本記事では、契約管理についてQ&A方式で解説しております。
契約管理業務についてよくある疑問
A.契約管理業務とは、企業が締結した契約を管理する業務を指します。例えば、契約内容や期限の把握、契約書の整理・保管などです。
契約管理を適切に行われていないと、契約内容に沿った業務ができなかったり、企業の信用を失ったりするおそれもあります。
Q.契約管理業務の必要性は?
A.契約管理を適切に行うことで、契約内容や期限を正確に把握し、紛失や漏えいのリスクを減らすことができます。
適切な契約管理ができていないと、
・契約内容を正確に把握できず、条件を守れない
・契約の期限切れに気づかず、重要な契約が終了してしまう
・契約書の紛失や漏えいが起こる
などのトラブルが起こるおそれがあります。
取引先や顧客からの信用を失ったり、大きな損失を被ったりすることも考えられるため、契約管理は重要です。
Q.契約管理業務を行う部署は?
A.管理体制は企業によって異なり、業務を担当する部署も異なります。大きく分けて4つのケースがあります。
・1つの部署で集中管理する
・複数の部署で分散管理する
・管理を外部委託する
・システムを利用して1つの部署で集中管理する
【1つの部署で集中管理する場合】
特定の部署で集中管理する場合は、一般的には法務部や総務部が業務を担当します。
メリットは、管理方法が統一しやすく内部監査に対応しやすいことです。
一方、部署ごとの特別な事情に対応できなかったり、契約書の確認に手間や時間がかかったりするデメリットもあります。
【複数の部署で分散管理する場合】
複数の部署で分散管理する場合は、それぞれの契約に直接かかわる部署や担当者が業務を担当します。
メリットは、部署の新設が不要なことや、部署ごとの特別な事情や都合に合わせやすいことです。
しかし、管理方法が統一されなかったり、内部監査に対応しづらかったりすることがデメリットとして挙げられます。
【管理を外部委託する場合】
契約管理を外部委託する場合は、契約管理代行サービスの業者が業務を担当します。
メリットは、保管スペースを準備する必要がなく、契約管理業務そのものがなくなる点です。
デメリットには、原本の確認に取り寄せる手間や時間がかかることや、外注費がかかることなどが挙げられます。
【システムを利用して1つの部署で集中管理する場合】
契約管理をシステムを利用して集中的に管理する場合は、一般的には法務部や総務部が業務を担当します。
メリットは契約の検索や更新管理が簡単にできることですが、デメリットには導入費や利用料がかかり、業務フローの調整や見直しに手間がかかることなどが挙げられます。
Q.契約管理業務を効率よく行う方法は?
A.契約管理業務を効率よく行うには3つの方法があります。
【更新期限を可視化する】
契約の更新期限が把握できていない状態だと、終了期限に気づかなかったために、重要な契約が打ち切られたり、契約内容の変更・見直しの機会を失ったりする可能性があります。
契約の更新期限をいつでも確認できるようにしておくことで、こういったミスや損失を防止できます。
【契約管理を一元化する】
異なる媒体や様式の契約書を分散管理していると、契約内容の把握・管理がしづらく、担当者への確認に時間がかかります。
また、関係者間での認識のズレが生じたことにより、誤解や誤った判断が行われたりするおそれもあるため、1つの部署での一元管理がおすすめです。
【契約管理システムを利用する】
契約管理システムを利用することで、契約書の一元管理や更新期限の可視化、承認フローの自動化、更新期限の通知などが可能となり、契約管理業務を効率よく行うことができます。
電子契約における管理業務についてよくある疑問
Q.電子契約とは?
A.電子契約とは、今まで紙で行っていた契約をデータで交わすことです。
電子契約では、捺印の代わりに電子署名をすることが契約に承認した証となります。
電子契約は契約締結まですべてオンラインで実行できるので、プリントアウトや郵送費などの時間やコスト削減も可能になります。
Q.電子契約に必要な管理業務とは?
A.電子契約の内容を総合的に管理する業務が、電子契約に必要な管理業務となります。
たとえば、契約内容の詳細や契約期間、更新時期などが、管理するべき内容に当てはまります。
契約の内容に違反すると会社の信頼にも大きく関わるため、契約管理は重要な業務の1つです。
Q.電子契約の管理方法とは?
A.電子契約の管理方法は紙の契約書と似ていますが、データで保管するからこその注意点があります。
次項より詳しく解説します。
【(1)どのように管理するのか枠組みを決める】
データで作成した契約書は基本的にPCに保管されていますが、管理方法が統一されていないと、データを再び閲覧したいときなどに問題が発生します。
そのため、「誰が」「どこで」「どのように」契約データを管理するか枠組みを決めることは重要な手順です。
電子契約を保管・管理する部署や担当者を事前に決め、どのように保管するのかも事前に定めておきましょう。
【(2)データに適切な名称をつけて集約・分類する】
契約データに適切な名称をつけて集約・分類しておくと、検索時間の短縮に繋がります。
契約データは、それぞれの部署や事業部などで複数存在しています。
そのため、必要なデータが本来の場所にない場合は、検索に大幅な手間と時間を取られてしまうのです。
効率よく業務を行うためにも、データが混在しないように分類し、保管するようにしましょう。
【(3)管理台帳を作成して社内共有する】
契約データに名称をつけそれぞれ分類できたら、管理台帳を作成して社内共有しましょう。
その時に、管理台帳や契約データの管理や運用方法も周知するようにします。
適切な運用方法がされないと、契約管理の枠組みが台無しになってしまうため、運用の前に全社員が管理方法を理解することが重要です。
Q.電子契約管理に便利なシステムとは?
