給与計算は、専用ソフトがなくてもエクセル（Excel）で行えます。
基本的な知識は必要ですが、毎月の給与計算を自動でできるのが魅力です。
この記事では、給与計算をエクセルで行うメリットとデメリットをまとめました。
給与計算を行う際に役立つ関数とあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
おすすめの類似給与計算ツール
給与明細のWeb化で業務効率化： Pay-Look
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| 月額費用 | 5,500円+55円×人数 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 110,000円 | 取り込み方法 | CSV取り込み |
他社メーカーの給与計算ソフトや給与明細ソフトとは異なり、「給与データ(CSV形式)を取り込み、Web給与明細を作成する」機能に特化しています。
操作がとってもシンプル
Web給与明細を発行するには、給与データ(CSV形式)を取り込むだけです。従来の紙のものと比べて、時間も労力も大幅にカットできます。もちろん再発行業務も一瞬でできます。 Web上で給与明細を発行するため、紙代、印字代、発送代、仕分けなどの物理的、属人的問題から解放されます。
紛失リスク軽減
作成した給与明細のデータはクラウド上に保存されるため、管理にかかる手間はもちろん、紛失、盗難というリスクも防止することができます。
セキュリティ面も安心
給与明細という従業員のプライバシーに関わる個人情報を扱うPay-Lookでは、従業員それぞれが固有のIDやパスワードを使ってログインするため不正にアクセスされる心配がありません。 PDF化した給与明細はパスワードを設定することもできるのでさらに強固なセキュリティ体制のもと管理することができます。
類似サービス： freee人事労務
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| 料金 | 年額23,760円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 0円 | 最低導入期間 | 1ヶ月〜 |
freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
あらゆる人事情報を一元化
従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。
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エクセルを使用した給与計算のメリット
エクセルを使用した給与計算のメリットを解説しましょう。
無料で給与計算ができる
エクセルがパソコンにインストールされていれば、無料で使用できます。
給与計算ソフトと違って、導入費用やランニングコストがかからないのがメリットです。
無料で配布されている給与計算シートのテンプレート（雛形）もあり、一から作成しなくても手軽に始められます。
計算ミスを防ぐことができる
エクセルで必要な設定を行えば、退勤情報を入力するだけで給与計算が可能です。
ある程度は自動で計算されるため、手書きと比較すると大幅に手間や時間を削減できるでしょう。
人為的な計算ミスを減らすことができ、修正などの処理も発生しにくくなるのがメリットです。
エクセルに慣れていれば簡単に管理することができる
エクセルはさまざまな業務で活用されています。
関数などが基本的な知識があり、エクセルの操作に慣れている方であれば管理は簡単。
自社の状況にあわせてカスタマイズすれば、さらに使いやすくなるでしょう。
エクセルを使用した給与計算のデメリット
給与計算にエクセルを活用するデメリットをまとめました。
税制などの改変があった際に対応が必要
税額表や社会保険料の料率は定期的に変更されます。
エクセルで給与計算を行なっている場合、改定のたびに対応が必要です。
税制や保険料に関する改定を常にチェックして、すぐに対応しなければいけません。
特定の人しか管理できなくなる可能性がある
担当者しか業務ができない状態になる「属人化」には、注意が必要です。
エクセルでの給与計算には専門的な知識が必要で、慣れていない方だと操作が難しいでしょう。
「特定の社員にしか給与計算ができない」、「担当者の退職や移動で引き継ぎが難しい」といったリスクに注意してください。
属人化を防ぎたいなら、マニュアルを作成して業務の見える化をすることが大事です。
エクセルで給与計算を行う際に役に立つ関数
給与計算に役立つエクセルの関数をまとめました。
15分単位の計算に役立つ関数
15分単位で給与計算したいなら、「CEILING関数」と「FLOOR関数」を利用しましょう。
設定した単位に応じて、切り上げをするのがCEILING関数、切り捨てをするのがFLOOR関数です。
CEILING関数とFLOOR関数を利用することで、15分単位で出退勤の時刻を記録できるようになります。
曜日の記載に役立つ関数
「WEEKDAY関数」を活用すれば、日付にあわせて曜日が自動で入力されます。
給与計算のフォーマットを時間をかけずに作成できるため、手間と時間を削減できるでしょう。
入力ミスを防ぐことにもつながり、修正などの手間もかかりません。
遅刻や有休などの条件判別をする関数
「IF関数」なら、設定した条件を満たしているときと、満たしていないときとで処理を変えることが可能です。
遅刻や欠勤、総体、有給があった際に条件を判別できます。
たとえば定められた労働時間を超えた場合は残業の給与計算を行うというように、活用できるでしょう。
エクセルでの給与計算を検討しよう
エクセルなら無料で給与計算ができ、人為的な計算ミスを防げます。
一方で税制などの改定への対応が必要、特定の人しか管理できなくなるなどのデメリットがあるので注意が必要です。
エクセルに慣れていない人だと給与計算は難しいので、状況にあわせて給与計算ソフトの導入を検討してください。
