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人事は職員のデータが漏洩しないよう、細心の注意を払い管理しなくてはいけません。
入社時や退職時の手続きを行うのも人事なので、時間がいくらあっても足りません。
特に人事評価は、職員の今後を左右するので慎重に行う必要があります。
職員のデータ管理を一括で行えたら、手続きを円滑に進めたいと思う人も多いでしょう。
人事管理システムなら、社員の情報を統合でき、手続きを省略化する事ができます。
本記事は、人事管理システムが持つ機能について解説します。
おすすめの人事管理システム
類似サービス： HRBrain
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HRBrainとは、株式会社HRBrainが運営するタレントマネジメントです。 組織診断サーベイからタレントマネジメントまでをワンストップで実現することができ、あらゆる人材データを一元管理することで、業務の効率化やデータ分析・活用が可能です。
人事評価を効率化
HRBrainを導入することで、煩雑化していた人事評価の集計作業を完全自動化することが可能です。 進捗管理や未提出者に対する催促もワンクリックで可能なため、人事評価業務にかかっていた工数の大幅な削減につながります。
人材データの一元管理、スキルの見える化を実現
HRBrainによって、紙やExcelなどに分散していた人材データを一元管理することが可能です。氏名などの基本情報に加え、スキルや特徴の見える化も可能とします。
最適な人材配置が可能になる
人材配置に必要なデータを一元管理して、異動候補者を見える化、適切な人材配置を可能とします。 人材データをクロス集計して、客観的なデータを元にした人材配置を行うことで、勘や経験に頼った人事からの脱却、人材育成の活性化につながります。
類似サービス： JobSuite TALENTS
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JobSuite TALENTS(ジョブスイートタレンツ)は、従業員のさまざまな情報を集約し、厚みのある人材データベースを継続的に構築していくための、人事業務プラットフォームです。
「社員と組織の見える化」と「人事業務のプロジェクト化」を同時に実現
従来の人材管理システムの要素に、人事の業務プロジェクト管理の要素をプラスした人事業務プラットフォームとして、JobSuite TALENTSを生み出しました。JobSuite TALENTSは、社員データベースとしての活用のみならず、日常の人事業務を計画的に実行するための支援機能を備えることで、毎日の人事業務のクオリティ向上に寄与します。
導入企業にあった柔軟なカスタマイズが可能
JobSuite TALENTSを運営するステラスは、有名大手企業での複雑な業務プロセスへの対応実績があり、導入の課題解決に最適な機能を個別にカスタマイズすることが可能です。自社で人事データベースをゼロから構築する場合や、大手HRM(Human Resource Management)パッケージを導入する場合と比較して、低価格かつ柔軟性に優れているため、自社オリジナルの運用しやすいシステムの構築が実現できます。
より広範な人事領域のDXを実現
obSuite TALENTSを導入することで、より広範な人事業務のDXを実現することが可能です。一例としては、JobSuite TALENTSによって自社で活躍している人材の傾向が把握できるようになることで、JobSuiteシリーズの「JobSuite CAREER」や「JobSuite FRESHERS」を用いた採用活動において、そのデータを活かすことができるようになります。
類似サービス： CYDAS PEOPLE
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CYDAS PEOPLEとは、株式会社サイダスが開発しているタレントマネジメントシステムです。 人材管理の効率化を目的として作られたタレントマネジメントシステムと違い、働きがいをつくるべく開発されたシステムであるため、幅広い活用が可能となっています。
社員みんなで使うタレントマネジメントシステム
多くのタレントマネジメントシステムは、人事担当者側が社員の人材データを管理し、活用するために設計されています。 CYDAS PEOPLEは、人事だけでなく、働くすべての人が使えるシステム設計のため、社員みんなが使えば使うほど「生きた」データが蓄積されていきます。
項目が履歴として蓄積され、過去との比較分析が可能
蓄積されたデータは、シームレスに各機能と紐付くため、導入企業の目的に合わせて、データの経年開示や分析等のデータ活用時にも、瞬時に活用することが可能になります。 サイダスピープル上のデータから、過去・現在・未来のデータの推移や傾向を分析し、組織の早期課題発見や社員の経年でのスキルの見える化等で、課題解決に繋げることができます。
組織の成長につながるデータ活用が可能に
CYDAS PEOPLEは、人材ポートフォリオや人的資本データといった組織に関するデータだけでなく、キャリアビジョンや価値観といった社員一人ひとりのデータも収集し、動的データと静的データの活用によって、働きがいのある人事施策の実現につなげることができます。
人事管理システムが持つ基本機能
人事管理システムの持つ機能は、人事業務の無駄を省き、効率を上げる事を目的としたものです。
●福利厚生、就労状況の管理
入退社の手続きや採用の際の契約書、給金の明細書の作成を、書面ではなくWebで実施可能です。
これにより、用紙の配布や回収の手間が失くなります。
またマイナンバーの管理、年度末の調整ができる機能を持つシステムもあります。
●社員の個人データの管理
部署異動の経歴や、資格の有無などを電子データ化して管理・更新します。
●勤務状態の評価
人事評価では、評価の担当者により調査方法や結果に差が出る事があります。
システムによる調査では、評価の判断基準を統一化し平等に評価できます。
おすすめの人事管理システム
人事管理システムの種類
システムの種類は、大きく分けて3つあります。
会社の規模や業務内容により、合致するシステムの機能は違います。
