健康管理システムについてのよくある疑問

A.

健康管理システムとは、企業の従業員の健康管理を行うだけではなく、健康管理のために必要な事務作業を行うシステムのことです。健康診断の結果を一元管理することができるため、労働基準監督署へ報告するための事務作業が効率よく行えます。

結果をデータ化することができるので、社員の健康状態を個別に簡単に管理できます。健康診断の結果から、社員の健康へのフォローを行うことも可能です。健康に働き続けるための意識を高めるために一役買ってくれるシステムなのです。

A.

【労働基準監督署の報告書作成業務の効率化】
毎年行われる健康診断やストレスチェックの結果は、労働基準監督署に報告しなくてはなりません。社員1人1人の結果をまとめ、書類を作成するには膨大な時間が必要です。従業員の人数が多ければ多いほど、作業時間は多くなっていきます。

健康管理システムがあれば、ストレスチェックや健康診断の結果が全てデータとなり、必要な項目のみを集計することができるようになります。事務作業が効率化することで、より多くの業務をこなすことができます。

【労働環境の課題を発見し、改善に繋げる】
従業員の健康状態やストレスチェックの結果をシステムで管理することで、労働環境の改善ができるようになります。勤怠管理と連動させることで、より詳細な健康状態を管理できます。

労働実態の把握も可能となり、長時間労働などの防止ができます。従業員が働きやすい環境を整えることで、離職率を低下させたり生産性の向上も期待できます。

A.

【健康管理システムを導入したことで、時間コストの削減を叶えた】
約3,000人の従業員がいる自動車の製造会社は、年に2回の健康診断を行っています。ですが、健康管理の担当者が少なく、担当者1人あたり約1,000人分の管理を担当しなくてはなりませんでした。

そこで健康管理システムを導入したところ、今まで手動で入力していたことをする必要がなくなり、全体の管理業務の効率化に成功しました。健康管理担当だけではなく、他の従業員も健康診断の結果が見やすいと高評価です。

【健康管理システムを導入した結果、アナログな作業時間が少なくなった】
約8,500人の従業員が働く飲食チェーンの企業では、自社構築の健康管理システムを活用していました。ですが、健診での結果の反映までの時間が長かったり、面談のデータに不具合があったりとなかなかスムーズに業務を進めることができませんでした。

そこで新たに健康管理システムを導入したのです。すると、今まで手作業で行っていた従業員ごとのデータの整理が自動で行われるようになったためスムーズに面談などを行えるようになりました。面談の記録も、紙で記録していたのをシステムで行うようになったため、事前準備に時間が掛からなくなりました。その時間を他の業務を行う時間にすることができたので、効率アップが叶いました。

A.

【ベネフィット・ステーション】
ベネフィット・ステーションは、なんと13,000社以上もの企業が導入している健康管理システムです。その86％は中小企業であり、月額1,000円/名〜という低コストで活用できるのが人気の秘密です。

【健康管理システムBe Health】
従業員数300名以上の企業におすすめなのが、健康管理システム Be Healthです。手作業で行うことが多い健康診断データの事務作業が大幅に削減でき、作業の効率化が叶います。企業ごとに異なる、健康管理の運用に合わせたカスタマイズが可能なので、業務に合わせたシステムを利用することができるのも魅力です。

【Beatfit for Biz】
スマホアプリで管理するならBeatfit for Bizがおすすめです。アプリで健康管理をすることができ、豊富な機能と使いやすさが魅力の健康管理システムです。イベントの開催や、アプリを通してストレッチやヨガなどのライブレッスンを受講することができます。管理だけではなく、健康管理の実践もできるシステムです。

A.

