「受付システムのメリットを知りたい、、」
「受付システムを導入する際のポイントは？」
本記事は、受付システムについて解説をします。
特徴や導入の注意点を記載しているので、システム選定に役立てることができます。
おすすめの受付システム
類似サービス： アイタッチ
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 月額固定費 | 要問い合わせ |
アイタッチとは、ABphone株式会社が運営している無人受付システムです。 これまでに100社以上の導入実績があり、沖縄から北海道まで全国で利用されています。 独自のクラウドサーバー「ABphone Connect」を利用することで、専用工事の必要なく手軽に無人受付システムを設置することができます。
簡単設定で導入できる
無人受付システムは便利な反面、初期設定や情報変更が難しいというケースも少なくはありません。 アイタッチは、予め用意したコンフィグファイルをインポートするだけでアプリの設定を完了することができます。 受付アプリに設定した構成をファイルに書き出しておけば、万が一のトラブル時でも、いつでも同じ設定も戻すことが可能です。
導入企業に合わせたレイアウトが可能
アイタッチは、導入企業のエントランスに合わせて縦・横どちらでも表示することができます。 導入企業側で背景画像やロゴ、ボタンなどを自由にカスタマイズすることができ、企業ロゴや社名を表示することも可能です。
管理が簡単
アイタッチは、PCからicloud.com経由でも管理できるため、非常に簡単です。 PCからicloud.comの連絡先や写真を編集するとアイタッチにも反映されるため、手動で編集する手間が効率化されます。 呼び出し先の入れ替えや内線番号の変更なども簡単にできるため、運用管理における工数を削減できます。
受付システムのメリット
受付システムのメリットを解説をします。
顧客満足度の向上
受付システムを導入することで、顧客は待ち時間が減り満足度の向上に繋がります。
また、システムで受付ができる場合に顧客は都合に合わせて柔軟な予約をすることができます。
業務効率化と正確性の向上
システムを導入することで、従業員の業務を自動化することができます。
その間に、他の業務に集中できるので効率化になります。
また、受付システムの導入によって顧客に正確な情報を提供できます。待ち時間の予測や最新の情報を正確に伝えることができます。
データ分析が行える
受付システムで集めた情報は、データ分析を行いマーケティングに活用することができます。
集めたデータで来客のデータ分析はもちろん、待ち時間の最適化にも利用ができます。
受付システムのデメリット
受付システムのデメリットについて解説をします。
システムがストップしたときの対策が必要
システムが止まった時には、すぐに対策が必要です。
受付システムに業務を委ねている場合は、その業務が止まってしまうからです。
また、システムがいつ止まっても迅速に対応できるようにしておくことも必要になります。
人との対話が減る
受付業務がまるまるシステムに置き換わってしまいますので、人との対話が減ってしまいます。
デバイスで完結する場合は、顧客に冷たい印象を与えてしまう可能性があります。
導入時のコストと教育時間がかかる
受付システムを導入するさいに、コストがかかります。ただし、アプリインストールで完結するものだと保養を抑えることができます。
また、システムを従業員に周知・教育しておく必要があります。運用方法が共有できていないと意味がないからです。
受付システム導入の際に注意すべきポイント！
システムを導入する際には、以下の点に注意しましょう。
目的とニーズを確認する
システムを導入する目的とニーズを確認しましょう。
目的が明確であるほど、システムを選定するときに適切なものが選べるためです。
機能を把握し目的に沿っているかを確認する
受付システムには、機能が様々なので使っているシステムの機能に何があるかとそれが目的に沿っているか確認する必要があります。
例えば、目的に沿っていない不要な機能があることでコストが上がっているのであれば無駄になってしまいます。
使いやすさや対応端末を確認する
使いやすさを重視することで、従業員への教育コストが低下します。また顧客にとっても使いやすいシステムの方が良いです。
対応端末についても、スペースや環境に合わせてタブレット端末や機器の設置を検討しましょう。
受付システムの導入が向いている業界とは
受付システムの導入が向いている業界について紹介をします。
医療業界
医療業界は、比較的待ち時間が長い傾向にあります。システム導入によって予約を最適化することができます。
また、利用の多いお年寄りにとっても簡単に受付ができる方が良いです。
宿泊施設業界
宿泊施設業界は、ある程度決まった時間に人が殺到するので簡単にチェックイン・チェック王都できるシステムの導入に向いています。
イベント業界
イベントでは、多くの人が集まるので事前のチェックインなど効率化した方が良いです。
スタッフの業務を簡潔化させることで、スムーズな入退場を実施できます。
受付システムはメリットとデメリットを理解してから導入しよう
受付システムを導入することで、顧客満足度が向上し、集まったデータをマーケティングに活用することができます。
反対に、導入・教育コストがかかったりシステムを保守運用しなければいけない点があります。また、機会によって自動化になり顧客とのコミュニケーションは減ってしまいます。
システムを導入する際には、ニーズから目的を決め利用している端末や機能が目的に沿っているかを確認しましょう。
また、顧客とスタッフにとって使いやすいシステムを導入しましょう。
