目次
本記事では給与計算の内製化に適している会社の特徴や、内製化によるメリットとデメリットをご紹介します。
また、内製化の失敗例に触れていくため、反面教材として参考にしてください。
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給与計算の内製化が適している場合はどんなとき？
自社内の仕事環境により、内製化をしてもコストパフォーマンスを得られない場合があります。
給与計算の内製化が適切な場合と、外注の方が採算が合う場合のケースを紹介します。
内製化が適しているケース
内製化が適しているのは、給与計算を代行業者や社会保険労務士に委託しており、その利用料が会社を圧迫している場合です。
このケースでは、職場内で給与計算を行うことによりコストカットが見込めます。
また、委託先で自社のデータを使用できるよう手を加える必要がある場合、その業務に追われて他の仕事ができなくなることがあります。
作業量を軽減するための外注で、委託のために労力や時間を要していては本末転倒です。
このような場合は、内製化した方が給与計算を効率化できる可能性が高いです。
外注が適しているケース
害虫が適しているのは、給与計算にパターン化した単純作業が多い場合です。
職員数の多い会社ほど給与計算の業務が増加するため、単純作業といえど時間を要します。
マニュアル通りの作業が多い場合、その業務のみを外注して他の作業を内製化すれば費用も手間も軽減できます。
給与計算の内製化のメリット
職場内で給与計算を行うことにより得られる利点を紹介します。
給与計算に関わる知識を社内に溜めることができる
外注すると給与の算出方法が不明で、進行状況も把握できません。
そこで、職場内で給与計算を内製化することにより、職員のスキルアップが図れます。
それにより効率的な算出方法の捻出などが期待でき、業務の更なる効率化に繋がります。
疑問点の解決や、変更・修正対応がスムーズになる
給与計算を外注していると問題点や修正点が見つかった際、委託先にそれが伝わるまでに時間が掛かります。
しかし内製化していると、自社内でのスムーズな解決が可能です。
業務委託の場合、急を要する案件にも関わらず、外注先が休日で対応して貰えないこともあります。
外注は問題が発生した際、融通が利かない場合があることを理解しておきましょう。
情報漏洩のリスクが軽減される
給与計算は職員の個人データを扱うため、外部への依頼は情報漏洩のリスクを伴います。
自社のセキュリティが強固でも、外注先が安全対策を怠っていては意味がありません。
そこで、社内で内製化することによりデータ流出の危険が軽減され、外注による費用も削減できます。
給与計算の内製化のデメリット
給与計算を内製化するデメリットを解説します。
業務が属人化しやすい
すべての社員がある程度人事や労務業務に精通していることが、給与計算には不可欠です。
スキルのある職員のみが給与計算に携わると、その職員が欠勤した際などに、他の職員が代理できず業務が停滞してしまいます。
特定の職員のみが給与計算を担当すると業務がブラックボックス化してしまい、不正しやすい環境も生じるため危険です。
担当者の業務負荷が上がり、人件費が増加する
内製化は、今まで外注していた作業を自社職員が行うということです。
給与計算担当になった職員は、元より任されていた仕事に更に業務が加わることになります。
そのため、業務量が増加する上責任の重い仕事が追加され負担増は必至です。
重責や作業量を軽くするには、新たな人材を会社に招き入れる必要があります。
しかし、そうなるとその職員分の人件費が増加することになります。
繁忙期の人材確保を考慮しなければならない
繁盛期にのみ、派遣社員や短期社員を追加で雇用する会社は多いです。
職員が増えると給与計算の作業量も比例して増加するため、担当職員の負担は増大します。
繁忙期において、給与計算の業務係増員への検討が必要です。
給与計算の内製化、失敗するパターンとは？
内製化失敗のケースを紹介します。
負の事例を知って教訓とし、自社では失策とならないよう注意しましょう。
内製化失敗の例①
給与計算の業務全体を、社員数の多い企業で内製化してしまったパターンです。
費用のカットが目的で全て内製化した場合、職員の仕事は膨大な量となります。
許容量を越えた業務になると、ヒューマンエラーの発生率が上昇します。
内製化を失敗しないためには、ルーチンワーク化した型通りの作業のみを外注することです。
問題発生の際、外注先では対応できない可能性のある複雑な給与計算は自社で行います。
一つの業務で内製化する箇所と委託する箇所を分けることで、コスト引き下げにも成功し職員への負担増も防止できます。
内製化失敗の例②
小規模の会社で、給与計算担当の職員を一名だけ雇用して内製化したパターンです。
平時では一名の担当者のみでも業務が進行できても、その社員が急病などで休職した場合、給与計算業務が停止してしまいます。
スキルが必要な代理の利かない業務の場合は、最低でももう一名は職員を確保しておく必要があります。
または給与計算の知識がない社員でも代行できるよう、マニュアルを用意しておくことが不可欠です。
給与計算の内製化は状況に応じて実施しよう
給与計算の内製化か外注、どちらが自社にとって利益に繋がるのかを考慮しなくてはいけません。
単純にコスト面だけで決定するのは危険です。
外注費用の削減のため在籍している職員に業務を分配する場合、表面上はコストカットが成功したように感じます。
しかし許容範囲を超えた業務で作業全体が粗雑になり、会社の全体的なパフォーマンスの低下に結び付く恐れもあります。
自社の従業員数や給与計算以外の業務との均衡にも配慮し、内製化を進める事が重要です。
