「メールの管理が大変、、」
「メール管理システムって実際どうなの？」
本記事は、ECサイトにおけるメール管理システムについて解説をしています。
導入をすることで様々なメリットがあるので、確認をしてください。
また、システムの選ぶポイントや具体的なシステムを紹介しています。
ECサイトのメールを管理する手法
ECサイトでメールを管理する方法について解説をします。
メーラーを利用する
管理方法として、一般的なメーラーを利用します。
メーラーのGoogleやOutlookは、無料で利用することができます。
ただし、受信メールの量が増えると注意が必要でしょう。
膨大なメールが来ると、チームでの連携が取りにくく対応漏れや二重対応が起こる可能性があります。
エクセルやスプレッドシートを利用する
エクセルやスプレッドシートであれば、チーム内での共有がしやすいです。
対応を羅列しておき、チェックボックスなどを利用することで対応漏れや二重対応も少なくなります。
ただし、作業量が増えたり誤った情報が書き換えられるという危険性もあります。
システムを導入する
システムを導入することで、上記のような課題を解決することができます。
窓口の一元管理や、情報共有の簡易性からミスが起こりにくいためです。
おすすめのメール管理アプリ
ECサイトのメール管理をシステム化するメリット
ECサイトのメール管理をシステム化するメリットをいくつか紹介します。
スピーディーな対応
問い合わせを一元管理することで、業務効率化が図れます。
問い合わせに対して、未完のタスクが一目で分かるため対応がしやすいためです。
またタスクが一覧になることで、どれを優先するべきかということも分かりやすいです。
過去の対応内容を確認できる
システムを導入することで、過去の対応内容を確認することができます。
これにより、調べる時間が減るので結果的な対応速度が向上します。
また過去の事例を、ナレッジ化することでユーザー向けのFAQ作りなどに役立てることができます。
過去の問い合わせ内容を分析して、問い合わせの傾向などを知ることも可能です。
人為的ミスの削減
人為的なミスは、つきものですがシステムを使うことで限りなく減らすことができます。
さらにシステム内で、ワークフローを作成したりルールを設定することでよりミスが減ります。
ECサイトのメール管理システムを選ぶポイント
メール管理システムを選ぶポイントについて解説をします。
販売チャネルに対応しているか
まずは、販売チャネルに対応しているかです。
販売チャネルがあることで、商品やサービスを適切なルートで消費者に届けることができます。
必要となる機能を備えているか
必要となる機能は、事前に目標を決めてから考えます。
例えば、メールを分析する機能や自動でメール送信をする機能など必要と思われる機能を事前に考えておくことが大切です。
セキュリティ対策は万全か
顧客の情報は、重要なのでセキュリティ対策は徹底しなければいけません。
顧客の情報が漏れると、信頼を失うことになりますので最も気を付けたいです。
ECサイトのメール管理におすすめのシステム
具体的に、おすすめのシステムを2つ紹介します。
①Re:lation（リレーション）
Re:lation（リレーション）は、利用しやすいのが特徴です。
電話・メール・LINEといったチャネルを一画面で管理でき、対応状況が一目で分かるという点からチームでの利用がしやすいです。
②メールワイズ
メールワイズは、月額500円からという安価で始められるのが特徴のシステムです。
一般的なメールの機能に加えて、「顧客情報」「対応履歴」「テンプレート」といった機能が備わっています。
効率的かつ利便性が高いので、約12,000社以上がシステムを導入しています。
ECサイトのメール管理はどう選ぶ？
ECサイトのメール管理で、システムを導入することで効率化を図ることができます。
対応速度の向上や、過去事例から対応を確認できるため分析や人為的ミスの削減に役立ちます。
システムを選ぶポイントは、機能が備わっていることや販売チャネルに対応していることです。中でも、最も大切なのはセキュリティ対策を万全にしておくということです。
