自然災害の多い日本では、いつ何が起こるかわからないため、万が一の場合に備えて対策を講じておく必要があります。
災害が起きたあと、事業を復興するためには社員の安否確認を行う必要があります。安否確認を行う方法として「安否確認システム」の活用がおすすめです。
本記事では、安否確認システムでできることについて解説します。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
安否確認システムで何ができるの？
安否確認システムの利用に何を実現できるのか解説していきます。
社員の安否確認を迅速に行える
安否確認システムの活用により、社員や社員の家族の安否を迅速に確認することが可能です。
社員の安全が確認できれば、事業復興の計画など「次に何をすべきか」を決めることができ、仕事が滞る期間を短縮できるでしょう。
管理者は問題解決に注力できる
安否確認システムは、社員や家族の安否を一括で自動的に実施します。そのため、管理者は問題解決に注力することが可能です。
緊急事態では、社内基盤の崩壊や社員が会社に来ることができないなどさまざまな問題が生じる可能性があります。管理者は、仕事が滞る可能性があるため、これらの問題を解決していくことが求められます。
その際社員全員を一人ずつ確認していくことは、かなりの労力を要しますが、安否確認システムの導入により工数の削減が可能です。
安否確認システムが活きる場面とは
安否確認システムは、以下のような場面で役立ちます。
・災害時の社員の安否確認
・通信手段の確保
・管理者の負担軽減
・BCP(災害時の会社の復興方法や手段をあらかじめ決めておく計画)の策定
・普段の情報収集
災害時における社員の安全確認の他に携帯電話が使用できなくなった場合の通信手段、BCPの策定に活用することが可能です。
安否確認システムの主な機能
安否確認システムに備わっている主な機能については以下のとおりです。
・一斉メール配信機能
・回答状況の確認機能
・掲示板機能 など
安否確認システムの導入手順
安否確認システムは、どのようにして導入するのか気になっている方もいるでしょう。
安否確認システムの導入手順について解説します。
導入目的の明確化
まず、「なぜ導入したいのか」と目的を明確に設定しましょう。
たとえば、コロナウイルスのような病気が蔓延した場合の感染対策として活用したい場合、社員の体調を毎日把握するために、自動アンケート送信機能があれば便利です。
目的がないにも関わらず導入してしまうと、不要なコストが発生してしまったり、必要な機能がないといったケースも考えられます。
そのため、何のために導入をするのか明確にしておくことが重要です。
機能やサービスを比較検討する
安否確認システム導入時には、自社に必要な機能が備わっているかの確認は必須です。
また、サポート体制は万全であるか、アプリは直感的で使いやすいかなどさまざまな観点からサービスを比較検討していく必要があります。
サポート体制が整っていなければ、システム上の問題が発生した場合に対処に困ってしまうことが考えられます。
そのため、導入の前に公式サイトなどをよく確認してサポートが整っているか、アプリは実用的かなど把握しておきましょう。
予算が妥当であるか確認する
安否確認システムは、ランニングコストが発生します。
そのため、導入を検討しているサービスが自社のコスト予算内に収まっているか確認しておく必要があります。
また、初期費用が発生するサービスも存在するため、発生する場合はコストとして算出し予算が問題ないか確かめておきましょう。
安否確認システムで何ができるか理解して導入しよう
安否確認システムは、災害時の事業を復興させる際に必要となる社員の安全確認をとる目的として非常に有用です。
また、感染対策などさまざまな柔軟な使い方も可能です。
ただし、導入する際には予算が妥当であるか、サポート体制が整っているかなどよく確認しておく必要があるでしょう。
安否確認システムが何を実現できるのかを理解してから、導入を検討していくことが重要です。
