人の代わりに経費精算処理を自答的に行う経費精算システムには、さまざまなメリットがあります。
また、導入することにより大きな効果を得ている企業も多数あります。
本記事では、経費精算システムのメリットや導入効果、できることについてまとめました。
経費精算システムの導入を考えている方に、必見の内容となっています。
ぜひ、最後まで記事をご覧ください。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、企業や組織の従業員が出張や業務に伴って支払った経費を管理するためのシステムです。
たとえば、交通費や旅費の精算や備品購入時の精算など、さまざまな精算業務の一元管理が可能です。
経費精算システムを導入すると経費の可視化がしやすくなり、コスト削減などもできるようになります。
おすすめの類似経費精算ツール
経理担当者·申請者の負担を大幅に軽減： TOKIUM経費精算
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「レシートをスマホで撮ってポストに投函する」2ステップで完了するペーパーレス経費精算サービス。保管・一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるので、電帳法対応とペーパーレス化・リモートワーク化を実現できます。
経費申請·精算が劇的に効率化
TOKIUM経費精算はスマホでレシートを撮影して、撮影済のレシート·領収書をTOKIUM経費精算へ捨てるだけで経費申請が完了する手軽さのため、申請者の負担を大きく効率化します。 また、データベースと約2,000人のオペレーターによる目視のチェックでAIを凌駕する自動入力精度を実現するため、経理担当者がいちいちレシートを書類に貼り付けたり書類に手書き、PCで入力する手間も省略されます。
ペーパーレス化を実現
提出された領収書をファイリングして保管しておくスペースがなかなか確保できない、だんだんと増えてくる書類にオフィスのスペースが圧迫されているという悩みもTOKIUM経費精算が解決してくれます。 スマホで撮影したレシートをTOKIUM経費精算へ投函することで、回収され、経費申請データと領収書原本の突合点検を行なってくれるだけでなく、保管した上で一定期間経過後の廃棄までを代行してくれるため、オフィスに領収書が貯まることがありません。
クレジットカード明細も交通費も簡単に申請できる
TOKIUM経費精算と法人クレジットカード·個人クレジットカードを連携させることで、利用履歴から直接経費の申請ができるようになります。 手入力をする必要がなくなるため、効率化だけでなく、申請ミスや不正な入力の防止にもつながります。 また、モバイルSuicaやモバイルPASMOと連携させれば、乗車履歴から簡単に経費の申請、精算ができるようになり、面倒だった交通費精算にかける時間が大きく短縮されます。
経費の申請から支払いを一元管理： MAJOR FLOW Z CLOUD
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MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は経費精算業務の効率化を実現し、経費担当者の負担を大きく軽減してくれる経費精算システムです。 また、エクセルや紙での経費管理がシステムによって効率化されることで、ペーパーレス化や入力ミスなどのヒューマンエラーの防止にもつながります。
乗換案内と連携できる
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算は、ジョルダン社が提供している「乗換案内」と連携可能です。 連携させることで、乗換案内で使用した経路や運賃などの情報をMAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に自動的に反映させることができるようになるため、申請書をわざわざ手入力する手間から解放されます。
交通系ICカードと連携可能
電車などの交通機関を使用する際には、ほとんどの人がSuicaなどの交通系ICカードを利用しますが、MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算に対応したカードリーダーを導入すれば、交通系ICカードの情報を手間なくシステムに取り込むことができます。
海外出張にも対応
MAJOR FLOW Z CLOUD 経費精算では、海外出張時に使用した外貨の精算も可能です。 円貨と外貨どちらを使用している場合にも対応しており、複数の申請書を作成する手間はかかりません。為替レートは、経費発生時にあわせて自動で計算できる利便性の高さです。