A.効率よく電子契約管理を行うのなら、システムの利用がおすすめです。
なぜなら、電子契約管理はExcelなどで可能ですが、手間や時間がかかるため作業効率が下がってしまうからです。
次項より電子契約管理に便利なシステムを紹介しますので、契約管理にお困りの方は、ぜひご覧ください。
【(1)Contract One】
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供する契約書管理システムです。
あらゆる契約書をデータ化して電子保存可能で、紙の契約書もスキャン可能です。
紙の契約書が膨大な量になる場合はスキャン代行も行ってくれるので、過去の契約書も効率よく管理できるようになります。
また、アカウント数に制限がないため、さまざまな部門で契約書データを活用できます。
【(2)OPTiM Contract】
OPTiM Contractは、月¥10,978〜(税込み)と低価格で利用できる契約書管理システムです。
契約書をアップロードするだけでAIが契約書の内容を自動的に判断し、管理体調に登録するので、登録の手間や時間が削減できます。
2024年に義務化される電子帳簿保存法にも対応しているので、これから電子契約管理システムを導入したい方におすすめです。
契約書管理における課題についてよくある疑問
Q.契約書管理業務とは?
A.契約書管理業務とは、契約書を総合的に管理することを指します。
たとえば、契約書の内容や契約日、契約期間などを把握し、更新手続きや保管期間の過ぎた契約書は速やかに処分するなど、適切な管理によって業務がスムーズに遂行できるのです。
そのため、契約書管理が不十分な場合は、業務が滞ったり会社の信頼が下がったりすることも考えられます。
Q.契約書管理における課題とは?
A.契約書管理における主な課題は次のとおりです。
1.契約書の保管方法
2.セキュリティは万全か
3.契約期間および更新の管理ができるか
1つずつ、詳しく見ていきましょう。
【(1)契約書の保管方法】
契約書にはそれぞれ保管期間が定められており、どのように保管するかが課題になります。
紙の契約書の場合には、ファイリングや検索しやすいように契約書を整理するなど、手間や時間がかかります。
また、十分な広さの保管スペースや、保管するための書棚などを用意しなければなりません。
電子化された契約書の場合は、クラウドやサーバー上で保管されるため保管スペースはほぼ必要ありません。
しかし、紙の契約書と同様にわかりやすく整理しておかないと、書類を検索するのに手間がかかってしまいます。
いずれの場合も、業務に影響が出ないような管理をしなければなりません。
【(2)セキュリティは万全か】
契約書は機密情報のため、セキュリティ面においては細心の注意を払う必要があります。
紛失や情報漏えいのリスクを下げるには、全社員に契約書の取り扱いについて徹底した教育をするべきでしょう。
また、データで契約書を管理している場合は、サイバー攻撃から情報を守るために対策を施すことも重要です。
セキュリティソフトの導入やアクセス制御や端末制限などを実施して、閲覧できる社員を制限し情報を守るようにしましょう。
【(3)契約期間および更新の管理ができるか】
契約期間や更新の管理も、契約書管理の課題となります。
契約書にはそれぞれ更新期間があり、継続時には忘れずに更新する必要があります。
万が一更新を失念した場合、会社に多大な損失を与え、さらに信頼を失墜させてしまう可能性もあるのです。
しかし、企業の規模にかかわらず契約書の数は膨大なもののため、人の手で管理するのは限界があり、すぐに解決するのは難しいでしょう。
Q.契約書管理の課題を解決する方法とは?
A.契約書管理の課題を解決する方法を2つ紹介します。
【(1)管理台帳を作成し契約書の概要を登録する】
1つ目は、Excelなどの表計算ソフトを用いて管理台帳を作成し、契約書の概要を登録する方法です。
契約書の表題や日付、契約期間など必要事項を登録し定期的にチェックすることで、契約書がそれだけあるか、更新時期の近づいている契約書はどれかなど把握できます。
契約書の作成や登録をするときは、契約書の管理ルールを策定し、それに従って行うようにしましょう。
【(2)契約書管理システムを利用する】
契約書管理は自社でもできますが、Excelで表を作成したり1つずつ契約書を登録したりなど手間がかかります。
その時に、契約書管理システムを利用すると便利です。
契約書管理に必要な機能が揃っているため、契約書の更新時期を失念してしまうなどのミスを防止できます。
システムには費用がかかりますが、その分人の手を他の業務に回せるため、契約書管理システムの導入はメリットが多いと言えるのではないでしょうか。
Q.契約書管理の課題解決に役立つシステムの選び方とは?
A.契約書管理の課題可決に役立つシステムには、次のような機能があるといいでしょう。
・契約書と台帳の一元管理機能
・データの連携機能
・契約更新や期限が迫っているときの通知機能
・アクセス制限などの充実したセキュリティ機能
契約書管理システムはさまざまなものがあるので、比較して自社に適したものを検討してみてはいかがでしょうか。
Q.契約管理業務とは?