昨今では、企業活動のあらゆるシーンでペーパーレス化が実施されています。
特に会議に関しては、資料の作成・印刷・配布・回収など、紙面にまつわる負担やコストから逃れられない企業も少なくないことでしょう。
今回は、それらの悩みを一気に解決する「ペーパーレス会議システム」をご紹介いたします。
ペーパーレス会議システムとは?
「ペーパーレス会議システム」とは、紙の資料をデジタル化し、オンライン及びオフラインでの会議をスムーズにするツールです。
必要な資料のデータをシステム上に用意して、参加者全員がすぐに閲覧可能な状態にできるなど、会議を行う上での資料作成・準備の負担やコストを軽減できる機能が満載です。
ペーパーレス会議システムが持つ主な特徴としては、
- 会議前に資料の配布が可能
- 資料の重要なポイントを拡大表示できる
- 資料に直接書き込んで、議論が行える
などが挙げられます。
ペーパーレス会議システムの特徴
以下、ペーパーレス会議システムの特徴をまとめました。
会議の準備機能
多くのペーパーレス会議システムでは、システム上にドラッグ＆ドロップするだけで会議で使用する資料データを登録することが可能です。
会議に参加する人は、その資料をシステム上で簡単に閲覧できます。
すなわち、資料の印刷や配布など、会議を実施する準備を削減することができるのです。
会議をスムーズに行うための機能
Web会議機能
ペーパーレス会議システムでは、外部Web会議ツール(Zoomなど)と連携できるものも多く、それらを利用すればオンライン会議を簡単に行うことができます。
ゲストを招待する機能
URL（QRコード）やパスコードを発行して、ゲストを会議に招待することが可能です。
この機能を利用すれば、ペーパーレス会議システム内で他社との打ち合わせなどが簡単に実施できます。
事前に参加者にユーザー登録してもらわなくても使用できるものがほとんどです。
通話・チャットなどの機能
通話・チャットなどの機能を有しているものも多いため、簡単な打ち合わせや遠隔会議などもすぐに行えます。
画面共有・同期機能
会議中に参加者の画面を同期し、全員で共有することが可能です。
画面を分割して補足の資料などを表示したい際に便利です。
アンケート機能
ツール内で投票・アンケートを行えるペーパーレス会議システムも多く開発されています。
結果はすぐに集計することができ、画面上で確認できます。
セキュリティにまつわる機能
ほとんどのツールで、暗号化・閲覧時間の制限・保存不可設定などによって、決まった人物だけが資料配布や閲覧ができるように権限を付与することができます。
またIDやパスワードの設定はもちろん、指紋・顔認証、ホワイトリストの設定が可能であったりなど、強固なセキュリティ機能を有しているツールも数多くあります。
ペーパーレス会議システム導入のメリット
会議の準備を削減できる
ペーパーレス会議システムを導入することで、印刷や書類の配布・回収などを行う必要がなくなります。
すなわち、紙に関するコストや手間を削減することが可能です。
修正や確認作業に関してもオンラインで簡単に行えるので、会議直前・実施中でも資料を編集することができます。
また全員が同時に同じ資料を閲覧できるため、参加者の人数が増減したとしても部数を調整する必要もありません。
出欠や参加状況に関してもシステム上で簡単に確認することが可能です。
会議進行をスムーズに行える
会議の実施者と参加者が目線を合わせた状態で会議を進行できるのも、ペーパーレス会議システムの強みです。
説明箇所を拡大表示など、フォーカスすることができるため、会議中によく見られる、「今、資料のどこを説明しているかわからなくなってしまった」という参加者の困りごとを払拭できます。
また、「実施者に会議進行のオペレーション(画面の切り替え・必要書類の表示)を任せ、参加者は議論に集中できる環境を作る」と言ったように、きっちりとした棲み分けを行え流ので、より効率的に会議を進行させることができるはずです。