類似サービス： バクラク経費精算
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バクラク経費精算とは、株式会社LayerXが運営している経費精算システムです。 領収書が大量にあるという場合でも、一括アップロードができ、AIが自動でデータ化してくれるため、業務効率化が可能となります。実際にバクラク経費精算を利用した企業からは、「利用しやすく申請の誤りがなくなった」、「電子帳簿保存法に対応している点が魅力的」といった声が挙げられており、確かな導入効果が期待できるサービスです。
業務効率化が可能
バクラク経費精算は、複数の領収書を一括でアップロードすることができ、AI-OCRによって自動データ化することができるため、業務効率化を可能とします。 面倒であった交通経路の検索も、過去の履歴を利用できるため、手入力が発生せず、クリックだけで完結することができます。
承認者の抜け漏れを防止
バクラク経費精算は、ビジネスチャットツールのSlackとの連携が可能で、承認が必要な場合は通知が飛ぶため、確認漏れがなくなります。 また、オールインワンの稟議ツールのため、以前の稟議情報も簡単に遡ることができ、テレワーク中でも簡単にデータの確認が可能です
経理部門の負担を軽減
これまでは経理部門と申請者･承認者側に業務理解度の差があったため、経理処理を行う上で何度も確認作業が発生する場面もありました。 バクラク経費精算は、勘定科目と税区分に紐づく内訳に対して、必要項目設定やアラート設定ができるため、手作業の確認をなくすことができます。
経費精算システムでできること
経費精算システムでは、主に次のようなことができます。
1.経費の入力
2.経費の承認
3.精算報告書の作成
4.経費の分析
これらの作業を1つのシステムで行えるようになるので、「経費がどれだけかかっているのか」「経費がどれだけ必要なのか」が一目でわかります。
また、機能を活用することで、簡単かつ正確な経費精算業務ができるようになるのです。
経費精算システムの導入効果やメリット
経費精算システムの導入効果やメリットについて紹介します。
経費処理の効率化
経費精算システムを導入すると、効率的に精算処理ができるようになります。
システムを自動化することにより、作業にかかる時間も大幅に短縮されるのです。
また、精算処理をシステムで自動化することで、人的ミス防止にもつながります。
コスト削減
経費精算システムは、コスト削減も可能にします。
システムが自動化され、データがシステム上で保管されるため、人件費や保管スペースにかかっていた費用を大幅に削減できるようになるのです。
経費精算システムは利用料金が発生しますが、それを考慮しても、システム導入はコスト削減に大きな成果を生むでしょう。
経費の可視化
経費精算システムは、経費の種類や金額などを一元管理できるため、経費の可視化が可能になります。
これにより、経費の傾向や問題点などを把握し、改善策を考えることができます。
セキュリティの強化
経費計算システムはセキュリティの強化にも有効です。
経費精算システムを利用すると、データはクラウドなどのシステム上で管理するようになります。
そのため、「いつ」「誰が」「どのように」システムを使用したか履歴に残るため、データの改ざんや不正アクセスの防止が可能になるのです。
また、経費精算システムは強固なセキュリティシステムを搭載しているので、サイバー攻撃からも大切なデータを保護できます。
経費精算システムのメリットを活かす選び方
経費精算システムのメリットを活かすためには、次のポイントに気をつけて選ぶといいでしょう。
・システムの機能は自社に適しているか
・システムの利便性はどのようなものか
・システムのセキュリティは万全か
・システムを利用するためにどれだけのコストがかかるか
・システムを導入する際にサポートを受けられるか
導入を検討する際にはコストと機能面に目がいきがちです。
しかし、サポート体制やセキュリティが整っていないと、導入時や運営時に問題が生じる可能性があります。
そのため、これらのポイントを総合的に見て、バランスの取れた経費精算システムを選ぶことが重要です。
自社に適した経費精算システムが導入できると、効率よく業務が進められるようになります。
経費精算システムを導入して業務効率化を
経費精算システムは、従業員が支払った経費を精算する業務を、人の代わりに行うシステムです。
導入することにより、経費処理の手間や時間を削減でき、人的ミス防止も可能になります。
経費精算システムを導入するときには自社の現状を把握し、注意点に気をつけてシステムを選ぶといいでしょう。
経費精算業務を改善し効率よく作業したい方は、ぜひシステムの導入を検討してみてください。