【健康リスク解消にも対応しているタイプ】
健康データの収集・一元管理はもちろんですが、従業員が抱えるストレスチェックや離職や休職の予防までしたいと考えている企業がこのタイプです。産業医の面談もシステム上で行うことができたり、健康上の課題を改善するために健康プログラムを作成するという機能が備わっています。従業員をフォローすることで、企業内の労働環境改善も叶えることができます。

【データ収集や管理が強みのタイプ】
健康管理システムを利用して将来的には従業員の健康をフォローしたいけれど、まずは健康管理業務の効率化を測りたいという企業はこのタイプが当てはまります。健康状態の把握・データ分析・健康診断の日時調整など基本的な機能が備わっている健康管理システムがおすすめです。

【コンディション管理が得意なタイプ】
在宅勤務などのリモートワークや客先常駐などの離れたところにいる社員の健康管理をしたいという企業はこのタイプです。日々の体調を確認することができ、体調を自動で集計する点呼機能があるシステムがおすすめです。毎日の入力も簡単なので、従業員の負担もありません。

A.

健康管理システムを選ぶときに確認しておきたいことは、

• 業務効率化ができる機能が備わっているか
• セキュリティは問題ないか
• 法改正に迅速な対応が可能か

の3点です。
業務効率化ができる機能は企業により異なるため、どんな作業に手間を感じているかを確認しましょう。健康診断結果は大切な個人情報です。流出することがないように、セキュリティは万全かどうかのチェックも行いましょう。健康管理に関連する法改正はいつ起こってもおかしくありません。迅速に対応できるシステムなら、すぐに新しい法律に則った業務が可能です。

A.

上記3つのタイプごとにおすすめの健康管理システムを紹介します。

健康リスク解消に対応しているおすすめの健康管理システムは、H.S.S.です。ZoomやTeamsと連携が可能で、これらを利用した保健指導ができるようになっています。オンライン面談がスムーズであることに定評があります。

まずは健康管理データの収集・一元管理をしたい企業におすすめなのがHM-neoです。健康管理はもちろん、ストレスチェックや面談管理もこのシステム1つで行えます。

コンデション管理を行いたい企業には、ひかりワンチームSP forテレワークがぴったりです。離れたところにいる従業員が毎日1分の健康データ登録を行うだけで全体の健康管理ができます。感染症対策も早期に対応できるため、不安な従業員に寄り添えます。

A.

ストレスチェックは、従業員が業務に従事する上で感じているストレスを評価するためのシステムです。ストレスの要因は1つとは限らず、仕事の負荷、人間関係、労働環境、責任量などがあります。

ストレスが溜まってしまうと身体的および精神的に健康を害する可能性があります。一度、体調を崩してしまうと最悪の場合、継続して働くことができなくなり従業員の生活が脅かされるでしょう。そのため従業員の健康を保護するためにも、ストレスチェックは重要です。

A.

健康管理システムを使ったストレスチェックを行う際は、まずどのくらいの周期で行うか時期を定めましょう。健康診断は一般的に年に1回のペースで行われますが、ストレスチェックに関しては年に2回行う会社もあるようです。

また、ストレスチェックの方法としては、アンケート調査、バイオメトリクステスト、パフォーマンステストなど、さまざまな方法で行われます。アンケート調査のみを実施する場合は、スマートフォンやパソコンからでも回答することができ、手軽にストレスチェックを行うことができます。

A.

ストレスチェックの結果を集計したら、分析を行い、従業員へのフィードバックが必要です。集計したデータから、健康管理システム上の判定基準に則って評価することも可能ですが、それではストレスの要因を解消するには至りません。

分析結果を元に上司や人事部と面談を行ってヒアリングし、ストレスの要因を解消するよう努めましょう。会社側から寄り添う姿勢を見せることで従業員は安心して働き続けることができます。従業員の健康状態が良好になれば生産性も高まり、会社にとっても大きなメリットになります。

A.

