オフィスワークにおいて必ず使用すると言っても過言ではないメール。簡単な社内の連絡事項から取引先への商談、機密事項を添付してのやりとりなどメール使用の場面は非常に多いです。だからこそメール使用時のセキュリティは最重要に強化したいと考える企業も増えています。しかし専用のセキュリティソフトを導入するとユーザー数が増えるごとに高額の費用が発生してしまうなどなかなか気軽に導入に踏み切れるものでもありません。
そこで今回は導入するだけで添付ファイルを自動で暗号化してくれるクラウド型メールセキュリティソリューションのシンプルメールについてご紹介させていただきます。
シンプルメールとは
Simple mail(シンプルメール)とはGMOクラウド株式会社が運営するクラウド型メールセキュリティーサービスです。クラウド型なのでソフトを導入しなくても利用でき、自動的に添付ファイルのパスワード設定、暗号化できるとあり多くの企業で導入されています。ソフト型と比べ、クラウド型サービスなのでネット環境さえあれば導入することができ、費用も月額固定料金制なのでコストをかけずにセキュリティ強化を図りたいという企業におすすめです。
シンプルメールの機能･特徴
高度なセキュリティ設定
シンプルメールは自動でメール添付ファイルにパスワード設定をしてくれるので、手動でパスワード設定をしていた時に起こりがちだったパスワードの設定し忘れも起こりません。パスワード未設定が原因で情報が漏洩してしまうという危険は十分にあるので自動でパスワード設定をしてくれるシンプルメールは大きくセキュリティ対策として貢献します。
また、ログ管理機能が搭載されているので、メールの誤送信があった際には履歴から確認してダウンロード前にファイルを削除したり、受信者に対して連絡をとることが可能となります。専門知識がなくてもコントロールパネルから簡単に社内全員のメールセキュリティを設定できるので安心です。
メール業務効率化
今までのメール業務では添付ファイルのサイズ確認やZIPファイルへの圧縮、パスワード設定、パスワード通知を手動で行わなければいけませんでした。1件メールを送るだけなら数分で済む作業ですが積み重なると膨大な時間を消費していることになります。シンプルメールを導入すればこれらの作業は全て自動化して行ってくれるのでメール業務の効率化が図れます。利用者側で定めたメールポリシーに沿って暗号化･パスワード設定を行うので対応する手間もありません。
サポート体制も強化
シンプルメールは固定料金制なので使うユーザー数が増えても減っても料金は一律です。増減時の契約もいりません。さらにGMOクラウドのサーバーを利用している場合は無料で導入設定を代行してくれるので安心です。もちろん他社サーバーを使用している場合でも導入は可能で導入サポートもあります。メールでのサポートであれば24時間365日対応しているので急なトラブルでもサポートを受けることが可能です。
シンプルメールの価格･料金プラン
シンプルメールでは3つの料金プランを提供しています。いずれも初期費用は0円です。スタンダードプランは12ヶ月契約の場合は月額9,300円で1ヶ月契約の場合は月額9,800円になります。プロプランは12ヶ月契約の場合は月額13,800円で1ヶ月契約の場合は月額14,800円になります。ビジネスプランは12ヶ月契約の場合は月額21,300円で1ヶ月契約の場合は月額22,800円になります。ユーザー数は無制限なのでユーザー数の増減によって料金が変わることはありません。15日間無料のお試しもできるのでまずはトライアルから利用してみることをおすすめします。
※2020年5月現在/詳細は公式サイトを確認
利用企業からの評判･口コミ
意識せずにメールセキュリティ強化を
“新たな教育ネットワークシステム導入に伴い個人情報の管理強化を重視することになりシンプルメールを導入しました。まだ使い始めてまもなく、使いこなせているわけではありませんがメールの送受信にトラブルもなく、意識せずにセキュリティ対策ができていると感じています。以前は手動で行っていた暗号化を自動でできることで業務の効率化も図れていると感じています。”(狭山市立教育センター様)
業務の効率化を実現できました
“日常業務として添付ファイルの暗号化を行っていましたが1つ1つ人力で暗号化していたので非常に手間がかかっていました。現在はメール送信件数も多くはありませんがこれから繁忙期に入るにあたりどれだけメール業務が効率化できるか期待しています。”(中村コンサルティングオフィス様)
類似サービスとの比較
シンプルメールとの類似サービスとしてはSymantec Email Security.cloudやFortiMailなどが挙げられます。これらのサービスを料金面、特徴で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | 特徴 |
| シンプルメール | ･スタンダード:9,300円 ･プロ:13,800円 ･ビジネス:21,300円 | 0円 | ･パスワード設定と暗号化を自動化 ･固定料金制 |
| Symantec Email Security.cloud | ･Business Price:年間5,110円(10名〜24名) ･Symantec Corporate:年間9,000円(10名〜24名) | 要問い合わせ | ･多層防御システム ･脅威サイトへのアクセスを事前に遮断 |
| FortiMail | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ･スパムの自動検出 ･大企業向けサービス |
料金面でみるとやはり固定料金制のシンプルメールがコスパに優れていると言えます。機能面ではメール多層で防御できるシステムが導入されているSymantec Email Security.cloudや少人数から導入が可能なシンプルメールがおすすめです。
シンプルメールで手間のないセキュリティ対策を
今回はクラウド型メールセキュリティーサービスのシンプルメールをご紹介させていただきました。添付ファイルを使用してのメール業務はオフィスワークにおいて欠かせないものです。だからこそセキュリティは重要視しなければいけませんが1通にかける時間はできる限り効率化したいところ。
導入に際しては価格面を重視したいのであればクラウド型で検討してみるのがいいですが、従業員が抵抗なく使えるサービスを選ぶことも重要です。サービスによっては無料で利用できるトライアルプランを導入しているサービスも多いので、一度トライアルから利用してみて自社にあったセキュリティサービスの傾向を見つけるのがおすすめです。
画像･データ出典:Simple mail公式サイト