今回は、不動産契約管理システムについて解説いたします。
不動産管理を行う企業において、業務をサポートしてくれる心強いツールですので、ぜひ参考になさってください。
不動産契約管理システムとは
不動産契約管理システムは、不動産管理会社の賃貸管理業務を効率化できるツールのことです。
顧客・契約情報を一元的に管理することができ、賃貸管理物件の管理を容易にしてくれます。
賃貸管理では、エクセルなどを使っている場合が少なくないと思われますが、取り扱う物件が増えるほど情報の管理・共有は難易度を増すばかりです。
不動産契約管理システムは、入力ミス・記入漏れ・紛失など、人的なミスを防止できるようになるなど、業務の無駄・コスト削減に最適です。
おすすめの類似不動産契約管理サービス
類似サービス： PICKFORM
(4.5)
| 月額料金 | 30,000円 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 手数料 | 要問い合わせ |
PICKFORMとは、株式会社PICKが運営している不動産電子契約サービスです。 不動産取引における電子契約の利用は、細かい宅建業法に適用しているかどうかが重要な論点となりますが、PICKFORMは国内で唯一国土交通大臣認定を受けており、宅建業法にも遵守した安心設計となっています。
シンプルで使いやすい
PICKFORMは、不動産業を長年営んでいたPICKが、紙に慣れた不動産業者の方がストレスなく使いこなせるように、シンプルさにこだわって開発されており、直感的に操作することができます。
同時署名形式を採用
PICKFORMは、業界で唯一同時署名形式を採用したサービスです。 不動産契約では、買主・売主・仲介会社など登場人物が多いため、署名待ちの時間が業務効率化の妨げとなっていました。
捺印不要ファイルも一緒に管理可能
PICKFORMは、重要事項説明書や契約書などの電子署名を実施する書類に加えて、謄本やハザードマップなどの捺印が不要な書類、その他の取引に関する書類も、物件や案件ごとに整理して管理、閲覧、ダウンロードすることができます。
おすすめの不動産契約管理システム
PICKFORM
特徴
PICKFORMとは、株式会社PICKが運営している不動産電子契約サービスです。
国内で唯一国土交通大臣認定を受け、宅建業法に遵守した安心設計のサービスとして人気を博しています。
賃貸・売買・請負、全てに対応していることが特徴で、紙契約の電子化推進など、作業を効率的でスムーズに進められるようになります。
料金
- 初期費用：無料
- 月額費用：月額30,000円〜
契約管理110番（ビズキューブ）
特徴
契約管理110番（ビズキューブ）とは、契約書締結時の文章・口頭などを詳細に記録し、管理できるサービスです。
契約の一元管理が実現され、煩雑な作業を削減できるため、業務効率が向上します。
期日管理の自動化・柔軟な検索機能など、便利な機能が数多く搭載されています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
ハニーボックス
特徴
「ハニーボックス」は、紙による煩雑な賃貸契約書の管理をクラウド化して業務をスマートにしてくれるツールです。
紙の契約書は、探し出すのもなかなか大変ですが、ハニーボックスを利用することで、賃貸借契約書を電子化してすぐに検索できるようになります。
料金
- 初期費用：5,000円〜
- 月額費用：20,000円〜
Pro-Sign賃貸借契約書
特徴
Pro-Sign賃貸借契約書とは、株式会社プロレド・パートナーズが運営している店舗情報の一元管理システムです。
店舗情報管理をスマートに行えるサービスとして、情報の一元管理が実現され、煩雑な情報管理を効率化し、生産性の向上が狙えます。
料金
- 初期費用：100,000円〜
- 月額費用：10,000円〜
賃貸借契約 不動産管理システム（アイディーエス）
特徴
賃貸借契約 不動産管理システム（アイディーエス）は、賃貸借不動産の契約情報を一元管理し、全社での共有を行いたい際に便利なツールです。
自社が借りている物件・不動産の管理に長けたツールとして人気を博しています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
不動産契約管理システムのメリット
入力ミスの防止などに最適
不動産を取り扱う業務は、月末月初などにおいては、家賃入金・広告費支払い・経費精算など、入出金の業務が集中します。
前述した通り、エクセルを用いた賃貸管理の場合、取り扱い物件が増えれば増えるほど、人的ミスも生じやすくなるはずです。
また、個人情報などの取扱いも多く、セキュリティ対策も強固にしておく必要があります。
不動産契約管理システムを利用すれば、管理物件の情報や、入金情報なども一元的に管理できるようになるため、人的ミスは当然削減され、入出金業務も効率化されることでしょう。
セキュリティ機能もしっかりと強固に設定されているものも多く、情報漏洩の心配もなくなります。
また、操作上の不明点や、システムトラブルが起こった際にはサポートしてもらえるのも嬉しいポイントです。
業務全般が効率化
エクセルで物件を管理しているケースにおいては、それぞれの物件を担当している社員が不在である場合、契約者・取引内容の問い合わせが来たとしても、対応は難しいでしょう。
また、エクセルの取扱いに長けた社員が少ない場合、属人化してしまう恐れも否定できません。
不動産契約管理システムを導入することで、担当者の枠を超えて、物件・契約書・顧客情報などを一元管理することができます。
したがって、全社で迅速な情報共有が実現されるため、賃貸管理の標準化・効率化が叶う上、それらの業務に関する教育も省略することができ、その分のコストも削減できます。
営業活動・顧客の対応に集中できるようになることで、より生産性は向上され、売り上げにも直結するはずです。
顧客満足度の向上
情報共有・業務効率化・人的ミスの削減を実現できれば、顧客対応は非常にスムーズになり、顧客満足度はより向上することでしょう。
また、データを蓄積し分析できるツールも多く、収支データ・予算・実績などをしっかりと分析できれば、マーケティングの側面でも成果を出せるはずです。
加えて、広告出稿機能が搭載されているツールを利用すれば、短時間で入居希望者を多く募ることができるため、契約獲得数の向上も見込めます。
不動産契約管理システム導入時に注意するべきポイント
企業の規模・業務に合ったシステムを導入する
不動産契約管理システムはそれぞれ特色があるため、自社の規模・業務にあった製品を選定するべきです。
営業分析・契約獲得率・広告作成など、企業によって課題はまちまちだと思われますので、それらをしっかりと解決に導いてくれるシステムを導入すると良いでしょう。
また、既存システムとデータを連携したい場合は、それが可能か、もしくはカスタマイズで対応できるか、などの確認も重要です。
サポート体制が手厚いか
システムを利用する上で、システム停止・トラブルに対する対策は欠かせません。
そのためには、サポートが充実しているかの確認をしておくべきです。
開発元がすぐにメール・電話・遠隔操作など対応してもらえるか、土日でも対応可能か、などをチェックポイントとしておくと良いでしょう。
操作性に優れているか
操作性のよさ、画面の見やすさも重要なポイントです。
業務効率の観点もさることながら、使いにくいシステムであった場合、活用しきれず導入の効果が発揮されないことも考えられます。
無料トライアルが用意されているサービスであれば活用するなどして、操作性をチェックしてから導入すると良いでしょう。
まとめ
以上、不動産契約管理システムについて解説いたしました。
業務効率化を叶え、顧客満足度・売り上げの向上を狙いたい不動産契約に関わる企業の方はぜひ、参考になさってください。
