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プロジェクト管理ツールを導入しようと考えていても、尻込みしてしまう理由のほとんどが費用なのではないでしょうか。
ツールは販売されているものなので、どうしても費用がかかってしまいます。失敗したくないからこそ、料金体系などをしっかりと下調べしておく必要があるのです。
そこで、プロジェクト管理費用についてをまとめました。
プロジェクト管理に必要な費用
そもそも、プロジェクト管理は、ツールだけではなくリーダーが進捗管理を行なったり品質管理をマネジメントする費用であるとも言われています。プロジェクト管理ツールは、その作業をサポートするものなのです。
ほとんどのプロジェクト管理ツールの料金体系は、月額料金制となっています。少額ながらも、毎月費用が発生するということです。
その中でも、利用人数に応じて変わっていく従量課金型と、利用人数が変化しても変わらない月額固定型の2つに分かれています。
初期費用に関しては無料であることがほとんどです。その理由は、プロジェクト管理ツールのクラウド型のシェア拡大があります。インターネットを利用するため、以前までのように自社サーバーも必要ありません。導入する予算が限られている中小企業にぴったりなツールなのです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 350円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
プロジェクト管理費用に影響する要素
コスト管理をするということは、進行中のプロジェクトを予算内・期間内に終わらせるために調整を行うということです。スムーズにコスト管理ができるということは、管理の費用があまりかからないということなのです。
円滑に管理を行うためにプロジェクト管理ツールを導入する場合、オプションを重ねていったり、高機能であることを求めると高額になってしまうこともあります。よくありがちなのが、タイムトラッキングなどの高度な機能がついていたりすることです。タスク管理に特化しているようなツールの月額料金は安価ですが、追加で機能を求めると高額になってしまうことがあるのです。
どのツールにどんな機能があるのか、複数のツールを比較するのも大切な手順です。
プロジェクト管理ツールの導入前のポイント
プロジェクト管理ツールの導入を考える場合、どんな機能がツールに必要なのかということです。タスク管理のみが必要なのに、たくさんの機能がついているツールを選んでしまってはそれこそ無駄遣いとなってしまいます。
自社がプロジェクト管理ツールに求めていること、プロジェクトを行う上でどの部分に取り入れたいのかをまず洗い出し、それをもとに最小限の機能を持ったツールを絞り込むことが最小限の金額で抑えるためのコツです。また、月払いではなく年払いで料金を支払うのも、コストを抑えるポイントです。
プロジェクト管理費用を抑えるコツ
プロジェクト管理を行う上で、なるべく費用を抑えるにはどうしたらいいのでしょうか。
プロジェクトのコスト管理という点では、明確なコストマネジメント計画が必要になってきます。プロジェクトの進行計画を立てるのはもちろんですが、人員・機器・資材などの必要なものがどのタイミングで必要になるのかをはっきりさせておきます。必要なものを必要なときに購入・用意ができるので、無駄がありません。
予算を組む前に、コストの見積もりを作成し、予算とどのくらい差があるのかを明確にしておきましょう。予想していた金額よりも安ければいいのですが、予算オーバーだった場合の対策は早めにしておく必要があります。また、プロジェクトを進めているときに計画の見直しが起きた場合は、費用の増減などを早めに把握しておかなければなりません。ただコストを下げる・予算内に収めるだけではなく、得られる成果のバランスの調整と比較も行い、計画を進めましょう。
プロジェクトのリーダーに求められるのは、プロジェクト全体の把握です。プロジェクト全体を把握することで、進行に関する情報収集を行うことができます。全体像が把握できない場合は、予算を立てるための根拠がない状態ということです。見通しが立っていない状態で立てる予算は甘いものとなってしまい、無駄遣いや削減のしすぎを誘発してしまうのです。
そのプロジェクトに合っていない予算は、予算オーバーやプロジェクトの失敗を招いてしまいます。そのプロジェクトだけで情報収集を行うだけではなく、外部から意見を求めるというような工夫を行うといいでしょう。
プロジェクト管理を適切に行い、予算内で最大の力を発揮しよう
リーダーがどれくらいプロジェクト内容を把握できているかが、円滑かつ予算内で最高の結果を出せるポイントとなります。適切な管理を行い、より良い結果を出せるようにしていきましょう。
