給与計算システムを利用すると、様々な業務の効率を上げることが可能です。
本記事では、給与計算システムがどの様にして業務を効率化に導くのかなどを紹介します。
また、当システムではできない作業についても触れていきます。
おすすめの類似給与計算ツール
給与明細のWeb化で業務効率化： Pay-Look
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| 月額費用 | 5,500円+55円×人数 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
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| 初期費用 | 110,000円 | 取り込み方法 | CSV取り込み |
他社メーカーの給与計算ソフトや給与明細ソフトとは異なり、「給与データ(CSV形式)を取り込み、Web給与明細を作成する」機能に特化しています。
操作がとってもシンプル
Web給与明細を発行するには、給与データ(CSV形式)を取り込むだけです。従来の紙のものと比べて、時間も労力も大幅にカットできます。もちろん再発行業務も一瞬でできます。 Web上で給与明細を発行するため、紙代、印字代、発送代、仕分けなどの物理的、属人的問題から解放されます。
紛失リスク軽減
作成した給与明細のデータはクラウド上に保存されるため、管理にかかる手間はもちろん、紛失、盗難というリスクも防止することができます。
セキュリティ面も安心
給与明細という従業員のプライバシーに関わる個人情報を扱うPay-Lookでは、従業員それぞれが固有のIDやパスワードを使ってログインするため不正にアクセスされる心配がありません。 PDF化した給与明細はパスワードを設定することもできるのでさらに強固なセキュリティ体制のもと管理することができます。
類似サービス： freee人事労務
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| 初期費用 | 0円 | 最低導入期間 | 1ヶ月〜 |
freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
あらゆる人事情報を一元化
従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。
幅広い業務をペーパーレス化
freee人事労務は、勤怠から給与計算、年末調整まで、幅広い業務のペーパーレス化を実現します。 紙でやりとりしていたものがオンラインで完結するようになるため、ペーパーレス化によるコストカットが期待できます。
業務の抜け漏れを防止
freee人事労務にはアラート機能が搭載されており、タスクを登録しておくことで抜け漏れをゼロにすることができます。 アラート通知がされることで、やるべきことが可視化されるだけでなく、イレギュラーな業務が発生した場合もfreeeがお知らせしてくれるため安心です。
給与計算担当者が抱える悩み
給与計算は複雑な業務のため、担当者の負担が大きい作業です。
システムの導入が必要な要因である、給与計算担当者の業務負荷について説明します。
給与の計算は複雑である
職員ごとに勤務時間の差異があり、税金や保険も関係するため給与計算は複雑性の高い業務です。
時間外労働などの手当を給与に上乗せし、保険料や所得税などの各種税金と控除額を差引く必要があります。
お金に関わることなのでミスが許されず、誤っている箇所がないかのチェックも不可欠です。
支給額の決定後も、給与明細の作成と税金などの納付作業が必要です。
時間と労力を要するため、効率化が要望される業務です。
社員情報の変更があった場合手間がかかる
職員に扶養者が増えたり、昇給や交通費の増減などで給与は変動します。
社員の情報を更新すると共に、給与の変更作業をしなくてはなりません。
他にも時短勤務などの雇用形態の変更や、昇格による役職手当でも給与は変化します。
業務が属人化し担当者の負担が大きい
給与の計算には、各種保険や税関連の知識が必要です。
そのため担当者に業務が一任され、一人の職員が受け持つ作業の許容量を超えることもあります。
作業にスキルが必要なため他職員に業務が分配できず、人為的ミスが起きやすい状況が生まれます。
給与計算担当者は、物理的負担だけでなく心理的負担も増す負の連鎖に陥ってしまう可能性があります。
給与計算を効率化する方法
給与計算のパフォーマンスを向上させる手法について紹介します。
給与計算を外注する
給与計算を代行業者や社労士、税務士に外注する方法が挙げられます。
外注する場合社員の個人データを相手先に預けるため、情報流出のリスクが伴います。
委託先でどの様に社員のデータが扱われているか分からず、作業の進捗も不明瞭です。
不測の事態が起こった際、外部である発注先と連携が上手く取れずトラブルの処理が遅延する場合もあります。
給与計算をシステムに任せる
給与計算の担当者は、大量の入力作業と計算を同時進行で行っています。
誤りがないかチェックし、修正する作業も担当者の仕事です。
システムに作業を委ねる場合、必要項目を入力すればシステムが給与計算を自動で行います。
それにより、担当者はシステムの算出結果の確認を行えば良いだけになります。
給与計算システムで効率化できること
給与計算システムにより、各種費用に対する計算の合理化が可能です。
給与計算システムで効率化できることについて紹介します。
給与計算
Excelなどに計算式を入力しなくても、基本給や残業代などを入力するだけで、システムが自動で支給額を算出します。
システム上で給与計算が完結するものを利用すれば、Web上で給与明細を確認できます。
会社の方針にSDGsがある場合は、給与明細は発行しないペーパーレス化も実現可能です。
社会保険料の処理
職員の基礎給与の変動や雇用形態の変化などで、社会保険料の料金は変わります。
社会保険料の変更届をシステム経由で提出すれば、給与計算の際システムが自動で保険料を変更して支給額を算出してくれます。
保険料の徴収ミスを起こしてしまうと、控除額にずれが生じ所得税の不一致にもつながります。
社会保険料の処理の効率化は、ケアレスミスの予防にも効果的です。
経費や交通費の計算
職員から経費や定期代などの申請があった際、書類などに不備があれば申請者に該当箇所の説明が必要です。
申し込み関連をシステム上で行うと、システムが誤りを発見し提出者にメールなどで知らせてくれます。
そのため、給与計算担当者は再提出された申請書を確認するだけで良くなります。
給与計算システムによる効率化で、申請書の往復による再計算などの徒労も防止可能です。
給与計算システムでできないこと
給与計算システムでは不可能な作業を知ることにより、システム導入を失敗しないように注意しましょう。
給与計算システムで実現できないことについて解説します。
勤怠の打刻・修正
職員がタイムカードの打刻を失念した場合、申告を受けて担当職員が主導で修正作業を行います。
修正が必要とシステムが判断して承認するのは、打刻の不正に繋がるためその機能はありません。
給与計算システムではないですが、打刻ミスを防ぐシステムは存在します。
会社の入り口に打刻機を設置し、通過するだけで出退勤が記録できるシュキーンというサービスがあるので、参考にしてください。
給与の更新
給与の更新には、部署異動による業務内容や勤務時間の変化も関係します。
辞令などの数値化や定期化ができないのは、システムに組み込むのは困難です。
このようにディスカッションなどで人の意思により決定する事項は、システムによる自動化は難易度が高い傾向にあります。
システムによる効率化で給与計算の負担を減らそう
給与計算システムには、得意分野と不得意分野があります。
効率化できる作業に対しシステムを上手に活用し、給与計算による担当者の負荷を軽減しましょう。
給与計算業務の作業を効率化することにより、一つの仕事に費やせる時間が増加します。
それにより個々の作業クオリティが上昇し、業務全体の品質向上に期待が持てます。
