PBXについてのよくある疑問

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本記事では、PBXについてQ&A方式で解説しております。

PBX(電話交換機)についてよくある疑問

質問

Q.PBX(電話交換機)とは?


回答

A.PBXはPrivate Branch eXchangeの略称です。電話交換機とも呼ばれており、外線を経由することなく内線同士を繋いで通話ができるシステムなのです。複数の外線・内線を設置している企業の場合、最低限の外線で電話網の構築が可能になります。


質問

Q.PBX(電話交換機)主な機能とは?


回答

A.
【内線同士の通話】
社内にある電話機同士を網目のように繋ぐことで、内線の利用ができます。同じ建物の中の別の部屋にいても、内線が繋がっていれば電話で会話ができるのです。内線の通話料は無料なので、外線を利用しなくて済みます。通話のコスト削減が可能になります。
【発着信の制御】
発信・着信に制御をかけることができます。具体的には、発信のときの回線の指定をしたり、着信は親番号ではなく子番号にするというようなイメージです。
【パーク保留】
電話を保留にしたときに、別の電話機で保留から戻ることができるのがパーク保留です。受付が電話を取ったあと、詳しい説明のために専門の担当者が自分の部署で電話を取るという一例があります。
【代表番号宛着信】
代表番号にかかってきた着信を、他の電話でも取ることができる機能です。先に複数の電話機をグループとして登録し、そのグループの代表番号を指定すると利用可能です。
【ダイヤルイン】
電話回線契約は1つですが、複数の電話番号を取得し、番号ごとに着信できる電話機を指定する機能がダイヤルインです。少ない外線でも企業の中にある電話機それぞれに着信の指定ができるため、着信の割り振りを細かくすることができます。
【転送】
社内の電話に出られなかったとき、指定されている番号へ転送する機能が不在転送、通話中に自動で転送できるのが話中転送、転送先の相手と会話をしてから取次が可能なのが保留転送です。状況に応じて転送の種類を使い分けることで、ビジネスを円滑に進められます。


質問

Q.PBX(電話交換機)のメリットとデメリットとは?


回答

A.
【メリット】
PBXのメリットには、数千台接続の大規模運用が可能であること、スマホも内線化できること、小さな事業所でも導入が可能なこと、内線だけではなく着信データ分析など色々な機能を持つことが挙げられます。PBXを扱うサービスはどんどん増えており、サービスごとでも特徴があります。まずは必要な機能を絞ることが大切です。
【デメリット】
デメリットとしては、オンプレミス型のPBXだとコストが高額になってしまうこと、通信環境の良し悪しで通話音質に影響が出ること、110・119などの緊急通報用電話番号へかけることができないことが挙げられます。デメリットはやり方によっては解消が可能です。オンプレミス型ではなくクラウド型なら節約が可能な場合がありますし、緊急通報用電話番号は自分の携帯電話でかけるようにするなどの工夫をしましょう。


質問

Q.代表的なPBX(電話交換機)は?


回答

A.
【ひかりクラウドPBX】
ひかりクラウドPBXはNTTが提供しているクラウドPBXで、基本的な機能を備えているだけではなく通話の音質も高いことが特徴です。それだけではなく、通常ならできない緊急通報用電話にも対応しているため、固定電話に設定するにはもってこいです。
【Dialpad】
Dialpad Japanが提供するPBXがDialpadです。音声通話・ビデオ通話・チャット機能がアプリで一括管理でき、使いやすさが魅力です。また、大手企業も多く導入しており、国内では1,300社の導入実績、世界ではなんと7万社に導入されているのです。月額800円の「STANDARD」、月額1,300円の「PRO」、月額1,800円の「ENTERPRISE」の3つの料金プランの中から、使い方などの状況に合わせて好きなものを選択できます。

PBXの仕組みについてよくある疑問

質問

Q.PBXとは?


回答

A.PBX(構内交換機)とは、オフィス内に設置する電話交換システムです。
外線と内線の接続や内線同士の接続をコントロールできます。
たとえば外線でかかってきた電話を、別の内線に転送するといった振り分けが可能です。
外線の転送や内線間の通信、録音・着信データの保管が代表的な機能。
ほかには外線着信を保留したあと、他の電話機で応答できるパーク保留といった機能もあります。


質問

Q.PBXの仕組みとは?


回答

A.PBXによって複数の電話機やデバイスを接続することで、利便性をアップします。
複数の電話機で同一の回線を共有して、外線や内線をコントロール。
外線がかかるとまずはPBXにつながり、そこから内線に転送される仕組みです。


質問

Q.PBXの種類や搭載機能は?


