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プロジェクトのリーダーが行うプロジェクト管理ですが、管理の目的やその役割が明確になっていないままプロジェクトが進行してしまっているということがあります。
目的・役割が明確になっていることで、より円滑なプロジェクト管理を行えるようになります。目的や役割について見ていきましょう。
プロジェクト管理の目的や役割は？
まずプロジェクト管理の目的とは、そのプロジェクトの目標達成と時期の遵守です。納期を守るためには、進行中のプロジェクトのプロセスを、段階的に決めた日程通りに進めていく必要があります。ただ、すべてが日程通りに進むということはないので、進捗状況に応じてメンバーのタスクを修正していくことも役割の1つです。その状況に応じてタスクを振り分けていき、納期に間に合うようにすることが大切です。
日程はもちろんですが、利益を出すこともリーダーの役割です。予算・納期だけではなく良い品質を守らなくてはなりません。いくら納期に間に合い、予算内で収まっていたとしても、認められる品質でなければ利益は発生しないのです。品質を守りつつ工程内の無駄を削減し、予算内で期日までに終了させられるようにするのがリーダーなのです。
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プロジェクト管理の実行に必要なこと
プロジェクト管理を実行するために必要なことは2つあります。まずはプロジェクトの見える化です。
プロジェクトの進行を可視化することによって、作業内容がぼんやりとせずはっきりしたものとなります。これにより情報共有ができ、進捗状況が把握しやすくなるのです。問題が発生したときもすぐに対処ができるようになります。
もう1つは、ヒト・モノ・コトを管理することです。これらを管理するということは、状況に応じて人員配置を適切に行なってタスクを割り振るということです。メンバーの中で不満が生まれないよう、人に合わせた作業内容の管理も重要になってきます。プロジェクトでヒト・モノ・コトを管理する能力を発揮することで、成功まで導くと言っても過言ではありません。
プロジェクト管理の基本的な流れ
プロジェクト管理を行うための基本的な流れを押さえておきましょう。最初に、プロジェクトの目的を確認します。
目的をはっきりさせることでプロジェクトの指針が生まれます。それに加え、ゴールを見据えることでプロジェクトメンバーのモチベーションアップにも繋がるのです。目的がわかっていないと何を優先して作業をすればいいのかがわからず、どこで何をすればいいのかという判断が全くできません。それだけ目的が明確化しているのは大切なことなのです。
続いて、タスクの洗い出しを行います。ゴールに辿り着くために必要な作業をリストアップし、重要度や取り掛かる順番を整理します。そして、プロジェクトメンバーの適性・希望を考慮し、量を考えてタスクを割り振ります。タスクに期限を設定し、進捗状況を把握するようにしましょう。
ある程度プロジェクトが進行してきたら、進捗の把握をし、状況に合わせて修正を重ねていきます。常に把握しておくことで問題をすぐに見つけて適切に対処することができるのです。場合によってはタスクを追加したり、メンバーを追加しなくてはならない状況も出てきます。その状況に合わせてベストな選択をしましょう。
プロジェクト管理に関わるPMやPLの役割
プロジェクトを進める上で重要な役割を持つのがPM（プロジェクトマネージャー）とPL（プロジェクトリーダー）です。この役割を持った人が主導で管理を行います。
PMは、プロジェクトのすべての責任を負う責任者です。PLはプロジェクトを成功させるための実行責任者です。PMが全体を見て指示を出し、PLが実行に移す立場ということになります。PMとPLが連携を取ってプロジェクトを進めることが、プロジェクト成功のポイントです。
プロジェクト管理の目的を理解して、成功へと導こう
プロジェクトを成功させるには、そのプロジェクトの目的を理解し、全体を見ることが大切です。進捗状況を把握し、全体を見渡すことでどう進んでいるのか、修正した方がいいところはあるのかがわかるようになるからです。これから始まるプロジェクトがある場合は、まず目的を理解することから始めましょう。
