本記事では、受発注システムについてQ&A方式で解説しております。
受発注システムについてよくある疑問
A.
受発注システムとは、企業間の取引におけるやりとりをオンラインで完結することができるシステムを指します。
特に、EC運営においては、BtoB取引に活用されています。
受注業務と発注業務の負担を減らし、業務効率化につなげることができるため、近年、受発注システムを導入する事例が増えています。
また、受発注システムは、クラウド型とフルスクラッチ型、ハーフスクラッチ型に分類され、それぞれの特徴は以下の通りです。
・クラウド型：インターネット上でサービスを利用でき、ベンダー側がデータの管理を行う
・フルスクラッチ型：ゼロからシステムを構築するため、企業ごとにあった運用が実現できる
・ハーフスクラッチ型：既存システムを導入企業向けにカスタマイズ
Q.EC運営で受発注システムを導入するメリットは？
A.
【業務効率化が可能に】
EC運営に受発注システムを取り入れることで、業務効率化が可能になります。
電話やメール、FAXといった発注方法が一般的で、発注書や納品書、請求書といった帳票の作成業務も多く、煩雑化が起こりやすいEC運営において、受発注システムは、データで情報を管理して、効率化する機能が搭載されているため、従業員の業務負荷を軽減することが可能です。
【人的ミスの防止】
電話やFAXを活用した発注業務では、言い間違いや書き間違いなどによる誤発注を引き起こすリスクがあります。
受発注システムを利用することで、Web発注が可能となり、システム上で発注履歴も確認できるため、ミスの防止、迅速なカバーが実現できます。
【自社の都合に合わせた発注が可能になる】
従来のFAXや電話を活用した発注業務では、取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて発注を行わなければならず、受注機会を逃してしまうことがありました。
受発注システムを導入することで、24時間受発注が可能となり、納品までの時間を短縮することが可能となり、受注機会を創出することができるようになります。
【情報共有が効率化される】
受発注システムは、入力した情報がリアルタイムに更新されるため、商品の数量や金額を最新の状態で把握することが可能となります。
分析機能が搭載されているシステムを導入すれば、昨対比を割り出したり、売れ筋の商品を把握したりと、戦略立案に役立てることができます。
Q.EC運営で受発注システムを導入する際の注意点は？
A.
【柔軟性があるか】
自社独自のフローや特殊な発注方法を採用している場合、既存の受発注システムでは対応できない場合があります。
そのような場合に、自社にあったカスタマイズができるシステムであれば、必要な機能を追加して、最適な運用が可能となるため、柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶと良いでしょう。
【直感的な操作性】
新しいシステムを導入する際は、操作性を確認することが重要です。
受発注システムは、複数人で利用することも珍しくないため、利用する人全員が無理なく操作できるシステムを選ぶことをおすすめします。
操作性が複雑で、一部の人しか利用できないシステムでは、属人化が発生するリスクがあるため、トライアルなどを利用して操作性を事前に確かめることをおすすめします。
また、マルチデバイスに対応していると、事務所以外でもスマートフォンやタブレットから利用できるため、利便性が高まります。
【サポート体制を確認】
操作方法や運用について不明点が発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整備されている受発注システムであれば、安心して利用することができます。
土日対応や時間外でもチャットボットによる自動回答が用意されているサービス、FAQが用意されているサービスであれば、短時間で不明点を解消できるでしょう。
Q.ECサイト運営におすすめの受発注システムは？
A.