回答

A.PBXの種類とそれぞれの搭載機能をまとめました。
【レガシーPBX】
レガシーPBXは、オフィス内に専用機器を設置するオンプレミス型のPBXです。
電話回線を使用して通話システムを構築します。
通話が高品質で、サイバーダウンや停電の影響をうけないのがメリットです。
一方で専用機器の購入や電話回線の工事が必要なため、初期費用が高額になってしまいます。
機器の定期的なメンテナンスなどランニングコストも必要です。
【IP-PBX】
IP-PBXは社内LANを利用する仕組みのPBX。
社内LANが設備済みのオフィスなら初期費用を抑えて導入が可能です。
インターネット回線を使用するので、LANケーブルで接続することでパソコンでも通話ができます。
場所の制約もなくなるため、すべての拠点から接続できるのがメリットです。
機器を設置するハードウェア型と、既存のサーバーにインストールするソフトウェア型があり、それぞれ初期費用として購入が必要。
他にもメンテナンスや更新などランニングコストがかかります。
【クラウドPBX】
インターネット経由でサービスを提供する仕組みの、クラウドタイプのPBXです。
月額料金を支払ってPBXの機能を利用します。
オプションによって機能の追加ができるのが特徴。
クラウド上にPBXが設置されており、機器やソフトウエアの購入が必要ありません。
システムの運用を事業者が行うため、メンテナンス費用が不要なのも特徴です。
インターネット回線がつながる環境なら、PCやスマートフォンで内線や外線が使用できます。


質問

Q.自社に合ったPBXの選び方とは?


回答

A.自社に適したPBXを選ぶためのポイントを紹介しましょう。
【コスト】
PBXの種類やプランによってかかるコストは異なります。
初期費用とランニングコストの両面から比較することが重要です。
トータルのコストがもっとも高いのはレガシーPBX。
IP-PBXはソフトウェア型ならコストが抑えられます。
クラウドPBXは初期費用とランニングコストが安いのが特徴ですが、月額料金は事業者や利用規模によって異なるので比較したうえで選びましょう。
【設置環境】
既存インフラや従業員の数、働き方、業務内容にあわせたPBXを選ぶことが重要です。
たとえばIP-PBXを導入する場合、社内LANがあれば初期費用を抑えられます。
短期間で事業が拡大したり、テレワークで活用したりするなら、回線数の変更が簡単でインターネット環境があればどこでも利用できるクラウドPBXがおすすめです。
【セキュリティ】
セキュリティを重視するなら、インターネットに接続しない仕組みのレガシーPBXが適しています。
ハードウェア型のIP-PBXでも、設定によってセキュリティを強固にできるでしょう。
ソフトウェア型のIP-PBXやクラウドPBXを利用する場合、信頼できる事業者を選ぶ必要があります。

クラウドPBXについてよくある疑問

質問

Q.クラウドPBXとは?


回答

A.PBXとは、オフィス内の電話機で内線や外線、転送機能を利用できるようにする装置です。
オンプレミスPBXなど従来型のPBXは、主装置をオフィスに設置して利用していました。
一方のクラウドPBXは、インターネット回線を使用して内線や外線、転送機能を利用するサービスです。
主装置の役割をクラウド上のサーバーが担うため、機器の設置や配線が必要ありません。


質問

Q.クラウドPBXとオンプレミスPBXの違いとは?


回答

A.オンプレミスPBXは、オフィス内に設置する置き型タイプのPBXです。
インターネット経由で利用するクラウドPBXとの違いは、主装置の有無にあります。
オンプレミスPBXだと主装置やサーバー、電話回線、配線コードなどの準備が必要。
そのため導入コストがかかりますが、自社内で電話システムのネットワークを構築するためセキュリティが強固です。


質問

Q.クラウドPBXの仕組みとは?


回答

A.クラウド(クラウドコンピューティング)とは、ネットワーク経由でサービスを提供する形態です。
クラウドPBXでは、インターネット上のサーバーにPBXを構築して管理する仕組みになっています。
そのためインターネット環境が使える場所であれば、スマートフォンやPCを通じて内線や外線、転送機能の利用が可能です。


質問

Q.クラウドPBXのメリットとは?


回答

A.クラウドPBXを導入するメリットとデメリットをまとめました。
【クラウドPBXのメリット①すぐに導入できる】
クラウドPBXは主装置の設置が不要なので、スムーズに導入できます。
WEBサイトから申し込みができ工事も必要ないため、最短2~5営業日で利用できるでしょう。
さらに回線の登録や削除も管理画面で簡単に行えます。
【クラウドPBXのメリット②初期費用が安い】
従来型のPBXと比較して、初期費用が安いのがクラウドPBXのメリットです。
主装置やビジネスフォンを購入する必要がありません。
【クラウドPBXのメリット③ランニングコストが安い】
クラウドPBXでは月額利用料や通話料、オプション料がかかります。
一方で従来型のPBXの場合、リース契約料や通話料、メンテナンス費用、故障時の修理費用などが必要です。
クラウドPBXはメンテナンス費用がかからず通話料も安いため、ランニングコストが抑えられます。
【クラウドPBXのメリット④オフィス外で内線や外線を使用できる】
従来型のPBXでは、内線や外線、転送機能の利用はオフィス内に限られていました。
クラウドPBXはインターネット回線が使える場所なら、どこでも利用が可能です。
社員間での内線はもちろん、外線も社内の固定電話番号を使ってオフィス外で発着信できます。
【クラウドPBXのメリット⑤さまざまな端末で使用できる】
クラウドPBXでは、スマートフォンやPC、ビジネスフォンなどさまざまな端末で使用できます。
アプリを入れておけば、外出先や出張先、在宅でのテレワークでも利用できるのがメリットです。
【クラウドPBXのメリット⑥オプションが豊富
クラウドPBXはオプション機能が豊富。
通話記録の録音やボイスメール、顧客情報自動表示などの機能を自由に追加できます。
ただし、メーカーによって機能の種類は違うので、十分に比較してから選びましょう。


質問

Q.クラウドPBXのデメリットとは?


