請求書の処理は、内容の確認や仕訳・支払いの処理など時間のかかる業務です。
しかし、人的リソースが足りず、請求書の処理が業務の負担になっている場合、OCR技術を導入することで状況を改善することが可能です。また、今まで不可能とされていた経理業務のテレワーク化も実現できるでしょう。
本記事では、OCRを使った請求書のデータ化についてや導入することで得られるメリット・注意点について紹介します。請求書の処理に悩みを抱えている方は今回紹介することをOCR導入の検討に役立ててください。
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スマートOCRとは、株式会社インフォディオが運営しているAI-OCRサービスです。 書類や帳票をスキャン・撮影して画像データからテキストデータを抽出、簡単操作で書類を電子化することができます。
非定型帳票の読み取り精度
定型帳票だけでなく、取引先ごとにレイアウトがバラバラな非定型帳票でも柔軟に対応。エリア指定する必要はなく汎用性が高いデータの抽出が可能。
歪んだ写真の読み取り精度
プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形します。そのためスマートフォンで撮影した写真も高精度で読み取りが可能です。
OCRテンプレート自動振り分け
アップロードした帳票から文字列を認識し、適用するテンプレートを自動で振り分けることが可能です。 自動でテンプレートが適用されるため、手作業でテンプレートを選択する手間を省くことができます。
請求書をOCRでデータ化して管理するメリットとは
請求書のデータ化には、業務効率化を図る上で多くのメリットがあります。請求書を保存するためのスペースを削減や業務時間を短縮することは簡単に想像できますが、それ以外にも印刷のために必要な紙の削減など経費を抑えることもできます。
請求書をOCRでデータ化して管理するメリットについて詳しく解説します。
請求書を保管するスペース削減できる
請求書は法律で定められた保存期間に応じて、発行側も受け取る側も請求書を保管する必要があります。毎月発行される請求書は徐々に増えていき、量がかさむことで社内のスペースを圧迫するでしょう。
OCRで請求書をデータ化し、必要なときに印刷をするようにすれば保管するスペースを削減でき、印刷に使用する紙の削減も実現できます。
統一のフォーマットで管理することができる
請求書のフォーマットは法律で定められておらず、取引先によって異なります。OCR技術を利用することでデータ化する際に統一のフォーマットに直すことができ、請求内容の確認作業が簡単になります。
社内で使用しているソフトと連携しやすくなる
従来の請求書の処理では、紙の請求書を従業員が確認し、手作業でExcel等の社内で使用するソフトにデータを入力していました。しかし、請求書の数が増えることで従業員の業務負担は増え、人的リソースが不足してしまう問題が発生します。
ですが、OCRを導入することで請求書の内容は自動でデータ化されるため状況が改善されるでしょう。また、会計ソフトと連携することもできるため、経理業務全般を削減することも可能です。
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データ保管時に注意しなければならないこと
OCRの導入は請求書の処理業務や保管をする際に多大なメリットがありますが、データ保管時に注意しなければならないことがいくつかあります。
データ保管を適切に行っていない場合、行政から罰せられる可能性もあるため必ず抑えておきましょう。
法律の改正を把握しておく
請求書の保管については法律で制限が設けられています。また、法律が改正されることで保管方法を変えていく必要があるため注意しましょう。
OCRサービスの多くは法律の改正に対応し、日々アップデートされているため、大きなトラブルになることは少ないです。しかし、法律違反を犯してしまうと業務停止や罰金等に繋がるため、法律の改正にOCRが対応しているか確認を必ず行いましょう。
改ざんの防止策を行う
データ化した請求書は対策をしていなければ容易に改ざんすることができてしまいます。請求書を管理する体制の改善やパスワードなどを設けてセキュリティを高める必要があるでしょう。
また、法律では請求書をデータで管理する場合、いつ作成したものか記録を残しておくことが定められています。
請求書のOCR処理機能を持つサービス
請求書のOCR処理機能を持つサービスには以下のようなものがあります。
・Google Cloud Vision API
・Amazon Textract
・Microsoft Azure Form Recognizer
・Abbyy FlexiCapture
これらのサービスは、請求書のOCR処理を自動化し、生産性を向上させるための優れたツールです。どのサービスを選択するかは、使用目的や予算、必要な機能などに応じて適切に検討する必要があります。
請求書の管理はOCRの導入でスムーズに行う
請求書の管理は経理業務において大きな負担になりますが、OCRを導入することで請求書の内容を自動でデータ化するだけではなく、自由な形式で保管することができます。
これから請求書の処理をスムーズに行いたいと考えている方はOCRの導入を考えてみてはいかがでしょうか？本記事で紹介したOCRを使用した請求書のデータ化についてやメリット・注意点を参考に検討してください。
