあり | ·多言語に対応 ·Salesforceとの連携で更に効率化 |
| クラウドサイン | ·Standard/10,000円〜 ·Standard Plus/20,000円〜 ·Business/100,000円〜 | 要問い合わせ | Freeプランあり | ·弁護士ドットコム運営の安心感 ·累計登録社数業界No.1 |
| Agree | ·Standard/10,000円〜 ·Business/20,000円〜 | 要問い合わせ | お試しFreeプランあり | ·2つの署名タイプを採用 ·管理機能が充実 |
料金面の比較としては個人で使う場合であればDocuSignが低価格から運用することができますが、ある程度の規模で利用場合はユーザー数無制限で利用することができるクラウドサインがおすすめです。機能面の比較としてはグローバル展開をしている企業であれば多言語対応ができるDocuSignがおすすめです。
DocuSignを含むおすすめの電子契約サービス比較
電子契約サービスについてはこちらの記事も参考にしてみてください。
DocuSign導入のメリット
電子署名が簡単に導入できる
DocuSignは直感的操作で簡単に電子署名が作成でき、日本の電子署名法だけでなくアメリカの電子署名法や統一電子取引法にも準拠しているので国内だけの取引以外にも活用することができるメリットがあります。
受け取った文書の署名欄に氏名やイニシャルを入力するだけなのでPC操作が苦手という方にもおすすめです。
時間や場所を選ばずに署名できる
DocuSignはスマホやタブレットからも利用することができるので時間や場所を選ばずに署名することができます。
スマホからの操作も非常に簡単なので迷うことがありません。
電子署名が必要な文書を受け取ったら送信者側が添付した付箋をクリックしてプロセスに従って必要事項を入力するだけで簡単に署名が可能です。モバイルアプリもリリースされているのでさらに手軽に電子署名が実現できます。
文書管理が効率化できる
作成した文書、署名された文書のどちらもクラウド上で保管されるので24時間365日必要な文書にアクセスすることができます。いつでもダウンロードして印刷することができるので管理に手間を感じることもありません。
ユーザー管理機能やコンプライアンスポリシーの設定、レポーティング機能も搭載されており、文書のステータス管理も容易に可能です。
海外企業との取引にも活用できる
DocuSignは44言語での署名と14言語での送信が可能なので、海外企業との取引が多いという企業にも非常におすすめです。
セキュリティも国際規格ISO27001:2013や、EU一般データ保護規則GDPRなど非常に厳しいセキュリティ基準を満たしているので情報漏洩や不正アクセスの危険性もかなり低いと言えます。
DocuSignで契約業務の効率化を
今回は電子署名·電子契約サービスのDocuSignについてご紹介させていただきました。
電子署名は電子署名法を根拠して法的な効果が認められています。
旧来の判子による捺印以外への契約方式に抵抗があるという方でも、電子契約によって時間やコストが如何に削減できるのか、法的根拠もあることを説明すれば導入を検討してくれるはずです。
これからますます普及が広まると言われている電子署名サービスをこの機会にぜひ検討してみてください。
画像·データ出典:DocuSign公式サイト
