プロジェクト管理ツールを導入しようと考えていても、尻込みしてしまう理由のほとんどが費用なのではないでしょうか。
ツールは販売されているものなので、どうしても費用がかかってしまいます。失敗したくないからこそ、料金体系などをしっかりと下調べしておく必要があるのです。
そこで、プロジェクト管理費用についてをまとめました。
プロジェクト管理に必要な費用
そもそも、プロジェクト管理は、ツールだけではなくリーダーが進捗管理を行なったり品質管理をマネジメントする費用であるとも言われています。プロジェクト管理ツールは、その作業をサポートするものなのです。
ほとんどのプロジェクト管理ツールの料金体系は、月額料金制となっています。少額ながらも、毎月費用が発生するということです。
その中でも、利用人数に応じて変わっていく従量課金型と、利用人数が変化しても変わらない月額固定型の2つに分かれています。
初期費用に関しては無料であることがほとんどです。その理由は、プロジェクト管理ツールのクラウド型のシェア拡大があります。インターネットを利用するため、以前までのように自社サーバーも必要ありません。導入する予算が限られている中小企業にぴったりなツールなのです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： MarketWatcher NEO
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| 月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス： Shachihata Cloud
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| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
プロジェクト管理費用に影響する要素
コスト管理をするということは、進行中のプロジェクトを予算内・期間内に終わらせるために調整を行うということです。スムーズにコスト管理ができるということは、管理の費用があまりかからないということなのです。
円滑に管理を行うためにプロジェクト管理ツールを導入する場合、オプションを重ねていったり、高機能であることを求めると高額になってしまうこともあります。よくありがちなのが、タイムトラッキングなどの高度な機能がついていたりすることです。タスク管理に特化しているようなツールの月額料金は安価ですが、追加で機能を求めると高額になってしまうことがあるのです。
どのツールにどんな機能があるのか、複数のツールを比較するのも大切な手順です。
プロジェクト管理ツールの導入前のポイント
プロジェクト管理ツールの導入を考える場合、どんな機能がツールに必要なのかということです。タスク管理のみが必要なのに、たくさんの機能がついているツールを選んでしまってはそれこそ無駄遣いとなってしまいます。
自社がプロジェクト管理ツールに求めていること、プロジェクトを行う上でどの部分に取り入れたいのかをまず洗い出し、それをもとに最小限の機能を持ったツールを絞り込むことが最小限の金額で抑えるためのコツです。また、月払いではなく年払いで料金を支払うのも、コストを抑えるポイントです。
プロジェクト管理費用を抑えるコツ
プロジェクト管理を行う上で、なるべく費用を抑えるにはどうしたらいいのでしょうか。
コストマネジメント計画を立てる
プロジェクトのコスト管理という点では、明確なコストマネジメント計画が必要になってきます。プロジェクトの進行計画を立てるのはもちろんですが、人員・機器・資材などの必要なものがどのタイミングで必要になるのかをはっきりさせておきます。必要なものを必要なときに購入・用意ができるので、無駄がありません。
見積もりを作成する
予算を組む前に、コストの見積もりを作成し、予算とどのくらい差があるのかを明確にしておきましょう。予想していた金額よりも安ければいいのですが、予算オーバーだった場合の対策は早めにしておく必要があります。また、プロジェクトを進めているときに計画の見直しが起きた場合は、費用の増減などを早めに把握しておかなければなりません。ただコストを下げる・予算内に収めるだけではなく、得られる成果のバランスの調整と比較も行い、計画を進めましょう。
プロジェクトの全体像を把握する
プロジェクトのリーダーに求められるのは、プロジェクト全体の把握です。プロジェクト全体を把握することで、進行に関する情報収集を行うことができます。全体像が把握できない場合は、予算を立てるための根拠がない状態ということです。見通しが立っていない状態で立てる予算は甘いものとなってしまい、無駄遣いや削減のしすぎを誘発してしまうのです。
そのプロジェクトに合っていない予算は、予算オーバーやプロジェクトの失敗を招いてしまいます。そのプロジェクトだけで情報収集を行うだけではなく、外部から意見を求めるというような工夫を行うといいでしょう。
プロジェクト管理を適切に行い、予算内で最大の力を発揮しよう
リーダーがどれくらいプロジェクト内容を把握できているかが、円滑かつ予算内で最高の結果を出せるポイントとなります。適切な管理を行い、より良い結果を出せるようにしていきましょう。
