「勤怠」の意味、正しく把握していますか?おすすめの勤怠管理システムも紹介

最終更新日　 2020-12-09

index

「勤怠」とは?
出勤·退勤、出社·退社とどう違う?
勤怠管理とは?なぜ必要か
なぜ勤怠管理は難しいのか?打刻忘れや改ざんなど
これも労働時間に入る?グレーゾーン労働
勤怠管理システム導入のメリット
おすすめの勤怠管理システム9選
働き方改革には勤怠管理の見直しを

テレワークの導入やフレックスタイム制などにより働く場所や働く時間など、働き方の多様性が広がりました。

働き手は自分が働きやすい環境で働くことができるようになり、仕事に対するモチベーションも向上したかもしれませんが、勤務状況を管理する管理者には今まで違った管理体制が求められるようになってしまいました。

働き方の多様化による問題として挙げられるケースが多いのが勤怠管理の効率化です。

勤怠管理の効率化と言われても、そもそも「勤怠」について正しく理解できていないという方も多いのではないでしょうか。

勤怠の意味や勤怠管理の必要性、おすすめの勤怠管理システムなどについて紹介します。

「勤怠」とは?

そもそも勤怠とは、出勤や退勤、休暇などの出勤状況を表したものです。

社員の出社日数や残業時間、有休消化率などを把握することで従業員が適切に働けているのかがわかるようになります。

このような働き方に関する詳細や、社内の就労規則を準拠して働いているかを管理することを広く勤怠管理といいます。

勤怠管理を行うことで給与計算や従業員の健康状態の把握などが可能となるので、決して蔑ろにできる業務ではないので、企業は勤怠管理体制に注力する必要があります。

出勤·退勤、出社·退社とどう違う?

普段から当たり前のように使っている「出社」や「出勤」、「退社」や「退勤」にはどんな違いがあるかご存知でしょうか。実はこれらの言葉は厳密には違う意味合いを持ちます。

出社の意味

まずは「出社」についてです。

普段何気なく使っている出社という言葉ですが、これは自分が所属している会社のオフィスや営業所などに到着することを指します。オフィスに到着して一歩でも進入すれば出社したとみなすことができ、業務を開始しているかどうかは出社の要素に含まれません。

出社は自分が属するオフィスに出向いたときに成立するので、同じ会社の別拠点の営業所や系列会社に出勤したとしても出社扱いにはなりません。

それと反対に、自分が属する会社から帰宅する場合は「退社」という言葉を使います。

退社の意味

「退社」は出社と違い2つの意味を持ちます。

出社と反対で、1日の業務を終えて会社から帰宅することを退社と表す場合や、会社自体を退職する場合にも使われます。

普段使う際には特に意味合いを間違えるようなことは少ないですが、他社の人やグループ会社の人に説明する際に、退社したという言葉だけを伝えると2通りの意味合いでとられる可能性があるので、帰宅している場合であれば退社した時間を一緒に伝えてあげると良いでしょう。

出勤·退勤の意味

「出勤」や「退勤」は実際に労働した時間を表す際に用いられます。

午前9時に会社に着いて9時30分から業務を開始した場合は出社時間は9時、出勤時間は9時30分となります。同様に、17時に業務が終了して17時30分に帰宅する場合は退勤時間は17時、退社時間は17時30分と表すことができます。

自社に出社していなくても、取引先に出向いて商談など勤務を開始していれば出勤の扱いになり、そこから直帰するのであれば退社はしていませんが退勤はしていることとなります。

勤怠管理とは?なぜ必要か

勤怠管理は従業員が社内就労規則や労働基準法を守って適切に働けているかを把握するだけでなく、給与計算や健康状態の把握も可能になることから非常に重要な業務です。

また、勤怠管理が行われることで、従業員は自分が働いた実績を確認することができ、モチベーションの維持につなげることもできるので会社として決してないがしろにして良い業務ではありません。

昨今では、テレワークなどのオフィス以外での勤務形態も増えており、出勤日や休暇状況などを把握しているだけで労働時間を詳細に把握できなかったことから長時間労働を黙認してしまったり、従業員の健康障害を引き起こしてしまったというケースも少なくはありません。

政府から働き方改革が提唱され、残業時間の管理や有休の取得·消化について厳しい罰則が設けられるようになったこともあり、労働時間の把握ができる勤怠管理の必要性が非常に高くなったと言われています。

勤怠管理が適切に行われていれば、従業員一人ひとりの業務量が把握できるようになり、効率化を検討すべき部分を見つけやすくというメリットも生まれるので必要性が高い業務なのです。

なぜ勤怠管理は難しいのか?打刻忘れや改ざんなど

勤怠管理は重要度が高い業務ですが、実際にはなかなかうまくいかないといったケースも多いようです。

なぜ勤怠管理は難しい業務と言われるのか、具体的な要因を挙げていきます。

管理者を悩ませる打ち忘れ

出勤簿やタイムカードなどで勤怠管理を行っている企業もまだまだ多いと思います。ですが、多くの従業員が働いている企業では、打刻漏れ(打ち忘れ)や記入ミスが起きてしまうのも現実です。

また、外回りの営業がメインという営業部門では、直帰してしまうケースも少なくないのでタイムレコーダーに打刻することができない場合もあります。メールなどで報告して勤怠管理者が代わりに打刻するというケースもありますが、申請忘れの問題もありますし、大勢から打刻修正依頼が届いた場合は担当者に大きな負担がかかってしまいます。

タイムカードを持ち歩いて打刻してもらっているという企業もありますが、わざわざタイムカードを持ち歩くのはめんどくさいという従業員もいるでしょうし、タイムカードを忘れてしまった場合には打刻ができないという問題もあります。

勤怠管理はどの会社にも絶対に当てはまるという手法はなく、会社にあった勤怠管理方法を模索しなければならない点が難しさの1つと言えます。