印刷・配布不可な機密資料に関してもペーパーレス会議システムを活用すれば、参加者に前もって閲覧しておいてもらうことができるので、よりスムーズな会議を実施できます。
情報漏洩の防止
資料をデジタルで配布することで、紛失・盗難などのリスクを軽減することができます。
会議終了と同時に自動的にデータを削除したりなど、端末にデータが残らないような機能も用意されており、情報漏洩防止の観点からも安心・安全です。
会議を簡単に振り返ることができる
ペーパーレス会議システムを利用することで、議事録を作成する手間も大幅に削減できます。
会議の内容のメモを参加者同士ですぐに共有し確認できるので、隙間時間を上手に活用して会議を振り返ることができ、また欠席した会議に関しても、アーカイブを閲覧することですぐに確認することが可能です。
おすすめのペーパーレス会議システムサービス
ECO Meeting（株式会社エステック）
特徴
「ECO Meeting」は、他社のWeb会議システムとの連携や投票機能も搭載されており、資料の事前設定・会議終了後の自動削除など、会議を行う上での便利な機能が盛りだくさんのシステムです。
タブレット端末を利用して直感的に会議を開催することができます。
実施者の画面を全員に共有し資料の閲覧が可能なプレゼンテーションや、書き込みやマーキングなど、多様な使い方が魅力です。
アクセス制限・アカウントロック・ダウンロード制限・多要素認証など、あらゆるセキュリティ対策が十分なのも人気の秘訣と言えるでしょう。
利用実績も豊富で、大学の理事会や役員会議、株主総会、企業のセミナーや講習会など、あらゆるシーンで活躍しています。
料金
月額1,000円/ID〜 初期費用50,000 円
ConforMeeting/e（日本電気株式会社）
「ConforMeeting/e」は、直感的な操作性と高いセキュリティ能力で人気を誇るペーパーレス会議システムです。
充実した運用管理機能を誇り、会議における意思決定の効率化に強みを発揮してくれます。
参加者同士で画面を同期したり、発言権をコントロールしたりなど、スムーズな会議進行を実現してくれる機能が満載です。
同期の操作をワンタッチで行うことができ、資料の操作も簡単なので、そのユーザビリティの高さから、これまで半日かかっていた会議を90分まで短縮することができた企業の例もあります。
料金
要問い合わせ
LiveOnPaperless（ジャパンメディアシステム株式会社）
特徴
LiveOnPaperlessは、Web会議システム「LiveOn」に付随するペーパーレス会議システムです。
会議実施者から招待された参加者は、発行されたPaperlessのキーを認証画面に入力するだけで会議資料の閲覧ができたり、資料ページの拡大や縮小・手書きメモ機能を利用できたりなど、便利な使い方が盛りだくさんです。
iPadやiPhoneで簡単に会議に参加することができ、リモートワークやWeb会議をメインとしている企業の強い味方として活躍してくれることでしょう。
料金
要問い合わせ
SmartDiscussion（キッセイコムテック株式会社）
SmartDiscussionは、企業向けと官公庁向け、2タイプのペーパーレス会議システムを提供しています。
Zoomとの連携や、資料の同時書込機能、議案投票、資料の並列表示など、多彩な機能と操作性の良さが魅力で、利用者に向けた操作研修までを行ってくれるサポート体制も高い評価を得ています。
会議をスムーズにペーパーレス化させたい団体には特におすすめです。
料金
月額9,000円〜、初期費用9,000円（企業向けの場合）
まとめ
以上、ペーパーレス会議システムについて解説・紹介いたしました。
対面・オンライン問わず、ペーパーレス会議システムを活用すれば、資料を作成する負担・コストの軽減、スムーズな会議運営を実現できるはずです。
特にコロナ禍で一気に普及した、リモートワークにおいて重宝されるシステムと言って間違いないでしょう。
最適なペーパーレス会議システムを導入し、快適な会議を実現してください。