人事管理システムの種類を把握する事により、自社に合う機能を持ったシステムを選別できるでしょう。
人事・労務手続きに特化
人事・労務手続きに特化したシステムは、手続きの簡略化に特化した機能を持っています。
Web上での書類作成により印鑑を省略し、システムによっては自動で文書を作成します。
簡易な作業はシステムに任せ、職員は精密な業務に集中可能です。
●オフィスステーション労務
職員が10人以上いる職場なら、1人月440円で利用可能です。
労務に関係する104つの書類が作成できます。
●SmartHR
約50の他システムと連携でき、給金を算出するソフトと接続すると、Web上で支払い明細書を簡単な操作で作成できます。
従業員はWeb上で明細を確認できるので、明細書発行の必要はありません。
人事情報を一元管理
管理が必要な職員の情報は多数存在します。
連絡先から始まり、職場の所属経歴や役職の変更、過去と現在の人事評価などを管理するのは大変です。
その上、派遣社員の契約更新なども人事の役目となります。
社員の情報を一括で管理し、人事の負荷を緩和してくれるのが人事管理システムです。
以下は、おすすめの人事管理システムになります。
●マネーフォワード クラウド人事管理
他のマネーフォワード クラウドと連携すれば、データを移行せず給金の算出などができます。
●総務人事奉行クラウド
部署異動などで生じた変更点を容易に改定できます。
●ヒトマワリ
住居などに変更があった場合、職員がシステムにアクセスして人事に知らせる事ができます。
人事評価に特化
職員の就労状況を調査し、評価する事は人事にとって不可欠な業務です。
システムで調査を行う事により、人事職員の先入観などによる評価の偏向性を失くし、正当な調査を実施できます。
●カオナビ
人事評価の偏りを防止する甘辛調整機能があります。
この機能は、人事が特定の職員のみを厳しく評価したり、または贔屓して評価を上げる事を抑制します。
約2,500の企業への導入経験があります。
●あしたのクラウド
AIによる評価システムなので、主観的な判断が評価に入る事はありません。
人事管理システムを導入するときの比較ポイント
システムの導入前に、それが自社の業務に対応しているかや、利用料金は予算内かなどのリサーチは必須です。
また、使い勝手の良さや他の自社システムとの連携も考慮する必要があります。
対象業務の範囲
人事管理システムにより、対応している業務の幅は違います。
任せたい業務が対象の範囲内かを確認しましょう。
●オフィスステーション労務
この人事管理システムは、全ての人事業務が対象内です。
有休なども、オプション機能で管理できます。
●マネーフォワード クラウド社会保険
社会保険の手続きに関する文書が作成でき、そのままWeb上で申請できます。
利用料金は妥当か
人事管理システムの大半が、職員数により料金が算出されます。
小規模会社向けのシステムでは、一定の職員数までは安価で利用できるものもあります。
●マネーフォワード クラウド社会保険
5人まで月4,980円で利用可能です。
それ以降は、1人につき100円加算されます。
●SmartHR
30人まで無料のため、人事管理システムを試験的に導入する場合におすすめです。
操作性が直観的で簡単か
人事以外の職員も人事評価に回答する場合などにシステムを扱うため、操作が簡易なものが望ましいです。
●オフィスステーション労務
職員自ら個人データを登録でき、後ほど加筆する事もできます。
●カオナビ・スマカン
職員のデータに写真を添付して、限定的な閲覧を可能にします。
この機能により、職員同士のコミュニケーション向上が見込めます。
機能別！おすすめ人事管理システム
上記で記載したシステム以外のシステムを紹介します。
労務手続きに特化した人事管理システム
●SmartHR
多言語機能で日本語に不自由な職員にも対処できます。
5万の企業への導入経験があり、30人以内は無償のプランがあります。
●オフィスステーション労務
導入経験は約2万社で、利用した会社の9割が引き続き運用しています。
社会保険労務士から、電話によるアドバイスが貰えます。
導入費用は11万円です。
●freee人事労務
法定三帳簿（職員名簿、賃金台帳、出勤簿）が作成できます。
職員の給金と控除を自動で算出し、明細書を作成してくれます。
1人月400円で、導入にかかる費用はありません。
職員データを一括で管理できる人事管理システム
●総務人事奉行クラウド
人事の仕事を自動化し、会社自体のパフォーマンスを上昇させます。
社会保険労務士などのプロフェッショナルが、職員のデータの管理状態をチェックしてくれます。
基本料金は月7,000円です。
●COMPANY
大手の人事管理に特化したシステムです。
1,200の大企業への導入経験があります。
リピート率が9.8割で、約10年連続で600社以上が利用を継続しています。
●ヒトマワリ
導入は無料で、基本料金は1万円です。
人事評価を数年にわたり解析する機能があります。
各部署やポジションによる離職率、平均の給金や給金のベースアップ率を解析可能です。
また、求人や面接などの雇用管理の機能もあります。
導入は無料で、月1万からの利用料金です。
人事評価に特化した人事管理システム
タレントマネジメントシステムとも呼称されています。
●HRBrain
人事評価だけではなく、職員の持つ技能や将来性を分析し、人事異動を効果的に行える機能があります。
●スマカン
大学や専門学校への導入に特化しています。
職場が掲げる目標達成への援助、職員の職場への貢献度グラフ化機能があります。
月5万円からの利用料金です。
●あしたのクラウド
職員の評価に応じて給金を決定する機能があります。
4,000の会社への導入経験があり、AIが会社が掲げる目標を診断して修正してくれます。
人事評価が妥当だったか、評価を担当した人事を調査する機能があります。
会社のマネジメントやサポート機能も付いています。
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人事管理システムを利用すれば、労力を削減でき業務を効率化できます。
不要な応酬を軽減できるため、人事部門だけでなく他の部署の職員の能率アップも期待できます。
Web上での書類作成により紙の使用が軽減するため、SDGsにも貢献可能です。
人事管理システムは、ペーパーレス化などへの対策機能も持ち合わせています。
