クラウドシステムなどさまざまなシステムを利用する場合、企業はID管理を徹底する必要があります。
ID管理の必要性や重要性がよくわからない方もいるでしょう。
本記事では、ID管理の必要性や重要性、未導入のリスクについて解説します。
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iDoperationとは、ＮＴＴテクノクロス株式会社が提供している特権ID管理のためのソリューションです。 Administratorやrootといった特権IDの管理において発生しがちな課題が、これ1つで解決できることから、幅広い業界の企業に導入されています。
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ID管理の必要性
ID管理が必要な理由は、以下のとおりです。
・企業における利用ソフトウェア数の増加
・コンプライアンスやセキュリティ強化のため
・スムーズなログインや管理のため
それぞれ詳しく見ていきましょう。
企業における利用ソフトウェア数の増加
企業のデジタル化が進むにつれ、利用するソフトウェアの数も増加しています。
これに伴い、従業員一人ひとりが管理しなければならないIDやパスワードも増えてきており、その管理が課題となっています。
そこでID管理を適切に行うことで、これらの課題を解決し、業務の効率化を図ることが可能です。
コンプライアンスやセキュリティ強化のため
ID管理は、セキュリティ対策やコンプライアンス強化のためにも重要です。
不適切なID管理は情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティリスクを高め、法令違反によるペナルティや企業の印象を悪くする可能性があります。
そこで適切なID管理により、これらのリスクを低減し、企業の信頼性を保つことが可能です。
スムーズなログインや管理のため
ID管理が適切に行われていないと、ユーザーはシステムへのアクセス毎にパスワードの入力を求められ、業務の生産性低下につながります。
また、パスワードを忘れた場合の再発行の手間も発生します。
適切なID管理により、これらの問題を回避し、スムーズなログインや管理を実現することができます。
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ID管理を適切に行わない場合に起こる問題
ID管理を適切に行わない場合に起こる問題は、以下のとおりです。
・ID/PW情報の紛失や漏えい
・管理業務の効率悪化
・利用者のログイン効率低下
それぞれ詳しく解説します。
ID/PW情報の紛失や漏えい
IDとパスワードの管理が不適切になると、情報の漏えいや紛失のリスクが高まります。
たとえば、社員の配置変更や退職に伴う権限変更やデータの消去が適切におこなわれないと、以前の権限で重要なファイルにアクセスできてしまう可能性があります。
重要データが漏洩してしまうと、企業に多大な損失が発生してしまうことがあるでしょう。
そのため、セキュリティリスクを低減するためにもID管理を徹底する必要があります。
管理業務の効率悪化
ID管理が適切に行われないと、管理業務の効率が悪化します。
たとえば、パスワードを忘れた場合、再発行の手間がかかります。
また、システムごとに存在するアカウントを一元化できない場合、管理業務の時間が増大してしまうでしょう。
利用者のログイン効率低下
ID管理が不適切になると、利用者のログイン効率も低下します。
ユーザーはシステムへのアクセス毎にパスワードの入力を求められ、これを日に何度も行う必要がある場合、その時間のロスは無視できません。
適切なID管理が行われれば、これらの問題を回避し、ログインの効率を向上させることが可能です。
ID管理の方法
ID管理をおこなう方法は、以下のとおりです。
・ノートや紙に直接書いて管理する
・エクセルやスプレッドシートなどで管理する
・専用のID管理システムを利用する
それぞれ詳しく解説します。
ノートや紙に直接書いて管理する
IDやパスワードをノートや紙に直接書いて管理する方法は、情報がインターネット上に存在しないため、情報漏えいの心配が少ないという利点があります。
しかし、紛失や盗難のリスクが顕在し、複数のIDを管理する場合は非効率的です。
また、入力する際に何度も紙を見る必要があり、システムとIDの紐づけが難しいこともあります。
エクセルやスプレッドシートなどで管理する
エクセルやスプレッドシートを利用してIDを管理する方法もあります。
これにより、複数のIDとパスワードを一覧化し、管理することが可能です。
しかし、これらのツールは本来ID管理のために設計されていないため、セキュリティ面でのリスクが伴います。
また、管理者が手動で更新を行う必要があり、管理業務の負担が増大する可能性があります。
専用のID管理システムを利用する
専用のID管理システムを利用することで、複数のID・パスワードを一元管理することが可能です。
ID管理システムを導入すると、社員は自身でIDを管理する必要がなくなり、申請や承認業務を効率化でき、生産性の向上に期待できます。
また、一つのID・パスで複数のシステムにログインできるシングルサインオンという仕組みを搭載したツールもあり、パスワード入力の効率化とセキュリティ強化が同時に実現できます。
ID管理の必要性を理解し、適切におこなおう
ID管理は、企業のIT環境における重要な要素です。
利用ソフトウェアの増加やコンプライアンスやセキュリティの強化などのために適切なID管理が必要となります。
しかし、ID管理を適切におこなわないと、情報の紛失や漏えい、管理業務の効率悪化などさまざまな問題が発生します。
これらの問題を解決するためには、エクセルやスプレッドシートで管理する、専用のID管理システムを利用するなどの方法を活用するとよいでしょう。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがありますが、最終的には企業のニーズに合った方法を選択することが重要です。