【アラジンEC】
-特徴
アラジンECは、株式会社アイルが運営しているECサイト運営に最適なBtoB受発注システムです。
業務効率化と営業販促を目的として設計されており、PCはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用できます。
企業取引に必要な機能をパッケージ化しており、導入企業にあった柔軟なカスタマイズ機能を搭載しています。
豊富なBtoBノウハウが詰め込まれたサービスで、ユーザーからのニーズを受けた機能が豊富に搭載されています。
-料金
・初期費用：要問い合わせ
・月額費用：要問い合わせ
※価格情報は2023年4月時点のもの
【GoQSystem】
-特徴
GoQSystem(ごくーシステム)は、ECサイト向けの一元管理システムです。
ECサイト運営に必要な機能を多数搭載し、業務効率化を実現します。
自社の分析や効果測定に役立つ機能も搭載されています。
豊富な導入実績があり、サポート体制にも優れているため、初めて受発注システムを導入するという方にもおすすめです。
直感的な操作が可能で、国内のほぼ全てのECカート、ECモールに対応しています。
-料金
・受注管理プラン:月額15,000円/初期費用30,000円
・受注･在庫連携管理プラン:月額29,800円/初期費用40,000円
・受注･商品･在庫連携管理プラン:月額44,800円/初期費用50,000円
・受注･商品･在庫連携･出荷管理プラン:月額64,800円/初期費用100,000円
※価格情報は2023年4月時点のもの
【CO-NECT】
-特徴
CO-NECTは、直感的なUIで設計された受発注システムです。
マニュアルいらずで利用することができ、サポート体制も優れているため、安心して利用することができます。
受注内容をデータとして確認できることで、確認漏れや二重発注などのミスを防止することが可能です。
取引先が無料で利用できるため、先方からの同意を得やすく、手軽に業務効率化を実現することができます。
-料金
・初期費用：要問い合わせ
・月額費用：要問い合わせ
※価格情報は2023年4月時点のもの
Q.受発注システムの機能やできることは？
A.
【受注管理機能】
複数の窓口（電話・メール・Webサイトの注文フォームなど）からの注文に関する管理するのが受注管理機能です。
Webサイトで注文を受け付けている場合、受注可能な数量を計算して表示可能です。
【発注機能】
在庫や注文状況から、どれだけの数量を発注するのか管理するのが発注機能です。
たとえば、発注書の作成や発注状況の追跡などができます。
【在庫管理機能】
現在の在庫がどれだけあるのか、現在どの商品をどれだけ注文しているのかを把握し、在庫不足がないように管理するのが在庫管理機能です。
不良品の管理なども、在庫管理機能で行えます。
【請求管理機能】
納品書や受領書のデータなどから、請求書の発行や送付などを行うのが請求管理機能です。
一度システムを組めば自動で請求書が発行されるので、請求漏れなどを防止できます。
【帳簿作成機能】
注文書や納品書など、受発注に関するさまざまな書類から自動的に帳簿を作成するのが帳簿作成機能です。
帳簿を自動的に作成できるようになると、人の手による記帳ミスを防止できます。
【データ分析機能】
受発注システムのデータ分析機能は、今後の仕入れ数やコストの検討などに役立ちます。
また、売れ筋商品や顧客の注文傾向が可視化されるので、今後の戦略にも活用可能です。
Q.発注者側の受発注システム導入のメリットは？
A.
受発注システムを発注者側が導入した場合、次のようなメリットが考えられます。
・紙ベースよりも時間や手間を大幅に削減可能
・さまざまな情報を一元管理できるため、業務管理がしやすくなる
・業務を自動化することにより、人的ミスの軽減ができる
・リアルタイムで発注履歴などが把握できる
Q.受注者側の受発注システム導入のメリットは？
A.
受発注システムを受注者側が導入した場合、次のようなメリットが考えられます。
・受注の確認や進捗管理がスムーズに行えるようになる
・受注情報が自動的に反映されるため、受注内容のミスがなくなる
・発注者とのやりとりがデータとして記録されるため、トラブルの減少につながる
・請求書の作成や入金管理などが自動化されるため業務改善が期待できる
Q.受発注システムのデメリットは？
A.
受発注システムにはデメリットもいくつかあります。
・システムの導入および運用にコストがかかる
・システムに不具合が発生すると、業務がストップする可能性がある
・システムを利用するために、従業員を教育する必要がある
・顧客情報などをデータで管理するため、十分なセキュリティ対策が必要
メリットとデメリットを十分に把握したうえで、システムの導入を検討するといいでしょう。
Q.受発注システムとは？