プロジェクトのリーダーが行うプロジェクト管理ですが、管理の目的やその役割が明確になっていないままプロジェクトが進行してしまっているということがあります。
目的・役割が明確になっていることで、より円滑なプロジェクト管理を行えるようになります。目的や役割について見ていきましょう。
プロジェクト管理の目的や役割は?
プロジェクト管理とは
まずプロジェクト管理の目的とは、そのプロジェクトの目標達成と時期の遵守です。納期を守るためには、進行中のプロジェクトのプロセスを、段階的に決めた日程通りに進めていく必要があります。ただ、すべてが日程通りに進むということはないので、進捗状況に応じてメンバーのタスクを修正していくことも役割の1つです。その状況に応じてタスクを振り分けていき、納期に間に合うようにすることが大切です。
リーダーに求められる役割
日程はもちろんですが、利益を出すこともリーダーの役割です。予算・納期だけではなく良い品質を守らなくてはなりません。いくら納期に間に合い、予算内で収まっていたとしても、認められる品質でなければ利益は発生しないのです。品質を守りつつ工程内の無駄を削減し、予算内で期日までに終了させられるようにするのがリーダーなのです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス: MarketWatcher NEO
(4.5)
月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理
(5.0)
月額費用 | 0円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
プロジェクト管理の実行に必要なこと
プロジェクトの見える化
プロジェクト管理を実行するために必要なことは2つあります。まずはプロジェクトの見える化です。
プロジェクトの進行を可視化することによって、作業内容がぼんやりとせずはっきりしたものとなります。これにより情報共有ができ、進捗状況が把握しやすくなるのです。問題が発生したときもすぐに対処ができるようになります。
様々な情報を管理
もう1つは、ヒト・モノ・コトを管理することです。これらを管理するということは、状況に応じて人員配置を適切に行なってタスクを割り振るということです。メンバーの中で不満が生まれないよう、人に合わせた作業内容の管理も重要になってきます。プロジェクトでヒト・モノ・コトを管理する能力を発揮することで、成功まで導くと言っても過言ではありません。
プロジェクト管理の基本的な流れ
目的を確認
プロジェクト管理を行うための基本的な流れを押さえておきましょう。最初に、プロジェクトの目的を確認します。
目的をはっきりさせることでプロジェクトの指針が生まれます。それに加え、ゴールを見据えることでプロジェクトメンバーのモチベーションアップにも繋がるのです。目的がわかっていないと何を優先して作業をすればいいのかがわからず、どこで何をすればいいのかという判断が全くできません。それだけ目的が明確化しているのは大切なことなのです。
タスクを設定
続いて、タスクの洗い出しを行います。ゴールに辿り着くために必要な作業をリストアップし、重要度や取り掛かる順番を整理します。そして、プロジェクトメンバーの適性・希望を考慮し、量を考えてタスクを割り振ります。タスクに期限を設定し、進捗状況を把握するようにしましょう。
修正、改善
ある程度プロジェクトが進行してきたら、進捗の把握をし、状況に合わせて修正を重ねていきます。常に把握しておくことで問題をすぐに見つけて適切に対処することができるのです。場合によってはタスクを追加したり、メンバーを追加しなくてはならない状況も出てきます。その状況に合わせてベストな選択をしましょう。
プロジェクト管理に関わるPMやPLの役割
プロジェクトを進める上で重要な役割を持つのがPM(プロジェクトマネージャー)とPL(プロジェクトリーダー)です。この役割を持った人が主導で管理を行います。
PMは、プロジェクトのすべての責任を負う責任者です。PLはプロジェクトを成功させるための実行責任者です。PMが全体を見て指示を出し、PLが実行に移す立場ということになります。PMとPLが連携を取ってプロジェクトを進めることが、プロジェクト成功のポイントです。
プロジェクト管理の目的を理解して、成功へと導こう
プロジェクトを成功させるには、そのプロジェクトの目的を理解し、全体を見ることが大切です。進捗状況を把握し、全体を見渡すことでどう進んでいるのか、修正した方がいいところはあるのかがわかるようになるからです。これから始まるプロジェクトがある場合は、まず目的を理解することから始めましょう。