今回は「マイナンバー管理システム」について解説いたします。
従業員のマイナンバー管理は非常にデリケートで、企業の信用にも直接関わるものです。
マイナンバーの適切な管理を行えるシステムをご紹介いたしますので、ぜひ参考になさってみてください。
マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、従業員のマイナンバーの収集・保管・利用・破棄などを、クラウド上で完結できるシステムのことを指します。
安全管理措置への対応に最適なシステムとして、漏えい・滅失・毀損などの事故をしっかりと防ぎ、適切でない使い方がされないよう、安全対策ツールとして、マイナンバー管理システムは活躍しています。
おすすめのマイナンバー管理システム
マネーフォワード クラウドマイナンバー
特徴
マネーフォワード クラウドマイナンバーとは、社員のマイナンバー情報を安全に管理できるサービスです。
金融機関出身者が提供しており、氏名・マイナンバーの情報が暗号化され、厳重管理されているなど、安心感の高さが魅力です。
システムへのログインに関しても、パスワードとともに、承認コードが利用されており、安全な二段階認証方式が採用されています。
費用
初期費用：0円
月額費用：3,980円〜
MJSマイナンバー
特徴
MJSマイナンバーは、特定個人情報の取り扱いガイドラインに沿った、安心安全なマイナンバー管理システムです。
オンプレミス版・クラウド版・登録や管理の代行してくれる”BPO”の3種類から選択して利用でき、コンサルティングや導入サポートも含まれている手厚いサービスとして人気を誇ります。
費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：要問い合わせ
nyoibox(ニョイボックス)
特徴
nyoiboxはExcel感覚でマイナンバー管理を行えるツールです。
ローコストで導入することができ、クリックひとつでグラフ作成・編集・分析が行えるなど操作性の高さが評判を呼んでいます。
直接編集することもでき、業務効率の向上に最適です。
費用
初期費用：要問い合わせ
月額費用：要問い合わせ
マイナンバー管理システムのメリット
従業員のマイナンバー収集を効率化できる
企業が従業員のマイナンバーを収集する場合、本人に対し、法律で定められた範囲の中で、何に利用するのかを通知・公表する必要があります。
マイナンバー管理システムを利用することで、収集プロセスを効率化できます。
例えば、システム内で利用目的を通知し、情報入力の依頼をスムーズに行うことができれば、企業側の負担は大いに削減できるでしょう。
安全管理措置における負担が軽減される
マイナンバーは重要な個人情報であることは言うまでもありません。
したがって、非常に厳格な安全管理措置対策が求められます。
万が一、マイナンバーの不正流出・漏えいが起こった場合、企業イメージの失墜はもちろん、損害賠償請求の対象になることも否定できません。
こうした負担を軽減できるのが、マイナンバー管理システムです。
ペーパーレス化・暗号化などにより、物理的な保管コスト・紛失リスクを削減し、セキュリティを十分に担保した、データ管理が可能になります。
源泉徴収票などを簡単に発行できる
例えば、源泉徴収票を発行する場合、マイナンバーを転記・入力する必要があります。
マイナンバー管理システムには、労務管理システムや給与計算ソフトなどと連携できるものも少なくありません。
これらを活用すれば、源泉徴収票にマイナンバーが自動反映され、転記・入力の負担防止、人的ミスの防止が実現できます。
マイナンバー管理システムの選定方法
自社の企業規模を考慮する
まず、マイナンバー管理システムを選ぶ際は、自社の企業規模を考慮しましょう。
対応人数によって、最適なマイナンバー管理システムは変わります。
中小企業向けのシステムである場合、マイナンバーの件数に制限があったりなど、機能の特徴も異なる場合も多く、重要な選定ポイントとして捉えておくべきです。
システムのタイプを確認する
マイナンバー管理システムを選ぶ際は、システムのタイプも十分に考慮する必要があります。
基本的には、
- マイナンバー管理専門の単独タイプ
- 労働管理の自動化に最適な労務管理システムタイプ
の2種類に分かれるため、自社が労務管理システムを導入してない場合、労務管理システムタイプを導入した方がより効率的な業務を実現できるはずです。
操作性について確認する
どんなシステムにおいても操作性は重視するべきポイントであり、マイナンバー管理システムも例外ではありません。
操作性に優れている場合、人的ミス・情報漏洩の防止にも最適な上、作業効率の向上も狙うことができます。
マイナンバーの収集やシステムとの連携にも操作性は非常に重要です。
まずは、無料トライアルなどを利用してみて、使い勝手を確認してみることをおすすめします。
まとめ
以上、「マイナンバー管理システム」について解説いたしました。
企業において重要なマイナンバーを適切・安全に管理する上で、マイナンバー管理システムの利用は非常に有効です。
マイナンバー管理に課題を感じている企業の方はぜひ、参考になさってみてください。
