給与計算をエクセルで行うメリットやデメリットは?役立つ関数も紹介

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給与計算は、専用ソフトがなくてもエクセル(Excel)で行えます。

基本的な知識は必要ですが、毎月の給与計算を自動でできるのが魅力です。

この記事では、給与計算をエクセルで行うメリットとデメリットをまとめました。

給与計算を行う際に役立つ関数とあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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RoboRoboペイロールでは、計算チェックシートを作成し、運用担当者間で共有することで、計算業務の標準化を実現します。 代行を任せる担当者によって品質やスピードにバラつきがでることなく、常に高い品質で業務を任せることができます。

 
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エクセルを使用した給与計算のメリット

エクセルを使用した給与計算のメリットを解説しましょう。

無料で給与計算ができる

エクセルがパソコンにインストールされていれば、無料で使用できます。

給与計算ソフトと違って、導入費用やランニングコストがかからないのがメリットです。

無料で配布されている給与計算シートのテンプレート(雛形)もあり、一から作成しなくても手軽に始められます。

計算ミスを防ぐことができる

エクセルで必要な設定を行えば、退勤情報を入力するだけで給与計算が可能です。

ある程度は自動で計算されるため、手書きと比較すると大幅に手間や時間を削減できるでしょう。

人為的な計算ミスを減らすことができ、修正などの処理も発生しにくくなるのがメリットです。

エクセルに慣れていれば簡単に管理することができる

エクセルはさまざまな業務で活用されています。

関数などが基本的な知識があり、エクセルの操作に慣れている方であれば管理は簡単。

自社の状況にあわせてカスタマイズすれば、さらに使いやすくなるでしょう。

エクセルを使用した給与計算のデメリット

給与計算にエクセルを活用するデメリットをまとめました。

税制などの改変があった際に対応が必要

税額表や社会保険料の料率は定期的に変更されます。

エクセルで給与計算を行なっている場合、改定のたびに対応が必要です。

税制や保険料に関する改定を常にチェックして、すぐに対応しなければいけません。

特定の人しか管理できなくなる可能性がある

担当者しか業務ができない状態になる「属人化」には、注意が必要です。

エクセルでの給与計算には専門的な知識が必要で、慣れていない方だと操作が難しいでしょう。

「特定の社員にしか給与計算ができない」、「担当者の退職や移動で引き継ぎが難しい」といったリスクに注意してください。

属人化を防ぎたいなら、マニュアルを作成して業務の見える化をすることが大事です。

エクセルで給与計算を行う際に役に立つ関数

給与計算に役立つエクセルの関数をまとめました。

15分単位の計算に役立つ関数

15分単位で給与計算したいなら、「CEILING関数」と「FLOOR関数」を利用しましょう。

設定した単位に応じて、切り上げをするのがCEILING関数、切り捨てをするのがFLOOR関数です。

CEILING関数とFLOOR関数を利用することで、15分単位で出退勤の時刻を記録できるようになります。

曜日の記載に役立つ関数

「WEEKDAY関数」を活用すれば、日付にあわせて曜日が自動で入力されます。

給与計算のフォーマットを時間をかけずに作成できるため、手間と時間を削減できるでしょう。

入力ミスを防ぐことにもつながり、修正などの手間もかかりません。

遅刻や有休などの条件判別をする関数

「IF関数」なら、設定した条件を満たしているときと、満たしていないときとで処理を変えることが可能です。

遅刻や欠勤、総体、有給があった際に条件を判別できます。

たとえば定められた労働時間を超えた場合は残業の給与計算を行うというように、活用できるでしょう。

エクセルでの給与計算を検討しよう

エクセルなら無料で給与計算ができ、人為的な計算ミスを防げます。

一方で税制などの改定への対応が必要、特定の人しか管理できなくなるなどのデメリットがあるので注意が必要です。

エクセルに慣れていない人だと給与計算は難しいので、状況にあわせて給与計算ソフトの導入を検討してください。

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