回答

A.
【クラウドPBXのデメリット①緊急電話にかけられない】
クラウドPBXだと、110番や119番といった緊急電話にかけられません。
最寄りの警察署や消防署の電話番号を入れておくなどの対策が必要です。
【クラウドPBXのデメリット②音質が通信環境に左右される】
クラウドPBXの通話の音質は、インターネット環境によって左右されます。
スマートフォンで利用すると、音声が途中で途切れたり聞き取りにくかったりすることがあるので注意。
PCの場合でも、動画を大量に再生してインターネット回線が重くなれば電話が鳴らなくなる可能性があります。
【クラウドPBXのデメリット③FAXが使えないケースがある】
FAX通信ではアナログ回線を使用することが多く、クラウドPBX導入によりFAX機が使用できなくなることがあるので注意が必要です。
専用アダプターを取り付ける、インターネットFAX機能を使うなどの対策が必要になります。

IP電話サービスについてよくある疑問

質問

Q.IP電話サービスとは?


回答

A.
【特徴】
IP電話は、インターネット回線を利用した電話のサービスです。IP電話には050などの番号を使って電話ができるパターンと、電話番号を使うことなく電話ができるパターンの2種類があります。通話料が安いということもあり、ビジネスで利用している人も増えています。
【種類】
IP電話には、03・06の数字から始まる電話番号を使う0AB-J型、050から始まる番号の050型、電話番号がいらない電話番号不要型の3種類があります。どれか好きなパターンを選ぶことができるのもIP電話の魅力です。
【メリット】
IP電話のメリットには、通話料が安い・電話回線が不要・テキストなどの送受信ができることが挙げられます。電話回線が不要であるため工事も必要ありませんし、ランニングコストも安価です。チャットのような感覚でテキストも送信できるため、ビジネスで重宝されるのも頷けます。
【デメリットや注意点】
デメリットとしては、緊急電話やフリーダイヤルに対応していない、音質が劣ってしまうことが挙げられます。110や119などに対応していないため、緊急時にIP電話は利用できません。携帯電話を利用するなどの対策が必要です。音質は、インターネット回線の状況で変わってしまうので、音質が落ちる場合があります。


質問

Q.IP電話サービスの比較ポイントは?


回答

A.
【料金体系】
毎月のランニングコストや初期費用など、お金のことはどうしても気になってしまいます。IP電話は料金が安いことがメリットですが、毎月支払う月額制なのか、通話時間の合計でお金を払う時間課金制かによって金額が違ってきます。どちらのタイプが合っているのかを見極め、導入の参考にしましょう。
【通話の安定性や品質】
インターネット回線の環境が通話の音質に影響を及ぼすのがIP電話ですが、例えば、多くの人が利用することで回線が混雑している時間帯であったり、低速回線の時に通話をすると音質が下がることがあります。良質な通話音質をキープするために、数回線契約してみて実際に使用してみるのがおすすめです。
【搭載機能】
IP電話でできるのは電話だけではありません。留守番電話・録音・プッシュ通知などの機能が搭載されています。ただ、どのサービスでも使えるというわけではありません。通話以外に必要な機能はあるのか、どんな機能が必要なのかを確認しておきましょう。
【外部システムとの連携性】
IP電話の強みの1つに、他のシステムと連携ができることがあります。例えば、顧客管理システムと連携し、システム内のデータとIP電話を同期することで連絡先や受発信履歴の管理が簡単になります。PCと連携すれば、着信時に発信者情報のポップアップ表示が可能です。
【操作性】
わかりやすい操作性があることも比較ポイントです。直感的に利用できるものを選べば、どんな世代の従業員でも使いやすくなります。電話の使い方を勉強する機会も少なくて済みます。


質問

Q.おすすめのIP電話サービスは?


回答

A.
【050 plus】
NTT提供の、スマホで使える050型のIP電話です。同じ050 plusを利用しているユーザー同士であれば通話料が無料です。そのため、テレワークの従業員のやり取りにぴったりです。スマホだけではなく、iPadでも利用できます。
【vphone+】
vphone+は複数人で同一代表電話を利用できるIP電話です。専用アプリをダウンロードして使用でき、スマホ・パソコン・タブレットから03・0120の番号が利用できます。1秒0.06円で利用できるため、コストを抑えることができる料金システムです。
【MiiTel】
MiiTelは、電話での営業や対応の状況をAIで可視化することで、業績アップに導くことができるIP電話です。具体的には、録音・文字起こし・音声解析が可能で、全て無料で利用できます。分析データはダッシュボード機能により閲覧可能です。コールセンターなど、電話を主に利用しており、顧客満足度向上を目指す企業におすすめです。

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