【AltPaper】
3,300社、90万人以上に利用されているストレスチェックシステムAltPaperはWeb版と用紙版の両方に対応しています。

また、個人情報を管理する上でのセキュリティ対策も整備されており、労働基準監督署に提出するレポートの作成もプランによっては対応してもらえます。

【ストレスチェッカー】
ストレスチェッカーは官公庁や上場企業でも導入されている、日本最大級のストレスチェックシステムです。また、従業員が1,000人以下の企業であれば、集団分析レポート付きのWeb受験プランを無料で利用することが可能です。

そして、その他にも様々なプランがあり、職場環境に合わせてカスタマイズできることができます。

【こころチェッカー】
厚生労働省が推奨している「職業性ストレス簡易調査票」に準じたアンケートに回答することで簡単にストレスチェックをすることができます。また、社外からでも受けることができます。

簡易的な検査ということもあり、従業員1人あたりのコストも年間250円と抑えることができることが最大の特徴です。

A.

【個人情報管理】
健康管理システムには、個人情報管理の機能があります。従業員の名前や住所、保険情報のほか主に以下の項目をデータとして管理することができます。

• 特殊検診
• 特定保健指導
• 診断結果
• 保健指導履歴

健康診断を行ったデータは個人情報として扱われるため、情報が漏洩しないためにも匿名で管理したり、閲覧の制限をかけることも可能です。

【レポート作成】
通常、50人以上の従業員がいる場合、「定期健康診断結果報告書」を企業は作成し、労働基準監督署へレポートを提出しなければいけません。健康管理システムではレポートに必要な項目を簡単に抽出できる機能があるため、レポート作成の業務効率化が図れます。

【産業医面談予約】
健康状態が悪い従業員は産業医と面談を行う必要があります。この際の診断予約を健康管理システムでは簡易的に行うことができます。予約の操作は従業員がすることができ、キャンセルも可能となっているため、人事の職員がスケジュール調整をする必要がなくなるでしょう。

【オンライン診断】
生活習慣に関する簡単な質問に答えることで、メンタルヘルスやメタボリックなどの診断をオンライン上で行うことができます。診断結果がA～Eで判定されるため、判定結果が悪い従業員は産業医との面談が必要です。また、オンライン診断の結果は自動的に健康管理システムで管理されます。

A.

【機能について理解する】
健康管理システムで使うことができる機能について前述しましたが、機能の多さから全てを使い切れないケースもあります。また、新しい従業員が入社や配属された際の引き継ぎ不足などにより、ノウハウが蓄積されない事例もあります。

健康管理システムの機能はどれも魅力的に感じますが、機能についての理解を深めてから導入をしましょう。

【費用対効果を事前に調べる】
健康管理システムを導入する上で、費用対効果は重要な指標になります。従業員の健康状態が向上することで、どの程度の生産性向上が図れるのか事前に試算しましょう。

また、健康状態が悪化する原因が企業にある場合、従業員から訴訟を起こされたり、公的な機関から指摘される可能性もあります。事業に影響が出ることで損害を発生させないためにもリスクを回避させるための費用は必要です。

【目的に合わせた健康管理システムを選ぶ】
健康管理システムは、目的に合わせて選ぶことが重要です。目的に合わないサービスを利用した場合、求めている効果が得られず費用が無駄になってしまうでしょう。

また、導入する際に初期費用を支払うのが一般的で、契約内容によっては最低利用期間の制限がある場合もあるため、慎重に選びましょう。

A.

【HM-neo】
従業員の健康セルフケア促進をしたい企業におすすめの健康管理システムは「HM-neo」です。HM-neoはサービス提供開始30年の実績があります。健康診断の状況を一括管理することができ、各従業員が自ら確認することができます。また、年に1回ストレスチェックをWeb上で実施できるため、健康管理業務の効率化も図れるでしょう。

【newbie】
newbieは必要な機能だけを残し、低コストで健康管理システムを導入したい企業におすすめです。4つのプランから機能を選ぶことができ、ストレスチェックのみを行いたい企業、健康管理業務を代行したいなど目的に合わせて利用することができます。